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Bureau directeur - 14 juillet 2005

Date : 13 et 14 juillet 2005
Lieu : Paris
Présents : Tous les membres du BD, Franck Maniquant et Jacques Lachkar

Fichiers disponibles :

Liste des sujets à l'ordre du jour :

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• Festival d'Aix-les-Bains 2005

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains - Jeunes et Scolaires
    Séjour des jeunes :
    A partir de la 6ème nuit, considéré comme " colonie de vacances " ce qui implique un directeur avec BAFD et encadrement plus important. Déterminer combien de nuits ils veulent rester (de préférence en les contactant directement). Est-ce qu'on le fait ou est-ce qu'on s'arrête aux 5 nuits ?
    Appel sur le site pour trouver un scrabbleur pour l'encadrement avec le BAFD + d'autres avec le BAFA (un encadrant pour 12 jeunes dont 50% avec le BAFA)
    Rdv avec jeunesse et sports pour savoir si ces règles nous sont applicables, et si on peut avoir un assouplissement (Pascal)
    Titre de Champion de France18-25 ans accordé sur la coupe d'Aix. Titres également pour cette catégorie d'âge aux originales et en paires.
• Festival d'Aix-les-Bains 2006

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains
    Dates Aix 2006
    Vacances Toussaint du jeudi 26 d'octobre au lundi 6 novembre - Dates retenues : du samedi 28 octobre au dimanche 5 novembre (s'assurer que c'est OK pour Aix). Qualification vermeils session 1 : 18 novembre 2006
    
• Championnats du Monde - Tours 2006

  • Thèmes :

    Championnats du Monde
    Deux budgets prévisionnels, avec 700 ou 1000 joueurs, déficit quasiment identique.
    Compte tenu des éléments déjà connus, il reste 40000 euros de déficit sans les subventions : le budget devrait donc pouvoir être bouclé.
    Aide possible de Mattel (sponsorisation soirée topping par exemple, à discuter rapidement avec eux).
    Subventions locales par Daniel Fort, fédé au niveau national comme ministère de la culture. Urgent vu délais.
    Possibilité stands " produits régionaux " permettant un prix plus avantageux sur un lot commun et/ou sur la dotation des épreuves.
    2 TRAP au profit de l'organisation des Championnats du Monde : " Tours'thon " : samedis 28/01 et 25/02, redevance de 5 euros à verser à la fédé. A chacun de des TRAP, tirage au sort de deux invitations pour Tours (logement + inscriptions). Attribution de points de classement selon même barème que le Simultané mondial, + demi PP4.
    
    Organisation de l'arbitrage, bloquer 20 chambres à l'Ibis, voir avec le comité ce qu'il fournit comme arbitres et ramasseurs.
    Demande de redevance pour le comité Val de Loire (3000 euros) : quel investissement en retour ? Problème de créer un précédent, quel sera l'usage de l'argent ? A préciser : montant et destination précise de la somme versée ; implication en retour du comité au niveau arbitrage/ramassage.
    
    Définir un comité organisateur : Daniel Fort président, Franck et Jacques (organisation générale). Lydie responsable des jeunes, Gérard + Didier Coppens et Simon de la direction des épreuves + arbitrage, Patrice pour Internet, Séverine pour les inscriptions et l'accueil, Aurélien K pour le journal quotidien, Anthony pour les relations médias (les contacter pour accord).
    
    Dotation en espèces des épreuves officielles : sera demandée à Neuchâtel à la FISF.
    Elite : 600+400+200 euros x 5 catégories = 6000 euros (éventuellement différencier Elite senior et autres catégories d'âge)
    Blitz : 200+150+100 euros x 5 catégories = 2250 euros
    Paires : 200+150+100 euros x 3 catégories x 2 joueurs = 2700 euros
    Open : 300+200+10 fois 100 euros = 1500 euros
    Soit en tout 10950 euros pour les épreuves officielles + 1500 euros pour l'open.
    Si FISF refuse de financer au moins 50% des sommes ci-dessus (hors open), la FFSc dotera de son côté les joueurs français finissant podium de l'élite, des paires et du blitz, selon les barèmes fixés.
    Dans tous les cas, l'open est doté.
    
    Jeunes : programme défini, logement dans un complexe sportif, excursion notamment au Futuroscope.
    5 encadrants prévus (financement prévu dans le prix du séjour des jeunes).
• Championnats de France - Limoges 2006

  • Thèmes :

    Championnats de France
    Pas de nouvelles...(reprendre le cahier des charges et faire un point détaillé rapidement : Franck)
    2007 (Troyes) : s'assurer de la capacité d'accueil (800 joueurs)
    2008 : La Rochelle, candidature probable de la Franche-Comté (voir pour 2009 ?). A définir rapidement.
• Festivals : Dotation et invitation

  • Thèmes :

    Festivals
    Faire un cadeau un peu plus beau pour chaque participant au festival, plutôt qu'un cadeau par épreuve.
    Résoudre intendance pour distribution. Pour Aix voir ce qui est déjà prévu (Gérard) ; pour Cannes c'est le jeu du " 20e anniversaire " édité par la SEMEC. Pour plus tard : voir le jeu proposé par Alexander qui rentre dans le budget prévu pour le cadeau commun.
    Trophées : 1 par séries A et B au lieu de podiums.
    Invitations : inviter les actuels (champions de France et du monde par catégorie et Africains) à un festival au lieu deux au choix, et d'autres selon critères de résultats : podiums par série des 18/25 à l'individuel, au blitz et aux paires par exemple (cf. simulation jointe pour la saison 2005-2006). Publier les critères d'invitation afin d'éviter tout " ragot ".
    
    Problème des joueurs étrangers (africains) qui débarquent en N7 alors qu'ils ne sont pas débutants et qui " raflent " tout en N7 toute la saison. Reclassement en cours de saison ? Question à étudier (peut aller de pair avec la mise à jour plus fréquente du classement).
    
    Tarif d'inscription réduit pour handicapés et chômeurs
    - pour ceux qui touchent AAH (allocations adultes handicapés) : OK
    - chômeurs : trop de contrôle, trop compliqué...
    
• Scrabblerama - Annonces TH

  • Thèmes :

    Scrabblerama
    Rendue obligatoire à partir de janvier 2006, mais plus réduite en taille et prix (60 euros au lieu 120). Possibilité de conserver les annonces d'1/3 de page (120 euros) ou ½ page (180 euros) pour ceux qui le souhaitent.
    L'intégrer dans le cahier des charges.
• Simultanés Permanents

  • Thèmes :

    Simultanés Permanents
    Attribution des points : intermédiaire entre PAP et simultanés. Passer SDF à 120, simultanés permanents à 100 et PAP à 80.
    Redevance 0,75 euro/joueur/partie (versement trimestriel)
    Classements disponibles rapidement sur Internet (indispensable)
    Créer un trophée spécial : moyenne points marqués sur nombre de parties minimal (20 parties), dotation à définir.
    On démarre d'emblée avec des parties toutes les semaines du lundi au samedi (sauf épreuves par centres ou SdF bien sûr). Limitation stricte aux demi-journées de fonctionnement habituel de chaque club.
    Disparités entre clubs mais désenclavement des clubs isolés...
    Document complet et précis à formaliser d'ici fin août (Jacques) pour envoi aux clubs.
    But : mise en place au 1er octobre (suivre avec JMG et Patrice pour les aspects techniques).
• Classement national : Sous-séries

  • Thèmes :

    Classement national
    Projet de découpage en sous-séries pour faciliter les évolutions dans le classement : OK, à formaliser.
• TRAP - Attribution des PP4

  • Thèmes :

    TRAP
    TRAP : minimum de 20 PP4 au vainqueur (s'il y a au moins un joueur N1 à N4). Même système que pour les TH (OK).
• Aide aux Clubs

  • Thèmes :

    Aide aux clubs
    3 packs différents (pack de base, ordinateur+imprimante, tableau), tarifs sur 3 ans ou remboursement en une fois.
    Remboursement à date fixe. Voir tableau détaillé.
    5 demandes actuellement à traiter
    
    Création d'un trophée club pour les plus méritants.
    Faire un " top ten " dans Scrabblerama basé sur des critères précis, et permettant de valoriser aussi bien les petits que les gros clubs, les clubs de province que ceux de région parisienne.
    Quels critères ? Progression du nombre de licenciés, rapport licenciés/population, taux participation aux phases.
    Récompense à Vichy lors de l'AG : bons d'achat Promolettres pour les trois (ou cinq) premiers clubs de la saison.
    
    Zooms sur les clubs : rubrique disparue de Scrabblerama faute de répondant. Essayer de relancer (en envoyer un à Tournefeuille).
• Commission Scolaires

  • Thèmes :

    Jeunes et Scolaires
    - Licences : arrêter la prise de licence au 31 décembre pour la détermination des quotas de qualifications.
    - Classement des jeunes en fin d'année sur le % moyen des deux simultanés (automne et printemps) + le brevet scolaire (nécessité de participer à au moins deux épreuves)
    - Propositions " info jeunes " : OK ; Fête du Scrabble (parrainage) : OK pour moins de 18 ans
    - Opération " collèges " : un mailing général ne sert à rien. Préparer au niveau de la fédé un courrier et un dossier type et le mettre à la disposition des personnes intéressées afin de leur permettre de prendre un contact direct avec un collège géographiquement proche.
    - Interclubs jeunes : OK, très bonne idée. Commencer avec les comités volontaires, puis essayer de développer et d'harmoniser peu à peu pour avoir une épreuve nationale.
    - Scrabblerama jeunes : plus de précisions, besoin d'un vrai rédac chef et d'un relecteur. Nécessité d'établir un devis (fonction de la pagination - 16 pages serait bien - du tirage, de la fréquence). Jacques veut bien s'occuper de la mise en page à condition de recevoir les textes/photos dans le format souhaité et de ne pas avoir de travail de réécriture ou autre à effectuer.
• Commission Communication et Partenariats

  • Thèmes :

    Communication et Partenariats
    Présentation d'Alain Baumann.
    Plaquette présentation fédé auprès des partenaires, 16 pages.
    Presque finalisée au niveau des textes : OK
    Peut être imprimée fin septembre si tout va bien.
    (...)
    Le BD approuve la nomination de Serge à la présidence de la commission Initiation Promotion.
    (...)
    Serge Delhom nommé président de la commission Promotion et initiation en remplacement de Franck.
• Fête du Scrabble 2005

  • Thèmes :

    Fête du Scrabble
    Voir feuille
    400 clubs contactés par mail
    Envoi courrier le 12 juillet à tous les clubs.
    Affichette A4 pour pub chez les commerçants avec encadrés pour les coordonnées du club et la date retenue. Réutilisable car pas de date.
    Flyers destinés à être distribués : recto avec affiche, verso avec contact pour fête du Scrabble et coupon réponse pour avoir des infos.
    1ère dotation en gadgets au niveau local et quelques lots tirés au sort au niveau national.
    2ème dotation plus importante pour 2ème phase (reposant sur volontariat des comités, mais fortement suggérée).
    
    Communiqués aux médias.
    Deux types de population à attirer
    - clubs pirates : recensement par Hannah, courrier ensuite, contact direct enfin
    - amateurs isolés
• Concours classique

  • Thèmes :

    Concours classique
    1ère phase de qualification au niveau des départements.
    Clubs et comités ne vont pas forcément s'investir, doit se faire par le biais des animateurs de la fédé.
    Importance fondamentale du support presse + prospection auprès des clubs " pirates "
    Ensuite finale nationale fin mai début juin.
    Transition classique et duplicate peut se faire au niveau du département, initiation avant la compétition.
• Licence accueil - Mail de Serge Delhom

  • Thèmes :

    Licence accueil
    Propose les comités Midi-Py, Sud-Francilien et un autre où le scolaire est bien développé pour être comités pilotes avec différentes licences : seront contactés dans l'ordre Normandie, Auvergne, Lorraine, et Franche-Comté.
    - 5 euros pour la première licence dite " licence accueil ", ouvrant la porte des clubs, de leurs PAP et CLAP.
    - Possibilité est donnée aux nouveaux, de basculer en cours d'année sur une " licence club " à 15 euros ou " licence compétition " à 25 euros.
    - 15 euros la seconde année (et pas au-delà de la 2e année) pour la licence club (PAP, CLAP et parties club), cette licence donne toutefois l'accès à la phase 1.
    25 euros pour la " licence compétition " qui donne accès à la plupart des compétitions, en plus des prestations offertes par la Fédération (agenda, réduction Scrabblerama, etc.).
    Seule la licence complète à 25 euros donne droit à l'abonnement gratuit à Scrabblerama et aux compétitions au-delà des PAP et phase 1.
    
    Envoi de ce courrier à tous les présidents de comité pour information. Test sur deux saisons puis décision en fonction des résultats obtenus.
    Le BD approuve la nomination de Serge à la présidence de la commission Initiation Promotion.
• Tourisme

  • Thèmes :

    Tourisme
    Aspect négatif : suppression des semaines existantes qui plaisaient.
    Positif : commission créée avec fichier d'animateurs compétents présidée par Nicole Counotte.
    (...)
    Les inscriptions pour les séjours " tourisme " seront de nouveau envoyées directement aux organismes (VAL, FRAM...)
    Pourquoi cette situation ?
    Historique de la fédé avec des partenariats non formalisés, par exemple avec Touristra.
    Relations développées avec FRAM et VAL.
    " Séjours sauvages " organisés par différentes personnes, quelle attitude vis-à-vis d'eux ?
    Aujourd'hui : partenariats ne vont pas amener grand-chose sauf VAL donc on ne peut pas proposer des séjours équivalents.
    
    GVC : création d'une agence de voyages...et trouver des gens qui peuvent s'en occuper...
    
    Joueurs de JJV pour simultanés juin : courrier aux joueurs pour leur dire qu'ils ont leurs points et leur expliquer les nouvelles règles proposées aux privés pour l'an prochain : redevance (3euros/pers/partie), pub obligatoire dans Scrabblerama en échange d'un séjour, qualité d'arbitrage requise selon barème.
    Si cahier des charges respecté, possibilité de proposer des séjours avec Simultanés. Courrier à faire en ce sens aux animateurs " privés " (P.Lemoine, Vaneukem, Mortreux) (Gérard doit appeler Vaneukem).
    
    Séjours déjà fixés pour l'année prochaine (chèques envoyés aux voyagistes) en mars et juin. Peut-être redéfinir les dates de novembre car cette semaine là, les centres sont tous fermés.
    Infos à donner d'ici fin août pour publication dans Scrabblerama.
• Groupe de travail Ligues

  • Thèmes :

    Ligues
    Mise en place des permanents est indispensable mais il faut plus d'éléments au niveau financier (attendre la réunion de septembre à la fédé ; voir emplois associatifs au niveau des régions...). Mise en place souhaitée d'au moins une partie des emplois à l'automne.
    Besoin d'un responsable des permanents des ligues (Didier Coppens) qui en assurera la coordination.
    Définition du boulot : travail de terrain, " commercial " et assistance (cf. document élaboré par Didier).
    Outre Didier, deux candidatures se détachent : Hannah et Valérie Peyraud.
• Groupe de travail Statuts

  • Thèmes :

    Statuts
    Réunion de la CIS pour faire proposition de la commission à Aix.
    Besoin d'orientations du BD.
    - quelle est l'instance souveraine ? AG comme dans toutes les associations
    - quelle est l'instance décisionnelle principale ? BD qui propose orientations validées par CA.
    S'astreindre à envoyer les documents à l'avance afin que le CA joue réellement son rôle et ait le temps de réfléchir à l'avance aux décisions à prendre.
    - quel fonctionnement de l'AG ?
    Tout le monde peut assister, question des grands électeurs pour l'AG : élection pendant les AG des comités : 80 personnes réparties au prorata des licenciés dans les comités (" grands électeurs " élus à l'occasion des AG des comités, ne devant pas faire partie du BD ni du CA). AG = grands électeurs + pdts de comité + membres du Bureau + Directeurs fédé et Promolettres.
    - scrutin à 2 tours avec panachage possible ? Bureau élu comme actuellement ; pas de panachage ni de proportionnelle car le fonctionnement est ensuite ingérable.
    - prérogatives de chaque instance ? BD, CA et relations entre eux.
    Election nouveau BD : grands électeurs + CA.
• Groupe de travail Permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    Gros travail de Marie-Odile Panau.
    Nécessaire mise en conformité avec la législation, rdv avec un cabinet d'avocats et demande de devis, qui doit être transmis à Marie-Odile pour voir ce qu'il faut faire réaliser.
    Points importants :
    - Contrats de travail sont tous à revoir.
    - Définir les rôles pendant les festivals : qui reste au siège, qui joue...pas plus de 6 jours consécutifs travaillés.
    - Trajets domicile-siège (Séverine, Patrice, responsables ligues) - travail à domicile
• Scrabblerama et Edition

  • Thèmes :

    Edition - Scrabblerama
    Fin au n°300 avec Boissor.
    Travailler avec IME est le plus rationnel en raison du matériel dont ils disposent.
    Définir nombre de pages pour la suite (idéal 72p+couv. sauf numéro d'été plus gros), décider réserve de papier avant augmentation de tarif pour maîtriser au mieux les coûts.
    Voir quelle collaboration on peut garder avec Boissor sur la papeterie et d'autres produits (visite à Cahors de JPG + Jacques à la rentrée).
    Reprise gestion abonnements DIP par Pierre et Nicolas pour la fin de l'année (préavis de 3 mois) - deux logiciels pour traitement sur micro existent, à voir soigneusement pour choix.
• Partenaires extérieurs - Propositions d'Alex

  • Thèmes :

    Partenaires - AlterLudis
    - Réalisation de recueils de parties adaptées pour les scolaires.
    Ce genre de choses prend énormément de temps et il y a peu de bénévoles.
    Demande de devis à Alex pour la réalisation des 4 documents initiation annuels (base 16 pages).
    
    - Recherche de partenaires : peut être intéressant si vraiment efficace.
    Préciser les choses pour contrat bien défini.
    
    - Edition de tracts personnalisés pour les clubs : OK, très bien.
    - fabrication de banderoles : OK sur le fond, mais pas besoin au niveau de la fédé, aux comités et aux clubs de voir s'ils en ont besoin.
    Idem pour générateur de sites pour les clubs.
    Alex peut faire ces propositions aux clubs et comités avec l'aval de la fédé.
    
    - Communication presse ponctuelle : fait par commission communication avec Anthony
    - Communication presse annuelle : à voir éventuellement si la commission n'a pas le temps.
    D'une manière générale, voir ce que la commission peut faire ou ne pas faire pour éventuellement faire appel à une personne extérieure pour une aide ponctuelle ou régulière : Alex est invité à prendre contact directement avec la commission (Anthony, Pierre Kerbrat) pour voir ce qu'il serait intéressant de faire.
    
    - Mise en place d'un vrai club sur Internet
    Projet qui ne peut voir le jour qu'avec l'implication de Mattel et Ubisoft (question de droits).
    Ubisoft peut aussi très bien le faire seul...là aussi Alex est inviter à proposer directement ses services à Ubisoft, avec l'accord de la fédé.
    
    - Parties simultanés : non (gestion interne)
    - Recherche d'associations scrabble et loisirs non affiliés : fait par Hannah dans le cadre de la fête du Scrabble.
    
    - Gestion de la newsletter : outil qui a disparu. Voir si Patrice dispose du temps pour le faire. Sinon à étudier. Voir le rythme pertinent.
    Quel est le but réel de la lettre ? Inviter les gens à aller sur le site.
    
    - Jeu en cadeau commun ; intéressant, il faut voir un prototype.
• Partenaires extérieurs - Mattel

  • Thèmes :

    Partenaires - Mattel
    Réunion intéressante. Accord verbal pour fabriquer jeux en interne, devis proposé par L.Cléron et prototypes pour Neuchâtel. Jeux seraient disponibles en septembre.
    - Choix housse plutôt que boîte.
    Proposition de contrat entre Promolettres, Mattel Europe et FFSc.
    Années précédentes, subvention par dotation en jeux.
    Deux autres façons :
    - dotation en autres jeux
    - dotation ponctuelle : volet de championnat du monde comme soirée topping, prise en charge plaquette comme agenda...
• Partenaires extérieurs - Larousse

  • Thèmes :

    Partenaires - Larousse
    Rdv prévu fin août pour faire avancer dossier vu au salon du livre
    Voir feuille : passage dotation de 14800 à 25000 euros, tout en ouvrages et non en espèces.
• Interclubs

  • Thèmes :

    Interclubs
    Redevance fédé 15 euros pour équipe de 5 (ex prix pour équipe de 7) et 20 euros pour équipes de 7 joueurs.
    Finale à Bron déjà fixée pour 2006 : problème trajet gare/Bron pour les équipes.
    Repas : de moins en moins de gens et perte de convivialité.
    Lieux : fixer 3 endroits et tourner entre des villes sur lignes TGV...et négociation globale avec Accor.
    Pour Bron : contacter rapidement le Novotel pour l'organisation du dîner.
• Feuille de route

  • Thèmes :

    Papeterie
    Franck remontre la feuille...suppression de la grille ? Et mettre notes perso à la place.
• Arbitrage

  • Thèmes :

    Arbitrage
    Fusion CRAO et commission d'organisation des tournois pour mieux s'organiser pour choisir les arbitres pour les festivals et connaître les gens disponibles.
• Dotation

  • Thèmes :

    Dotation
    Distinction entre la " masse " et les champions.
    Remettre à plat dotation des festivals.
    Changement d'état d'esprit, comme bénévolat en perte de vitesse.
    Réflexion à faire sur du plus long terme.
    Qu'est-ce que pensent les joueurs à ce sujet ? Sondage à faire au niveau des compétiteurs qui se déplacent beaucoup.
    Plus grande dotation passe par la trouvaille de sponsors, aussi pour le faire mieux accepter.
• Prime aux permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    300euros en bons d'achat, 100euros pour N.Aubert.
    A plus long terme : entretiens chaque année pour fixer objectifs et primes qui vont avec.
• Comité Outre-Mer

  • Thèmes :

    Comité Outre-Mer
    Finances élevées, versement à chacun au prorata du nombre de licenciés après constitution de ligues : Martinique et Réunion déjà fait, Guyane en cours. Reste la Guadeloupe, voire la Corse.
• Finale Grand Prix 2005

  • Thèmes :

    Grand Prix
    Se déroulera cette année à La Rochelle (organisation en cours).
    Voir avec Didier et Isabelle Coppens prise en charge pour aide sur place pendant la semaine + équipe de soutien pour l'organisation du festival, à mettre en place en douceur.
    En plus séjour offert, 5 voyages pour deux offerts en dotation d'habitude.
    - Invitation à un festival au lieu voyage pour les 5 premiers.
• Communication interne et externe

  • Thèmes :

    Communication
    Nécessité d'une meilleure transmission entre Pst/Bureau/siège.
    Vis-à-vis des licenciés, l'emballage est important pour bien faire passer l'information : Jako et Fabien pour la relecture avant diffusion.
    Fabien demande plus de réactivité aux mails.
    Tous les courriers " officiels " doivent être envoyés au siège : faire des cartes de visite avec adresse du siège pour les membres du BD.
    Les inscriptions pour les séjours " tourisme " seront de nouveau envoyées directement aux organismes (VAL, FRAM...)