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Bureau directeur - 19 avril 2008

Date : 19 avril 2008
Lieu : Paris

Fichiers disponibles :

Liste des sujets à l'ordre du jour :

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• Point financier

  • Thèmes :

    Finances - Promolettres
    Impression globale de Thierry Bayle sur les finances :
    Pas de mauvaise surprise pour l'instant : l'exercice devrait être positif (un peu au-delà du budget prévisionnel)
    Quelques points en cours d'estimation et/ou d'étude toutefois :
    - les recettes des simultanés permanents sur la saison
    - l'imputation et l'impact des salaires et primes
    - le suivi du numéraire lors des Festivals : paiements des ramasseurs, récompenses des joueurs …
    - quid du remboursement de la dette de Promolettres à la FFSc ?
    
    Audit de Promolettres :
    L'audit de Promolettres est achevé sur la période 2006-2007. Le compte-rendu est étudié par la Commission des Finances. A défaut de remonter sur les 3 années précédentes (travail apparemment peu envisageable, compte tenu de la difficulté à récupérer toutes les données sur la période), le Président a demandé à M. Libert (l'auditeur) de compléter son audit par l'étude des deux produits-phare de Promolettres : Scrabblerama et Duplitop, sur la période 2003-2007. Échéance . fin mai, début juin 2008. Audit étendu à la FFSc : ce travail permettra d’avoir une vision globale des deux structures. Échéance : fin juin 2008.
    Un rapport d'étape sera fait au Conseil d'Administration du 24 mai prochain.
    
    Indemnité kilométrique (Festivals et autres) : augmentation de 0,18 à 0,20 euros/km
    
    Double signature rendue obligatoire pour des dépenses à partir de 3000 euros.
    
    Le Bureau Directeur demande à la Commission des Finances de rédiger le règlement financier afin de pouvoir le présenter au Conseil d’Administration de septembre 2008 et à la prochaine Assemblée Générale
• Prolongements des mesures prises au CA du 5 janvier 2008, nouvelles propositions

  • Thèmes :

    Règlement intérieur - Licence - TRAP - Championnats de France 4-5-6-7
    Modification du Règlement Intérieur de la FFSc
    Le Conseil d’Administration de la FFSc du 5 janvier 2008, sur proposition du BD, a créé une nouvelle cotisation, la cotisation "loisir", avec tarifs afférents. Il est prévu que le prochain CA du 24 mai se détermine précisément notre dispositif d'adhésions (catégories de cotisations et montants correspondants), pour application au démarrage de la prochaine saison, soit le 1er septembre. Or un article du Règlement Intérieur (RI) fait difficulté pour l’application de ces mesures : le 2-1-3. Il stipule que : « Chaque année , l’Assemblée Générale définit pour la saison suivante :
    - les différentes catégories de cotisations
    - le montant de ces cotisations et leur répartition entre la FFSc et les comités régionaux »
    Cet article était rédigé en fonction d’une tenue de l’AG annuelle, à Vichy, quelques semaines avant le démarrage de la prise des licences. Les AG se déroulent maintenant fin octobre, à Aix-les Bains, soit 10 mois avant le démarrage d’une nouvelle année d’exercice. De même c’est à l’AG que doivent être présentées les modifications de RI.
    Une stricte application du RI reporterait donc à la saison 2009-2010 l'application de toute décision de création et/ou de modification des modes d'adhésion à notre association, ce qui est dommageable dans une situation persistante et très préoccupante de stagnation, voire de régression, de nos effectifs. Par ailleurs, les statistiques montrent, sur les 4 dernières années, que le taux de renouvellement à 3 ans des nouveaux licenciés est inférieur à 50%, ce qui prouve que nous avons des difficultés à garder les nouveaux adhérents. Il apparaît donc urgent de mettre en place rapidement de nouvelles stratégies.
    
    Pour résoudre cette difficulté, le BD propose :
    - une modification du RI faisant passer de l’AG vers le CA les pouvoirs de décision en matière de détermination des catégories de licence et de montant des cotisations.
    Il apparaît raisonnable de penser que le CA, constitué majoritairement par les présidents de comité, premiers intéressés en matière de cotisation et de licences et représentant qualifiés de leurs clubs , pourra prendre les bonnes décisions dans ce domaine .
    - une consultation exceptionnelle, par correspondance, de l’ensemble des membres titulaires de l’AG.
    
    NDLR : avec le concours de la DAAJ (Commission "Développement Associatif et Aspects Juridiques"), il a été décidé de convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire par correspondance pour organiser cette consultation de la manière la plus rigoureuse et la plus réglementaire possible. Le courrier explicatif et le matériel de vote ont été envoyés à tous les membres de l'Assemblée Générale de la FFSc, le 23 avril 2008. Le dépouillement se fera au Conseil d'Administration du 24 mai, sous la responsabilité d'un membre du CNE (Comité National d'Éthique).
    
    Projet de cotisations et licences
    Le Bureau Directeur propose d'étoffer la création de la "cotisation loisir" (janvier 2008) par un dispositif plus complet :
    - création d’une cotisation "découverte", valable la première année et donnant droit à participer à toutes les compétitions
    - puis, à partir de la deuxième année, choix entre :
    o la cotisation "loisir" au même tarif que la cotisation "découverte"
    o la licence "compétition" à un tarif supérieur à celui des autres cotisations.
    Étanchéité complète entre la cotisation "loisir" et la licence "compétition" (seule exception peut-être . les CLAP du Scrabble classique et encore !…). Objectifs de cette étanchéité : bien distinguer ces populations d'adhérents, limiter l'effet de "bascule" parmi les licenciés actuels.
    Débats sur le dispositif complet à venir au sein de la DACC, de la Commission des Finances, de la DNSC et de la DNSJS, d'ici le CA qui sera appelé à débattre également et à statuer (si le transfert de compétence de l'AG vers le CA a été approuvé par les membres de l'Assemblée Générale), le 24 mai prochain.
    
    Les TRAP/TH en deux parties
    La proposition de la CCTHC (Commission "Classements, Tournois, Haute Compétition") est validée par le Bureau Directeur.
    Soit le tournoi en 2 parties est ouvert aux joueurs de toutes les séries, et alors c’est un Tournoi Homologable en 2 parties (avec attribution de PP jusqu'au plus haut niveau, redevance FFSc, etc.) ; soit il est fermé au moins aux joueurs des séries 1 à 3 et dans ce cas cela reste un TRAP classique (pas d'attribution des PP au-delà des PP4, pas de redevance FFSc).
    
    Dispositions complémentaires préconisées par la CCTHC, concernant l'attribution des PP dans les différentes compétitions :
    
    
    Nombre de manches coefficient multiplicateur PP Planchers d’attribution
    5 1,2 10 PP1, 15 PP2, 25 PP3, 40 PP4
    4 1,1 idem ci-dessus
    3 1 idem ci-dessus
    2 0,8 idem ci-dessus
    3 en Simultané 0,5 5 PP1, 8 PP2, 13 PP3, 20 PP4
    2 en Simultané (y compris TSAP)* 0,4 idem ci-dessus
    
    (On ne fait plus de distinction spécifique pour les Championnats départementaux).
    
    (*) TSAP : le Bureau Directeur souhaite que l'attribution des PP ne se fasse pas au-delà des PP4.
    
    D'autres dispositions restent à l'étude concernant les TH2 (organisation d'étapes du Grand Prix, prise en compte des TH2 pour le pourcentage de super-série, cahier des charges, …)
    
    Accession à la série 4A par les PP4 : la CCTHC a effectué plusieurs simulations, pour répondre à cette demande du Bureau Directeur. En modifiant les pourcentages de joueurs classés dans les séries A, B, C et D, il devient possible de définir un accès à la série 4A par les PP4. Les joueurs de cette série seront prioritairement classés par les PP4. La série 4A sera complétée par les joueurs ayant au moins 50% de la barre d'accès en série 3B. Une proposition finalisée sera présentée au CA du 24 mai.
    
    CdF 4, 5, 6 & 7
    Face à l’échec de participation au CDF 4, 5, 6, 7 à Vichy (à peine plus de 600 inscrits pour 1000 places) et à la complexité des modes de sélection, le Bureau Directeur souhaite mettre fin à ce Championnat spécifique qui, par ailleurs, ne correspond pas à une demande des joueurs.
    Le Bureau Directeur souhaite revenir à l’ancienne formule d'une Finale de Championnat de France unique, avec sélection des joueurs via les Phases et les Championnats Régionaux. Il demande à la CCTHC de travailler sur des quotas de qualification pour les séries 4, 5, 6, 7.
    D'autre part, une réflexion sur le nombre de qualifiés va être engagée : actuellement, une Finale à 800 joueurs exclut pas mal de villes de son organisation potentielle et, par ailleurs, on constate qu'on est obligé de repêcher les joueurs assez loin dans le classement pour arriver à ces 800 joueurs, ce qui n'est pas complètement satisfaisant, au plan sportif.
    
    Plafonnement de l'attribution des PP dans les Festivals fédéraux
    Le BD demande à la CCTHC de réfléchir à une proposition en ce sens dont le but serait de réduire un tant soit peu l'écart considérable dans l'attribution des PP entre ces très grandes manifestations et les TH locaux.
• Commissions, Directions Nationales, Groupes de Travail : point sur leur activité depuis le 8 mars

  • Thèmes :

    Commissions - crao
    Commission des Finances : réunion le 28 mars. Travail sur le règlement financier de la FFSc. En cours : réflexions sur l'audit de Promolettres. À venir : travail sur le nouveau dispositif de licences, préparation des budgets pour 2008-2009, rédaction du règlement financier, réflexion sur la sectorisation éventuelle de l'activité commerciale.
    Commission Règlement Arbitrage et Organisation (CRAO) : réunion le 29 mars. Travaux réalisés et en cours : organisation du Festival de Vichy, restructuration du fichier des arbitres fédéraux (mise en ligne sur le site de la FFSc), réactualisation de la fiche de candidature pour être arbitre fédéral. À noter que la catégorie des arbitres fédéraux, répartie en 3 niveaux, se définit selon 2 critères : la compétence à l'arbitrage et la disponibilité pour arbitrer régulièrement les festivals fédéraux et les très grandes compétitions (divers CdF, CdM). Toutes explications disponibles sur le site web et auprès des responsables des Comités. En cours : fichier des arbitres régionaux, cahier des charges des tournois, assouplissement du règlement, …
    Commission à la Francophonie : déplacement au Secrétariat d'Etat à la Francophonie (Hervé Bohbot, Daniel Fort, Franck Maniquant), le 20 mars (informel).
    Direction Nationale du Scrabble Classique : réunion plénière avec les délégués, à Saint-Maur, le 22 mars (dans le cadre du Championnat de France Classique). Travaux majeurs en cours : prospection et promotion, création d'une coupe Interclubs en classique.
    Groupe de Travail "Duplitop" : réunion le 18 avril. Travail essentiel : résolution des bugs de Duplitop.
    Groupe de Travail "Calendrier" : le groupe est désormais constitué. Pilotage : Michel Monsimer. Membres : Nicolas Aubert (responsable "calendrier" à la FFSc, Jacqueline Bourgeon (membre de la DACC), Jacques Lachkar (Président de la CCTHC), Noëlle Revoy (membre de la CRAO). Travail par échanges électroniques.
    Groupe de Travail "Championnats du Monde Montpellier 2010". Pilotage : Daniel Fort. En cours de constitution. Membres déjà connus : Franck Maniquant (en tant que président de la Commission "Médias et Partenariats" et Directeur de la FFSc), Jacques Lachkar (en tant que Président de la CCTHC et spécialiste de l'organisation des CdM). A venir : un membre de la DACC, un membre de la DNSC, un membre de la DNSJS.
    Réunions programmées d'ici le prochain Conseil d'Administration (24 mai 2008) :
    CRAO : pendant le Festival de Vichy (prévisionnel : 2 réunions, probablement les 28 et 29 avril)
    DACC (Commission "Développement et Animation des Clubs et Comités") : le 8 mai, à Paris.
    CCTHC (Commission "Classements Tournois et Haute Compétition") : le 17 mai, à Paris.
    DNSJS (Direction Nationale du Scrabble Jeunes et Scolaires) : le 24 mai, à Paris (en parallèle du CA).
• Festival de Vichy, réunion BD/FISF, arbitrage CdM Dakar

  • Thèmes :

    Festival de Vichy - Championnats du Monde - FISF
    Festival de Vichy : très gros besoins en encadrement qui devraient être couverts. Gros progrès en matière de logistique de l'encadrement puisque, pour la première fois, chaque salle disposera d'un responsable. Un empêchement de dernière minute de Jean-Claude Salloux, superviseur de l'ensemble, conduit à le remplacer par Raymond Perret. Il sera lui-même remplacé à son poste de responsable de salle par un autre bénévole.
    Recrutement des arbitres français pour les Championnats du Monde 2008, à Dakar : pas de nouvelles sur les besoins finaux. Pour le moment, on en reste à 7 arbitres, recrutés non seulement sur leurs qualités à l'arbitrage mais aussi sur leurs capacités d'organisation. La liste des arbitres devrait être arrêtée à Vichy.
    Réunion BD/FISF : a priori programmée pour le vendredi 2 mai. Pour le BD : Daniel Fort (Président), Framboise Leclerc, Nadine Depuydt (éventuellement d'autres membres en fonction de leur disponibilité s'ils n'arbitrent pas ou ne jouent pas les Paires). Pour la FISF : Patrice Jeanneret (Président), Françoise Marsigny + ? Objectifs : apurer le contentieux financier entre la FFSc et la FISF (en principe en faveur de la FFSc), resserrer les liens entre la FFSc et la FISF, …
• Personnel salarié de la FFSc

  • Thèmes :

    Permanents
    La réunion retreinte BD/salariés du 20 mars 2008 a été très positive. Elle a permis d'éclaircir certains points d'incompréhension mutuelle et de définir d'une manière plus cohérente les rôles et missions de chacune des structures, au service de la gestion et de développement de la FFSc. Franck Maniquant, Directeur de la FFSc, joue un rôle central dans l'articulation entre le BD et son équipe de salariés, en particulier en matière de répartition des tâches, en fonction des dossiers habituels mais aussi des dossiers nouveaux à traiter. Le Président fait remarquer que le BD, en appui sur ses commissions, a repris en charge de nombreux dossiers (par exemple : le BD gère la quasi-totalité de son secrétariat en interne; la CRAO a repris à son compte l'organisation des Festivals, en collaboration avec Joan Controu; au niveau des Finances, le Trésorier, Thierry Bayle, et la Commission des Finances effectuent un gros travail; …). Pour autant, les salariés semblent assez souvent débordés et ne sont pas toujours en mesure d'effectuer le travail attendu sur les dossiers dont ils ont la responsabilité. Il faut donc encore progresser dans ce domaine et il semble assez urgent de retravailler sur les fiches de poste mais aussi de recenser avec précision les secteurs où les salariés ont besoin d'être épaulés. Le projet de soulager Patrice Bulat, dans le domaine de l'informatique, est toujours à l'ordre du jour (cf. ci-après).
    Remplacement de Séverine Gruchot (congé maternité de la fin juillet à la fin décembre 2008) : le BD est favorable à la proposition de Séverine Gruchot de faire une nouvelle fois appel à Anne-Laure Vallenet (qui l'avait déjà remplacée à l'occasion de son premier congé maternité). Avec le concours de Séverine Gruchot, il reste à déterminer avec précision la nature des tâches qu'assumera Anne-Laure Vallenet et la quotité de travail correspondante, sachant que le BD est prêt à envisager toutes solutions pour transférer certaines tâches sur les structures existantes, dans la mesure où il n'apparaît ni simple ni même envisageable de confier à la remplaçante la totalité des tâches actuellement prises en charge par Séverine Gruchot.
    Évolution possible du poste de Nicolas Thomas : ce dernier effectue actuellement une partie des tâches liées à la comptabilité de Promolettres. Il ne dispose toutefois pas de la formation comptable de base pour assumer au mieux cette tâche. Le BD souhaite que Nicolas Thomas puisse bénéficier de cette formation de base, de manière à optimiser son travail de comptabilité dans le domaine de l'activité commerciale de la FFSc, à mettre en place un outil de comptabilité analytique et, à terme, épauler Séverine Gruchot dans tout ce qui concerne le secteur de la comptabilité (secteurs associatif et commercial de notre fédération). Franck Maniquant, Directeur de la FFSc, est chargé de trouver un stage à Nicolas Thomas, dans des délais assez brefs (si possible, avant la nouvelle saison). Il conviendra de voir comment dispatcher au sein de l'équipe des salariés les tâches habituellement prises en charge par Nicoals Thomas, pendant son absence (une semaine ?)
    Recrutement d'un(e) stagiaire en informatique : Pascal Graffion a proposé à des stagiaires du CNAM d'effectuer leur stage terminal en entreprise à la FFSc. Ce serait une solution pour épauler Patrice Bulat dans un domaine qu'il doit définir.
    NDLR au 19 avril, il n'y avait pas de candidat(e) mais depuis une stagiaire s'est manifestée. Elle pourrait s'occuper de construire le module de vente en ligne des produits Promolettres, projet dont Patrice Bulat n'avait pas le temps de s'occuper.
• Bilan du CdF scolaire, à Bourges

  • Thèmes :

    Jeunes et Scolaires
    Excellent bilan au plan sportif. Pas de bilan financier disponible pour l'instant (opérations encore en cours).
• Calendrier 2008-2009 (projet 2009-2010)

  • Thèmes :

    Calendrier
    Pas d'infos nouvelles pour 2008-2009.
    2009-2010 : projet de déplacer éventuellement le Festival de Vichy sur la période de Pâques. Avantage : redonner un peu d'air dans le calendrier et éviter la succession de grands évènements très rapprochés que nous connaissons actuellement (enchaînement Vichy, Finale CdF, Interclubs).
    Avis favorable du BD sur ce projet qui devra toutefois faire l'objet de débats au sein du nouveau Groupe de Travail "Calendrier" puis du CA.
• "Affaires" en cours : Monique Gérard-Boucher, Chantal Delebarre, Françoise Cools.

  • Thèmes :

    Affaires
    Affaire Monique Gérard-Boucher (dérapage sur la liste de diffusion scrabfr) : saisi par le BD, le Comité National d'Éthique a rendu son verdict : un blâme assorti d'une période probatoire de 2 ans.
    Affaire Françoise Cools (exclusion de son club d'Andrézieux-Bouthéon, depuis quelques temps déjà, en raison de divergences concernant l'aide apportée à Vincent Fertier, joueur mal-voyant) : rendez-vous prévu avec le Président de la FFSc, à Vichy, pour envisager les suites à donner à cette affaire.
    Affaire Chantal Delebarre : en fait, affaire Serge Delebarre (exclusion du club de La Ciotat), non traitée au niveau du comité local (Provence), donc pas à traiter au niveau national, pour l'instant. Par ailleurs, il semblerait que M. Delebarre ne soit pas licencié à la FFSc, ce qui rend a priori impossible toute intervention de la FFSc sur ce dossier.
• Questions diverses

  • Thèmes :

    CLE - Comité Outre-Mer
    Fête du Jeu, sous l"égide de la CLE (Confédération des Loisirs de l'Esprit), le 31 mai 2008, à Paris : Valérie Malabou (BD) + Franck Maniquant (Directeur FFSc)
    Grandes manifestations fédérales : le Président fait le maximum pour s'y rendre mais il ne peut pas être présent partout ! Lorsqu'il ne peut se déplacer, il est représenté par au moins un membre du BD : par exemple, Finale du Championnat de France Classique ? Emmanuel Rivalan (chargé du secteur); Championnat de France Scolaire ? Manuella Grimal (chargée du secteur et organisatrice), … Il est décidé que Framboise Leclerc sera la représentante du BD pour la Finale des Interclubs. De manière plus générale, il convient de planifier la présence du Président et des membres du BD sur les grands rendez-vous fédéraux et d'en informer les organisateurs et les participants, bien à l'avance (NDLR : l'agenda du BD est en ligne sur le blog "Fortissimots" et régulièrement mis à jour).
    Contacts avec l'Outre-Mer : rien de significatif n'a été réalisé dans ce domaine pour l'instant, la DACC (Commission "Développement et Animation des Clubs et Comités"), en charge du dossier, ne se réunissant pour la première fois que le 8 mai 2008.(NDLR : à la demande d'un représentant guyanais, une rencontre entre le Président de la FFSc et des représentants de l'Outre-Mer aura lieu à Besançon, à la faveur de la Finale du Championnat de France Individuel – 10 au 12 mai 2008)