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Bureau directeur - 11 novembre 2008

Date : 11 novembre 2008
Lieu : Paris

Fichiers disponibles :

Liste des sujets à l'ordre du jour :

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• Étude des candidatures au poste de Directeur (trice) de la FFSc, en remplacement de Franck Maniquant, démissionnaire

  • Thèmes :

    Fédération - Permanents
    L’annonce pour le poste de Directeur (trice) a été diffusée via l’APEC, le site web de la FFSc et le blog du Bureau Directeur Fortissimots. A ce jour, 67 candidatures ont été réceptionnées (2 venant de membres de la FFSc, 65 externes). Une première liste de 12 postulants dont le CV et la lettre de motivation répondent à la totalité des critères de recrutement est établie. Il est entendu que cette liste est susceptible d’évoluer, en fonction de nouvelles candidatures qui pourraient se révéler très intéressantes et de désistements éventuels, au moment de la convocation, et que d’autres candidats pourront être convoqués si les premiers entretiens ne s’avèrent pas concluants.
    2 séries d’entretiens sont programmées pour les samedis 22 et 29 novembre. Elles seront conduites par le Président et la Vice-Présidente, assistés de Nadine Depuydt, le 22 novembre, de Pascal Graffion et Gérard Thuillot, le 29 novembre.
    Le Bureau Directeur définit ensuite les modalités de l’entretien.
• Bilans d’Aix-les-Bains : Festival, Assemblée Générale de la FFSc, Séjour des Jeunes ...

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains
    En début de semaine, il y a eu quelques problèmes, comment il s’en produit de manière récurrente à Aix-les-Bains et à Vichy, du fait du nombre très important de joueurs, et de leur répartition sur deux sites et de nombreuses salles. Une journée difficile, le mardi 28 octobre (début de la Coupe de Savoie) où les problèmes se sont accumulés : affichage des résultats retardé et matériellement trop concentré, au Casino, au regard des centaines de personnes venues les consulter ; erreurs de tableau dont une, sur un coup sélectif, qui a généré des réactions très agressives de la part de certaines personnes. La fin du Festival s’est très correctement déroulée, notamment pour les Parties Originales, où aucune difficulté n’a été recensée.
    
    Pour Framboise Leclerc, comme elle l’a développé dans ses réponses au message de Sylvie Guillemard, les principaux freins ont été :
    - en l’absence de liaison internet (début de Festival), une collecte très longue des résultats sur les clés
    - l’utilisation obligatoire et parfois problématique de Paradox pour l’encodage des plannings
    - la consultation simultanée des résultats sur un seul espace de superficie réduite par 700 joueurs
    - des problèmes d’imprimante, confirmés par Manuella Grimal
    - la difficulté d’ajouter des panneaux d’affichage
    
    Les solutions suivantes sont avancées par :
    - Framboise Leclerc : les joueurs étant déjà sur place, l’heure des premières parties pourrait être avancée pour donner un peu de souplesse à l’organisation et éviter l’impression permanente de « fil du rasoir ». Un renforcement des moyens humains pourrait limiter les problèmes mais, au-delà de son coût, la plupart des bonnes volontés sont déjà mises à contribution.
    - Pascal Graffion : automatiser l’envoi des résultats par internet via le WIFI, généraliser à l’ensemble des joueurs le module de suivi en direct des résultats des 60 ou 80 premières tables à envisager pour l’avenir.
    - Daniel Fort : ne pas changer de tables sur la première journée uniquement (le règlement prévoit le changement de place pour la dernière partie)
    - Thierry Bayle : imprimer les résultats sur chaque site – à condition de disposer du matériel adéquat, comme indiqué par Framboise Leclerc
    
    Il est également question des tables fixes. Thierry Bayle propose qu’elles soient toutes positionnées dans la salle Lamartine et que l’information soit clairement indiquée dans l’annonce des inscriptions. Framboise Leclerc indique qu’il serait préférable que ce soit dans la salle Victoria, qui est de plain pied. A l’heure actuelle, le découpage des salles et le planning établi rendent difficile la modification des salles entre les coupes et entraînent un travail supplémentaire de changement de numérotation des tables. Elle suggère de mettre les tables fixes dans les dernières places disponibles.
    
    Thierry Bayle indique que depuis le 1er septembre 2008, les chèques d’inscription aux manifestations nationales et internationales sont encaissées dès réception : les désaffections, encore nombreuses à Aix, devraient être réduites. Il est rappelé que cette information devra être relayée sur les différents supports de la FFSc.
    
    L’Assemblée Générale de la FFSc :
    Daniel Fort estime qu’elle a été trop longue, compte tenu de son démarrage tardif. Il faudrait peut-être envisager une modification du programme mais aussi gagner du temps là où c’est possible, par exemple cadrer plus rigoureusement les interventions souvent redondantes avec les documents déjà distribués.
    Michel Monsimer estime que le retard s’explique principalement par la longueur de ces interventions et du vote à bulletins secrets. Cependant il pense que pour la sérénité des débats, il faut consacrer le temps nécessaire, au moins sur une demi-journée, sinon ce n’est pas une Assemblée Générale.
    Daniel Fort n’est pas contre une AG assez longue (au moins 3h à 3h30). C’est même logique, si on se réfère aux AG de Club ou de Comité qui durent déjà souvent ce temps là. Il regrette par ailleurs qu’il n’y ait pas eu possibilité d’un échange, même bref, avec le public, hors AG. Mais alors, il n’est pas raisonnable de commencer à 17h15. Ne faut-il pas, dans ce cas, envisager, si c’est possible, la suppression de la 5ème partie du Championnat de France en Parties Originales. Toutefois, s’agissant d’un CdF, est-ce possible ? Autre hypothèse : organiser une AG en deux temps partagée par un buffet dînatoire. Formule intéressante sur le papier mais, dans la pratique, ne serait-ce pas un handicap pour la 2ème partie de l’AG ?
    
    Séjour des jeunes à Aix-les-Bains :
    Manuella Grimal fait le point sur les conditions de ce séjour, mis sur pied en catastrophe, cette année, suite au refus d’agrément de l’Hôtel Notre-Dame des Eaux par la Direction Régionale de la Jeunesse et des Sports.
    Les jeunes ont été logés à l’Auberge de Jeunesse. Les conditions d’hébergement étaient inférieures à celles de Notre-Dame des Eaux. Les trajets en bus de ville de l’Auberge de Jeunesse aux sites du Festival se sont révélés très difficiles à gérer. Un enfant a posé problème et ne sera plus admis à participer à ce séjour.
    Une prochaine réunion, au sein de la DNSJS, permettra de se pencher sur les perspectives 2009. Quelques hôtels (Hôtel des Alpes, Hôtel Davat, Hôtels de la Mère Michaud) ont l’agrément Jeunesse et Sports mais aucun ne permet à lui seul l’accueil des 60 jeunes. Le repas du midi pourrait continuer à se faire à Notre-Dame des Eaux. Manuella Grimal pense que la FFSc pourrait peser auprès de la Direction Régionale de la Jeunesse et Sports pour que l’hébergement s’effectue à nouveau à Notre-Dame des Eaux. Daniel Fort est très sceptique sur l’issue d’une telle démarche qu’il estime inutile, sauf indication en ce sens de la Jeunesse et Sports ou de la ville.
    L’ensemble du dossier pourrait (devrait) faire l’objet d’une négociation avec la ville d’Aix-les-Bains.
    
    Sondage sur les cadeaux communs :
    Framboise Leclerc a transmis les résultats du sondage effectué lors du Festival d’Aix-les-Bains portant sur le maintien ou non des cadeaux offerts (avec diminution du tarif d’inscription de 4 euros si suppression). Le sondage a été pratiqué auprès de tous les participants de 3 des compétitions du Festival (Coupe Fédé, Coupe de Savoie, Coupe d’Aix-les-Bains). Tendance identique sur les 3 compétitions : 60% : non, 40% : oui. Valérie Malabou a relevé qu’une partie des tenants du « oui » appréciaient les cadeaux « produits du terroir » et non « les œuvres des scrabbleurs ».
    Daniel Fort précise que Jacques Lachkar lui a adressé très récemment, ainsi qu’à Thierry Bayle, un mail les informant de l’existence d’une convention, passée entre la FFSc - signée en octobre 2006 par le Président de la FFSc d’alors, Gérard Van Cayzeele, et Catherine Cartier (Cellier de Clarisse), vendeuse de produits du terroir – accord qui court jusqu’en 2011. Il faudra voir s’il est possible de dénoncer cette convention.
    Les membres du Bureau s’interrogent sur la date d’application de la mesure visant à ne plus offrir un cadeau aux participants lors des Festivals contre diminution des droits d’inscription. Le dossier des « cadeaux festivals » est a priori suivi par Jacques Lachkar. Il sera de toute façon impossible de mettre la décision de suppression du cadeau de bienvenue en œuvre à Cannes, car de nombreux joueurs sont déjà inscrits et ont bien sûr payé le tarif annoncé. Au mieux, on pourrait commencer à Vichy, mais il serait sans doute plus judicieux de repousser la mise en application à Aix-les-Bains (si pas de problème avec la convention mentionnée ci-dessus) pour avoir le temps de communiquer sur la décision prise et sur la modification des droits d’inscription qui en découle.
    
    L’hébergement à Aix-les-Bains :
    Framboise Leclerc a rencontré des responsables de 4 hôtels : Agora, Métropole, Bristol, Hôtel Thermal. Chacun fonctionne différemment en termes de réductions ou d’attribution de nuitées gratuites, mais globalement ces contacts ont été fructueux.
    De par son activité professionnelle, Flavie Touchet est la mieux placée pour superviser ce dossier.
    Daniel Fort évoque un échange avec Patrice Jeanneret dont la délégation FISF logeait habituellement à l’Astoria (131 euros par nuit) et était traditionnellement entièrement prise en charge par la FFSc. Les pratiques vis-à vis des délégations étrangères sont également assez fluctuantes et la FFSc a toujours eu l’habitude de se montrer généreuse, au-delà de ce qui est prévu par convention entre la FFSc et ses partenaires. Les modalités sont pourtant claires (texte écrit par GVC en 2006), il suffit de les appliquer ! Par ailleurs, la publication de cette convention et du tableau des invitations, sur les sites web de la FFSc et de la FISF, devrait être faite.
    
    En marge de cette discussion, Thierry Bayle revient sur le constat de certains montants dépensés (par repas, par nuit d’hôtel), dans le cadre de missions prises en charge par la FFSc (CA par exemple). Il souhaiterait que soit mis en place un plafond qui viserait à cadrer les montants de dépenses par prestation.
    
    Festival de Cannes (9 au 15 février 2009) :
    Framboise Leclerc attire l’attention des membres du Bureau sur de potentielles difficultés: nombre d’arbitres encore insuffisant pour la Coupe Méditerranée, gros problèmes pour trouver des ramasseurs hors période de vacances scolaires. Elle fait part également de certaines interrogations : quels salariés seront présents à Cannes ? qui gère l’hébergement des arbitres ? Les membres du BD se mobiliseront au maximum de leur disponibilité, mais le fait que, pour certains des actifs du BD, le Festival de Cannes ne se déroule pas en période de vacances scolaires, limite malheureusement les possibilités.
    
    Point divers sur les Festivals : les indemnités d’encadrement
    Actuellement, nous ne sommes pas « dans les clous », vis-à-vis des organismes fiscaux. Par exemple, il n’est pas normal que tous les occupants d’un même véhicule touchent chacun une indemnité de déplacement. La demande sera faite à la Commission des Finances de plancher sur ce dossier, de manière à ce que nous puissions rentrer dans un cadre sans risques du point de vue du fisc.
• Demandes de Jean-Pierre Géreau, gérant de Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    Le Bureau valide la demande de Jean-Pierre Géreau de disposer d’un volant de trésorerie pour gérer au quotidien les dépenses de Promolettres (à noter que Promolettres est déjà « dans le rouge »).
    Dérogation aux règles de validation et/ou de double signature pour les factures supérieures à 3000 euros : le Bureau Directeur répond négativement. Le Règlement Financier vient juste de se mettre en place, ce serait incohérent de le contourner, à peine sa mise en place effectuée. Normalement, les validations interviennent sous 24 heures et ne doivent pas poser de problème au fonctionnement de Promolettres.
    Demande de décharge du standard de Nicolas Thomas pour pouvoir faire face à ses tâches de comptabilité de Promolettres : le Bureau Directeur est évidemment d’accord pour que Nicolas Thomas accorde une priorité à cette mission, et ce quotidiennement. C’est pour cela qu’une formation lui a été payée.
    Concernant le problème récurrent du standard, le Bureau Directeur estime que la prise de décision doit se faire avec le nouveau (la nouvelle) Directeur (trice) qui fera ses propositions, après état des lieux. Dans l’attente, il est faut réorganiser les tâches des salariés ou les heures d’ouverture du standard, de manière à ce que Nicolas Thomas puisse avoir le temps de traiter les opérations de comptabilité de Promolettres, au jour le jour.
    Quelques hypothèses sont évoquées concernant le standard : revenir au système d’appel direct des salariés, en fonction de leurs secteurs d’intervention ; mettre en place une messagerie vocale permettant de contacter le bon salarié en fonction de la demande à formuler ; mettre en place un « standard virtuel » qui dirige d’une manière aléatoire les appels vers les postes des salariés, utilisation d’une plate-forme téléphonique, création si nécessaire d’un poste d’accueil …
    Projet Promolettres de vente de jeux de Scrabble, avec un conditionnement de 4 jeux, à des tarifs attractifs (permis par le conditionnement) vis-à-vis des clubs scolaires mais aussi civils, à partir de février 2009 : accord du Bureau Directeur sur la mise à disposition par la FFSc des importants fonds de trésorerie nécessaires (environ 45000 euros TTC) pour financer la fabrication et la commercialisation des produits.
• Embauche d’un informaticien au 1/1/09, prolongement du congé maternité de la DAF, primes et augmentations de salaires au 1/1/09

  • Thèmes :

    Permanents
    Confirmation de l’embauche de Jean-Michel Guizard sur un CDD de 11 mois, du 1/1 au 30/11/2009, pour travailler essentiellement sur l’actuelle version du logiciel Duplitop (débuggage, documentation des codes, améliorations) et sur son adaptation aux différents périphériques concernés (modules de réception des résultats sur le site de la FFSc, logiciel de traitement des classements, …)
    
    Retour de Séverine Gruchot, Directrice Administrative et Financière de la FFSc :
    Etude de sa demande de prolongation de congé jusqu’au 17 février 2009 : 29 jours de congés légaux + 32 jours de report des années antérieures.
    Le Bureau Directeur est très surpris du volume annoncé de jours de congé à reporter puisqu’en principe les jours de congé doivent obligatoirement être pris entre le 1er juin et le 31 mai de l’année suivante. La circulaire du BD de janvier 2006 confirme ce principe mais admet que des jours supplémentaires puissent être reportés. Mais 32 jours ?! Il faudra remettre à plat ce système qui déroge considérablement aux dispositions réglementaires ordinaires.
    Le nombre de jours à reporter ne sera pas contesté mais le Bureau Directeur estime nécessaire que Séverine Gruchot soit présente sur le Festival de Cannes. En conséquence, il lui sera demandé de reprendre son poste, au plus tard une semaine avant, soit le 2 février 2009. Un nouveau contrat en CDD sera fait à Anne-Laure Vallenet pour poursuivre son remplacement de Séverine Gruchot, jusqu’à son retour.
    
    Augmentations des salaires au 1/1/2009 :
    La valeur du point d’indice passe à 7,08 € bruts (6,94 € au 1/1/2008 ; 6,98 € au 1/9/2008)
    
    Mesures individuelles (outre les bonifications annuelles à l’ancienneté) :
    Joan Controu : + 7 points
    Nicolas Thomas : + 8 points (rétroactif au 1/10/08, suite à sa formation à la comptabilité)
    Patrice Bulat : + 20 points
    
    Primes « Festivals » (prévisionnel 2008-2009) :
    Pas de modification par rapport au système en vigueur (soit 600 € par salarié), sauf pour Joan Controu : surprime de 200 € (soit 800 € pour 2008-2009), en raison de sa mission supplémentaire de Direction du Festival d’Aix-les-Bains, au-delà de ses tâches habituelles, en remplacement du Directeur, Franck Maniquant, absent pour congé maladie.
    Ne sont pas concernés par ces primes : Patrice Bulat (aucun déplacement sur les Festivals), Franck Maniquant (absent du Festival d’Aix-les-Bains et démissionnaire au 6 janvier 2009), Anne-Laure Vallenet (pas d’heures supplémentaires, récupération des samedis et dimanches travaillés).
    
    Prime de Noël :
    Après débat, il est décidé d’octroyer à chaque salarié une prime de 150€ en chèques-cadeaux (forme de prime souhaitée par les salariés).