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Thème : Partenariats

Conseil d'administration - 2 octobre 2010 : Conseil d'administration - 7 mars 2009 :
  • Présentation et intervention du nouveau Directeur de la FFSc, Alain Juillerat : situation de l’équipe salariée, premiers projets ...

  • Thèmes :

    Fédération - Permanents - Partenariats - Promolettres
    Daniel Fort passe la parole à Alain Juillerat tout en déplorant l’accueil qui lui est réservé.
    Celui-ci, venant de l’extérieur, a pu faire un premier constat et transmet ses réflexions après deux mois d’exercice :
    - La FFSc est une association, mais les licenciés sont devenus des clients avec des besoins auxquels il faut réserver un service de qualité. Parallèlement, la qualité des services offerts aux licenciés et la réactivité face à leurs demandes n’est pas toujours au niveau qu’ils seraient en droit d’attendre.
    - L'édifice FFSc est très séduisant par son organisation : clubs, comités, Directions Nationales, Commissions, menés par un ensemble de personnes qui se donnent sans compter alors même que la vie associative connaît une pénurie de bénévoles.
    - Le jeu de Scrabble est extrêmement célèbre, mais paradoxalement notre Fédération est pratiquement inconnue du grand public.
    - Les outils de communication sont quasi inexistants, et les partenariats relativement limités (Mattel, Ubisoft, Crédit Mutuel, Larousse).
    - Le nombre de licenciés est en baisse constante. Le Scrabble n’est pas assez attirant au vu des nombreuses autres sollicitations actuelles.
    - La moyenne d'âge des participants est élevée, comme il pu le constater lui-même aux Festivals de Cannes et Biarritz,
    - La dispersion géographique de l’équipe salariée constitue des freins :
    ? pour le partage des compétences,
    ? pour remplacer une personne absente, du fait de la concentration de savoir-faire ou de tâches sur une seule personne
    ? pour le management global et l'instauration d'un esprit d'équipe.
    - Il a consacré beaucoup de temps à l'observation et à l'écoute des salariés. Ce sont des passionnés de scrabble mais est-ce suffisant ? Certains salariés sont tout à fait ouverts à cette progression et son rôle est de les former, de les accompagner dans leur quotidien pour renforcer leur efficacité.
    - Il leur a suggéré des pistes d’action pour améliorer le travail mais a été confronté à des réticences pour accepter les évolutions suggérées.
    - L'existence de deux structures - association et entité commerciale - constitue également un frein, du fait d’un partage des tâches et des missions peu clair.
    - Les bureaux sont inadaptés, et n’offrent pas un environnement de travail adéquat. Il n'existe pas de zone de confidentialité pour chacun des salariés, ce qui nuit à la productivité et à la qualité du service.

    - Les locaux ne permettent pas d'organiser des réunions, ni un accueil de qualité pour :
    * les licenciés,
    * les Présidents de Clubs et Comités
    * les clients de Promolettres
    * les futurs partenaires
    * les médias.
    - L’informatique a besoin d’être revue. Du fait de la dispersion des fichiers, les mises à jour ne sont pas systématiquement généralisées, ce qui entraîne, pour ne prendre qu’un exemple, un taux de retour des courriers anormalement élevé.
    - La gestion comptable et financière est dispersée et manque de rigueur. Il s'étonne que dans une structure aussi petite, autant de salariés interviennent dans le processus de traitement des factures et des règlements. Certains chèques mettent très longtemps à être encaissés.
    Toutes ces constatations appellent la préconisation suivante de sa part : à terme, il faudrait clairement redéfinir les rôles de l'association et de l'entité commerciale, proposer un management participatif. Il estime que ce n’est pas aux salariés de définir les grandes options stratégiques de la FFSc et de Promolettres et qu’ils sont, par ailleurs, tenus d’observer un devoir de réserve.
    Il invite ensuite les membres du Conseil d'Administration à se projeter dans l'avenir.

    Ses suggestions :
    - évoluer vers des bureaux permettant d’accueillir convenablement le personnel et de fournir des espaces de travail satisfaisants. Le besoin est évalué à 300m², sur une base à terme de 12 salariés avec un espace de stockage et de réunions permettant d'organiser tout type de réunion y compris conseils d'administration. Après prospection, le prix d'un local de ce type oscille entre 1,5 et 1,8 millions d’euros, le siège actuel de la FFSc a été estimé à 1 - 1,2 millions d’euros. Le delta à financer est de 300000 à 600000 euros. Changer de locaux signifie aussi de véritables économies à venir : locations des salles, coûts de copropriété élevés ... Le contexte immobilier actuel pourrait aussi rendre cet achat très intéressant.
    - l'informatique constitue un investissement crucial. Patrice Bulat est isolé géographiquement et tout s’arrête en son absence. La mise en place d’une base de données unique (licenciés, abonnés Scrabblerama, clients Promolettres), déjà demandée en 2006, est très urgente. Les données doivent être centralisées, le site internet modernisé. Les outils bureautiques doivent évoluer. M. Juillerat estime le coût de toutes ces actions à 60000 euros par an pendant 3 ans.
    - la gestion et l’administration des ventes, la comptabilité : il préconise un partenariat avec un cabinet d’expert-comptable proche du siège social. Les fonctions paie et comptabilité pourraient être externalisées. Cela redonnerait de la disponibilité à l’équipe des salariés pour se recentrer sur l’activité « scrabble » proprement dite. Basé à Paris, un seul salarié suffirait pour gérer l’ensemble du suivi comptable (alors qu’actuellement presque tous les salariés traitent des factures et des chèques, ce qui contribue à provoquer des erreurs ou des retards).
    - la communication : Alain Juillerat évoque le récent reportage sur le Scrabble - 60 ans du Scrabble. L’actuelle plaquette est à réactualiser. Tous les outils doivent dorénavant être téléchargeables sur le site internet. Il faut occuper le terrain par des communiqués de presse réguliers, des « petits déjeuners presse ». Pour mener ce travail, il faut une ressource humaine, une compétence issue d'une école de communication, il estime le budget à 50000 euros par an.
    - les partenariats : cela exige un vrai travail de fond et une attractivité plus marquée.
    * Mattel France : A la suite d’une réorganisation interne, les contacts ont changé et il est essentiel de consolider nos relations.
    * VVF : les responsables rencontrés avec Daniel Fort et Framboise Leclerc sont partants pour formaliser le partenariat et proposer une extension nationale à celui développé avec succès en région s’appuyant sur l’expérience déjà acquise dans certains comités. Daniel Fort précise que VVF dispose d'outils beaucoup plus performants que ceux de la FFSc et notamment d'un fichier d’adresses de 450000 clients auprès desquels des informations sur le scrabble pourraient être diffusées. Le partenariat pourrait se décliner par la suite par des contreparties financières à l'exemple de la prise en charge des hébergements pendant le Grand Prix mais aussi sur le choix ciblé de villages pour y organiser des animations « scrabble » auprès du public diversifié des vacanciers (équipes à constituer avec le concours de la DACC)
    * Editions First : elles réalisent les ouvrages « ...pour les nuls », et un contact a été pris pour envisager la réalisation d’un ouvrage "le Scrabble pour les nuls". M. Juillerat lance un appel à candidatures pour d'éventuels auteurs. Parallèlement, les Editions First vont demander à Mattel le droit d'utiliser la marque. Cet ouvrage pourrait sortir pour les Championnats du Monde à Montpellier en 2010.
    * l’agence de communication « Manhattan » et les Croisières Costa. Objectif : mettre sur pied des croisières « Scrabble ». La première est prévue à partir du 12 octobre 2009.
    * Déjeuners « Scrabble » prévus avec le « Club Loisirs du Figaro ».
    * Sièges relaxant Stressless (contact amorcé par Thierry Bayle).
    Il projette également de développer le sponsoring sur les tournois jeunes et sur les grands festivals fédéraux. Afin de développer et préserver les relations avec les partenaires, il suggère de les inviter pour les récompenser pour leur engagement.

    Échanges suite à cette présentation :

    Raymond Perret revient sur le choix qui a été fait de constituer Promolettres en EURL, expliquant qu’il s’agissait de séparer structurellement et fiscalement ce qui relevait de l’activité associative, non imposable, et de l’activité commerciale, imposable.
    Daniel Fort indique qu'il est possible d’intégrer la partie commerciale dans l’association. Cela implique de tenir deux comptabilités distinctes, concrètement que les activités soient sectorisées. Cette pratique existe dans de nombreuses associations.
    Jean-Pierre Géreau rappelle que l’effectif de Promolettres est de trois salariés, Nicolas Aubert, Jacques Lachkar, Nicolas Thomas. Il a rencontré Alain Juillerat et il a été convenu que le personnel, en cas de disponibilité, pourrait donner un coup de main à la FFSc. Depuis début janvier, cela ne semble pas avoir été le cas ou très peu. Le temps consacré par les salariés Promolettres à des tâches FFSc pourrait être refacturé à la FFSc.
    Il informe que Promolettres a des contacts avec FRAM et que l’organisation de voyages doit passer par la société commerciale. Le Président rappelle que cette clause des statuts de Promolettres est normale puisque cette société est l’opérateur commercial de la FFSc. Par exemple, la FFSc ne peut pas « vendre » des séjours ou des voyages, seul Promolettres pourrait le faire, le cas échéant. Mais le Président rappelle aussi que les partenariats d’envergure se gèrent au niveau national et que c’est la FFSc qui est nécessairement l’interlocutrice. Dans le cas, par exemple, du partenariat avec Manhattan et les Croisières Costa, la FFSc est partenaire et gère le contenu « scrabble » de la croisière mais n’organise pas directement la croisière, en particulier sur le plan des encaissements (ce n’est donc pas la FFSc qui « vend » la croisière).
    Concernant l’affectation de personnels, Daniel Fort rappelle que trop de salariés étaient affectés à Promolettres. L'audit de 2007-2008 avait clairement mis en exergue qu'il ne fallait plus forcer le nombre de salariés et revenir au plus près de la réalité. C’est ainsi, par exemple, que le poste en CDD de Jean-Michel Guizard, travaillant sur Duplitop, a été affecté à la FFSc. La mise à disposition de personnels peut aussi être nécessaire de la FFSc vers Promolettres. Par exemple, les salariés de la FFSc peuvent avoir à se mobiliser sur des actions urgentes et prioritaires comme la sortie de l’ODS. Cependant, sur ces aspects organisationnels, seul le Directeur présent peut juger des besoins et affecter les moyens.
    Jean Pierre Géreau reconnaît qu'ils se sont mis d’accord sur ce principe.
    Arlette Ballanger avait remarqué que les chèques tardaient à être encaissés. Elle s’étonne que tant de salariés traitent les opérations financières. Alain Juillerat précise que si 6 personnes interviennent dans la manipulation des chèques, elles ne sont pas pour autant toutes habilitées à les signer.

    Daniel Guédon partage le constat effectué par M. Juillerat sur les locaux. Il ajoute que le siège de la FFSc est actuellement à Paris mais que la revente du siège de Paris permettrait largement d’acheter en province.
    Marie-Claude Cornut est ravie d’entendre parler de l’informatique : les données sont dispersées et il y a urgence à travailler dans ce domaine. Par avance, elle remercie M. Juillerat pour ce qui sera fait dans ce sens.
    Gérard Van Cayzeele s'interroge sur les pertes de licences vs le nombre de salariés envisagé. Alain Juillerat rappelle qu’il s’agissait d’une projection sur 3 à 5 ans. Sur cette base, il n'est pas irréaliste de tabler sur 12 salariés à cette échéance.
    Daniel Guédon espère avoir du temps pour parler des actions concrètes mises en œuvre pour pallier la perte des licenciés
Conseil d'administration - 4 octobre 2008 :
  • La parole aux Directions Nationales et aux Commissions.

  • Thèmes :

    Direction Nationale du Scrabble Jeune et Scolaire - Développement et Animation des Clubs et Comités - Médias - Partenariats - francophonie
    Direction Nationale Scrabble Classique : Jean François Himber, Président, n’a pas d’éléments nouveaux à communiquer.

    Direction Nationale Jeunes et Scolaires : Gisèle Thibault, Présidente, s’est excusée de son absence et a fait part d’un certain nombre de points à Manuella Grimal, Membre du Bureau en charge du secteur Jeune et Scolaire, qui va intervenir ultérieurement.

    Commission Développement et Animation des Clubs et Comités : Daniel Guédon, Président, fait part de son plaisir de compter 4 délégués « Promotion » supplémentaires : 2 en Dauphiné-Savoie, 1 en Côte d’Azur, 1 en Languedoc-Roussillon, soit 15 délégués Promotion pour 13 Comités. Alphonse Tarantini, Président du Comité Dauphiné Savoie, souhaite les appeler « délégué promotion booster » car ils vont développer des clubs mais aussi animer les clubs qui en ont besoin, ce qui est également le cas en Pays de Loire. Les autres comités ne trouvent pas de volontaires pour le moment. Des Présidents de Comité dégagent aussi du temps pour assumer cette mission : c’est le cas de Christian Couvreur, Président du Comité PIFO, de Gérard Thuillot, Président du Comité Ile de France Nord et membre du Bureau Directeur, et de Daniel Guédon, Président du Comité Val de Loire. Daniel Guédon souhaite également saluer l’implication exemplaire de Guy Dessard dévoué à la cause du scrabble.
    A ce jour, sur les 3 mois d’exercice des délégués, 9 clubs ont été ouverts par les Délégués Promotion qui se rajoutent aux clubs ouverts naturellement. Pour Daniel Guédon, des moyens doivent être déployés pour assurer la promotion.
    Daniel Guédon apporte des précisions sur les téléchargements des parties faciles avec vocabulaire courant, qui à terme seront appelées « partie à vocabulaire courant ». A ce jour, 1302 téléchargements ont été effectués, la partie 1 a été téléchargée par 161 clubs. Aujourd’hui 16 parties sont en ligne. Seul le vocabulaire est usuel, la partie elle-même n’est pas forcément facile à jouer. L’idée reste néanmoins de fournir des parties accessibles aux débutants pour ne pas les décourager d’emblée.
    Simone Winckel souhaiterait une partie facile et avec des scrabbles pour le Téléthon, source de nouveaux joueurs. Pierre Calendini précise que s’il est possible de proposer une partie facile, le fait qu’elle soit attributive de points est un frein. Le CA est toutefois d’accord avec l’idée que la partie du Téléthon doit être à la portée des débutants. Daniel Guédon se propose pour préparer la partie du Téléthon 2008.

    Pascal Astresses souhaite intervenir sur l’opération « Délégués Promotion ». Conscient qu’on n’a pas suffisamment de recul sur cette action, il reconnaît que l’idée est intéressante mais il ne pense pas que ce soit une action déterminante pour le développement de notre fédération. De son point de vue, des options différentes avaient été prises par le précédent Président, à l’exemple des emplois associatifs partagés. Le Bureau Directeur actuel a pris la décision de ne plus financer ces emplois. Il reste persuadé qu’on va trouver les limites du bénévolat.

    Daniel Fort remercie Pascal Astresses qui lui donne l’occasion de parler des emplois associatifs et d’évoquer plus précisément le cas de Serge Delhom puisque c’est de lui dont il est question au travers de son intervention.
    Il tient à rappeler le contexte aux membres du Conseil d’Administration : un contrat «emploi associatif » avait été signé entre le Conseil Régional de Midi Pyrénées, le Comité Midi Pyrénées et l’Amicale Laïque de Tournefeuille. Partenaire officieux parce que ne pouvant pas être juridiquement officiel à l’époque, la FFSc finançait la part du Comité Pyrénées à hauteur de 80% du salaire non financé par le Conseil Régional, ce qui revenait d’une certaine manière à en faire un emploi de la FFSc.
    A son arrivée, Daniel Fort avait clairement dit que les emplois associatifs restaient un levier intéressant. Le Bureau Directeur a ainsi décidé de maintenir son soutien au poste de Serge Delhom mais de réduire sa participation à 20% des frais de l’emploi. L’idée est de soutenir d’autres emplois de ce type s’ils sont développés dans d’autres comités.
    Sur le poste de Serge Delhom, au terme de l’année 2007, la FFSc avait pris en charge environ 10500 euros de salaire. Désormais, le partenariat associatif s’est étoffé, la FFSc pourra y être juridiquement associée et le montage financier prévoit une prise en charge du salaire de Serge Delhom à hauteur de 20% de la part non financée par le Conseil Régional Midi-Pyrénées, ce qui correspond, sur 4 ans, à 12 300 euros (environ 3000 euros par an).
    Daniel Fort fait observer à Serge Delhom qu’ayant attendu 7 mois les réponses à ses questions concernant le montage associatif, il est enfin en mesure de le présenter : Confédération des Loisirs de l’Esprit (CLE) au niveau national, Club de Tournefeuille, Comité Départemental de Scrabble de la Haute Garonne, Amicale Laïque de Tournefeuille, FFSc.

    Daniel Guédon fait observer que si la FFSc participe à l’emploi de Serge Delhom il devrait être automatiquement Délégué Promotion. Il est pourtant le seul à ne pas répondre à ses mèls. Daniel Guédon lui indique qu’il le supprimera de la liste des DP, si cette situation perdure. Il estime que ce serait paradoxal : rémunéré par la FFSc et par ailleurs Président de Comité, Serge Delhom devrait faire connaître ses résultats.
    Daniel Guédon évoque enfin les comités qui facturent des frais de déplacements alors qu’ils n’ont pas de DP : il est rappelé que toute demande de remboursement doit passer par la DACC et le Président de Comité.

    Point sur le scrabble Jeune et Scolaires, la parole est donnée à Manuella Grimal :
    - Un pack « concours des écoles » a été diffusé aux délégués scolaires, il est aussi à la disposition de ceux qui le souhaitent. Anne Albini et Evelyne Thibault se proposent d’aider au démarrage les comités qui le souhaitent
    - Le Championnat de France « Poussins » : retour sur la difficulté d’organiser ce Championnat à Vichy. La DNSJS évoque le problème d’un départ extrêmement matinal ou d’une arrivée la veille. L’organisation à distance reste difficile à gérer. Nicolas Thomas s’était chargé de l’accueil des enfants et cela lui avait demandé beaucoup de travail. Il serait judicieux de rajouter une partie et de rallonger le temps du séjour. C’est ce qui sera fait cette année, avec la décision d’organiser tous les championnats scolaires sur un seul lieu. Il est proposé de regrouper les cadets, juniors et de constituer une catégorie poussins et non de mini-poussins.
    - Annie Gruchot indique que les informations concernant les scolaires arrivent directement aux clubs et non aux comités. Elle demande que les Présidents de Comité soient destinataires des courriers envoyés aux clubs..
    - Séjour des Jeunes à Aix les Bains : Manuella rappelle que tout séjour de mineur d’une durée de plus de 4 jours doit faire l’objet d’une déclaration au Ministère. A la suite de ses premiers contacts, et en l’absence de retour, il lui a été indiqué que la déclaration se faisait par internet. Lors de sa déclaration, devant mettre le numéro d’agrément de l’hôtel recevant les jeunes, elle a découvert que l’hôtel n’ en avait pas. En fait l’an dernier, l’hôtel a obtenu une dérogation exceptionnelle de la Mairie en s’engageant à faire les travaux nécessaires pour être en conformité. Ce qu’il n’a pas fait. Avec les différents problèmes survenus, plus personne ne veut prendre cette responsabilité. Des solutions de repli dans d’autres hôtels sont à l’étude. Une navette serait à mettre en place. Daniel Fort complète ces informations en indiquant qu’il a pris contact avec le cabinet du Maire et qu’il a été contacté en retour par le Directeur de l’Office de Tourisme qui l’a assuré que des solutions seraient trouvées et qu’il n’était pas question de ne pas accueillir les jeunes à Aix-les-Bains. À suivre …
    - Précision utile : Daniel Fort et Framboise Leclerc, se sont rendus en juin à Aix les Bains et avaient, entre autres, un rendez-vous avec la responsable de l’Hôtel Notre Dame des Eaux. La question de l’agrément nécessaire (ou de son absence) pour accueillir les jeunes n’a jamais été évoquée. Il semblerait que comme l’année dernière, et sans mentionner le problème, la propriétaire ait compté ne pas tenir ses engagements et faire jouer ses relations pour obtenir une dérogation,. Si aucun « arrangement » n’est finalement possible, il nous faudrait nous résoudre à annuler le séjour des 70 jeunes prévus, ce qui à 3 semaines du festival aurait de graves répercussions sur l’organisation générale et l’arbitrage. L’image de la Fédération auprès des parents concernés serait également bien ternie et compromettrait le séjour de l’année prochaine.

    Commission Media et Partenariats : Franck Maniquant a démissionné début septembre de la présidence de cette commission.
    Pascal Astresses souhaite revenir sur la Communication. Il estime qu’actuellement la communication pêche par l’absence d’actions et trouve regrettable que la FFSc se prive de certaines compétences. Hervé Bohbot demande si c’est bien d’Anthony Clémenceau dont parle Pascal Astresses. Ce dernier confirme.
    Daniel Fort informe que très récemment Anthony Clémenceau a manifesté son désir de prendre en charge le secteur de la Communication de la FFSc . Sans remettre en question le travail fait par le passé par Anthony Clémenceau, Daniel Fort rappelle que le Bureau Directeur a toute latitude pour choisir les Présidents de Commission et ne souhaite pas dans l’immédiat, pour des raisons qui peuvent se comprendre, qu’il soit le responsable de communication chargé de véhiculer l’image de la FFSc.
    Nadine Depuydt, qui connaît bien Anthony Clémenceau, pense qu’il devrait faire preuve de plus de discrétion dans son retour sur la scène du scrabble.
    Marie-Claude Cornut indique que lors du Championnat de France de Besançon, les communiqués de presse ont été assurés par Franck Maniquant. Ces démarches entrent également dans ses fonctions de directeur. Elle rappelle que le Comité a des responsabilités et qu’il peut assurer par lui-même des actions de communication. Il est important de définir les rôles de chacun.

    Commission Francophonie et Relations Internationales
    Hervé Bohbot indique que cette nouvelle dénomination marque la volonté d’étendre le champ d’action de la commission à l’international mais dans des axes différents de ceux de la FISF, en particulier non francophones. Une idée forte serait de développer le Scrabble en langues étrangères. Hervé Bohbot évoque le cas de Serge Emig qui vient de participer au Championnat du Monde de Scrabble en espagnol, en réalisant une performance très honorable. Son déplacement est aidé par la FFSc à hauteur de 450 euros comme pour les qualifiés au Championnat du Monde de Scrabble Francophone.
Bureau directeur - 8 mars 2008 :
  • Contacts et rendez-vous janvier-février 2008, AG de la CLE

  • Thèmes :

    Partenariats - CLE
    - Convention de partenariat entre la FFSc et Touristra en projet.
    - Etude de partenariat éventuel entre la FFSc et VVF.
    - Etude de la possibilité de transposition de l'Université du Bridge et des écoles de Bridge à notre fédération.
    - AG de la CLE : projet de création d’une cotisation" loisir", renouvellement du Mondial des Jeux à Aix-les-Bains, en novembre 2008, auquel participera la FFSc.
Conseil d'administration - 5 janvier 2008 :
  • Commission Médias et Partenariats

  • Thèmes :

    Médias - Partenariats
    Président : Franck Maniquant (qui lance un appel à candidatures pour étoffer la composition de sa commission).
    Priorités, en ce début de mandat :
    - développer les relations avec la presse et les grands médias pour les grandes manifestations fédérales (Festivals, Championnats de France, Championnats du Monde, …)
    - aider les clubs et comités à médiatiser leurs organisations (en liaison avec la DACC)
    - renforcer les liens avec Mattel, Larousse
    - étudier en profondeur quelques dossiers de partenariat envisageables et faire les démarches en conséquence
    - favoriser les contacts avec le ministère de l’Education Nationale (en liaison avec la DNSJS et le BD)
    Franck Maniquant rappelle que la FFSc reste peu connue et que beaucoup d’efforts restent à mener. Il évoque la possibilité de solliciter des étudiants en communication.