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Thème : Promolettres

Assemblée Générale - 28 octobre 2011 : Conseil d'administration - 5 mars 2011 : Conseil d'administration - 2 octobre 2010 : Conseil d'administration - 13 mars 2010 :
  • Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres

    Fichiers disponibles :

    CA_2010_13mars_13mars2010_ca_ffsc.pptDaniel Fort précise que Jacques Libert, de l'association EGEE, avait effectué en 2008 les audits financiers FFSC et Promolettres. Depuis, la FFSc et Promolettres ont gardé le contact avec ce dernier. M. Libert interviendra pour présenter un schéma d’amélioration des relations financières entre les deux entités juridiques (l'association FFSc et sa filiale commerciale Promolettres).
    Daniel Fort donne tout d’abord la parole à Jean-Pierre Géreau, Gérant de Promolettres.
    Ce dernier rappelle qu'en prenant la gérance de Promolettres, il s'est attaché à mettre en conformité le fonctionnement et la répartition des personnels entre les deux entités juridiques. Il souligne l'aide apportée par Jacques Libert et la SOVEC.
    Après une année 2009 ponctuée par des différends et, selon lui, une absence d'appui de la société mère, il note une stabilisation des relations. Il rappelle toutefois que le Président a la possibilité de changer à tout moment de gérant et il indique également s’interroger sur sa propre envie de continuer à assumer cette gérance.
    Parmi les évolutions de Promolettres, Jean-Pierre Géreau souligne le lancement du site Internet de vente en ligne. Il rappelle que le stand de Cannes en 2009 avait généré un chiffre d'affaires de 13000 euros. L'exercice 2009 est bénéficiaire de 19000 euros.
    L'exercice 2010 devrait être déficitaire d'environ de 20000 euros. Toutefois sur la base du cycle de quatre ans liés au cycle de vie de l'Officiel du Scrabble, l'équilibre devrait être atteint.
    Il évoque le projet de mascotte Promolettres. Il demande également si Promolettres pourra disposer d'un stand à Montpellier.
    Concernant la mise à jour de Duplitop prévue l'an prochain, il indique ne pas disposer d'informations.
    Pour conclure, il tient à faire part de son étonnement quant à la possibilité pour les licenciés de faire des chèques au nom de Manhattan, qui n'est pas une agence de voyages.
    NDLR : en 2009, il n’était effectivement pas possible de faire les chèques à l’ordre de Manhattan et c’est pourquoi les chèques de la croisière 2009 avaient été rédigés à l’ordre de Costa Croisières.
    Daniel Fort estime que les relations entre le Président de la FFSc et le gérant de sa filiale commerciale devraient être plus harmonieuses et plus constructives. Il indique s’interroger également sur l’éventualité d’un changement de gérance au sein de Promolettres.
    Daniel Fort rappelle également que c’est le Bureau Directeur qui a été à l’initiative de la nouvelle répartition des salariés de manière à ramener la masse salariale de Promolettres à sa juste proportion, et qu’elle est effective depuis janvier 2009.
    Concernant la mise à jour de Duplitop, le Bureau Directeur préconise qu'elle soit téléchargeable via Internet sur le « dongle » reprogrammable pour un tarif qui pourrait être de 20 euros.
    Jacques Lachkar estime que ce n'est pas au Bureau Directeur de fixer le prix de Duplitop, propriété de Promolettres. Il convient d'analyser l'impact du prix de vente sur la trésorerie de Promolettres. Il pense que le prix devrait être de 30 ou 35 euros. Il rappelle que 10000 exemplaires de Duplitop 5 ont été vendus.
    Daniel Fort indique que le nouveau Duplitop ne sera qu’une mise à jour de la version actuelle et qu’il paraît difficile de la vendre à un prix élevé. Il rappelle que cette proposition d’un tarif de 20 euros n’est qu’une préconisation et pas une décision mais qu’il s’agit aussi de prendre en compte l’intérêt des licenciés. Il évoque enfin le fait que la FFSc et Promolettres constituent un « tout » et qu’en tout état de cause, si manque à gagner il y avait pour Promolettres, c’est la FFSc qui le prendrait en charge, du fait des mécanismes financiers qui existent entre les 2 structures.
    Patrice Jeanneret rappelle que la FISF a abandonné ses droits d’auteur sur la vente de Duplitop 5, à hauteur de 3 euros par exemplaire (soit 30000 euros sur la base de 10000 exemplaires vendus), en échange de travaux effectués par la FFSc au profit de la FISF. Compte tenu des évolutions actuelles et d’une situation beaucoup plus indépendante de la FISF vis-à-vis de la FFSc, cette question devra être réétudiée en ce qui concerne la vente de Duplitop 6
    Dans le cadre de l'impression de plaquettes pour le Championnat du Monde à Montpellier, Hervé Bohbot a demandé plusieurs devis dont un à Promolettres qui s'élevait à 350 euros, alors qu'il a eu une proposition par Internet pour presque deux fois moins cher. Il s’en étonne.
    Sur ce point, Jean-Pierre Géreau explique que les entreprises capables de baisser les coûts sont celles qui globalisent les demandes et peuvent tirer au plus bas les prix. Il indique ne pas pouvoir obtenir de tels prix. (À l’issue de cet échange assez vif, Jean-Pierre Géreau quitte le CA).
    Daniel Fort donne ensuite la parole à Jacques Libert.
    M. Libert rappelle qu'il a conduit les audits financiers de l'entreprise Promolettres et de l'association FFSc et que dans ce cadre, l'hypothèse avait été étudiée d'abandonner la filialisation et d'intégrer la société dans l'association. Son travail d’audit a conduit à la conclusion que ce n’était pas une bonne solution.
    Toutefois, pour éviter certains clivages que les échanges précédents viennent d’illustrer de manière assez concrète, l’analyse de Jacques Libert est qu’il convient de trouver la bonne articulation entre les deux structures.
    En effet, selon les périodes et les évènements, Promolettres connaît des périodes fastes et des périodes difficiles, ce qui peut compliquer les relations entre la FFSc (la société-mère) et sa filiale commerciale. D’après M. Libert, il s'agit d’abord d'établir clairement les règles du jeu financier entre les deux structures.
    Se pose également la question suivante : faut-il recapitaliser Promolettres ?
    M. Libert étaye son intervention par une présentation Power Point (cf. document annexé).
    Les constats et préconisations de M. Libert :
    - mettre en place une convention de fusion d'intérêts avec le Crédit Mutuel afin que les frais de découverts occasionnés par des mouvements de trésorerie ne soient plus facturés.
    - améliorer le suivi et anticiper les mouvements de la trésorerie : il faut y consacrer du temps
    - clarifier les points en termes de prix et de paiement à l'exemple des refacturations entre Promolettres et la FFSc ainsi que les dates de paiement, il faut être rigoureux
    - faire un reporting mensuel : raisonner par décade, la première pour payer l'extérieur, la seconde pour les charges, la troisième pour les salaires.
    - définir un minimum de trésorerie pour Promolettres : il pourrait être fixé à 4000 euros afin de couvrir ses frais, et reverser l’excédent de trésorerie à la Fédération lorsqu'un plafond à définir est atteint.
    Concernant les produits de Promolettres, M. Libert note une érosion continue des abonnements à Scrabblerama de l'ordre de 4% par an. La marge est satisfaisante sur ce produit, moins bonne sur les autres produits.
    M. Libert note des améliorations : Promolettres dispose pour la première fois d'un budget. Toutefois des progrès demeurent à faire en matière de besoin en fonds de roulement (BFR). Il prend l'exemple de la grande distribution : les clients payent tout de suite, alors que les grandes surfaces ne paient leurs fournisseurs qu'à 90 jours. Leur fond de roulement est tel qu'ils créent des banques. Dans l'automobile, c'est l'inverse, le besoin en fond de roulement est important.
    La situation de Promolettres est comparable à celle de la grande distribution, cependant les stocks de produits sont trop importants et augmentent le besoin en fonds de roulement. Pour M. Libert, l'enjeu majeur de l'année 2010 est la diminution des stocks. Si tel était le cas, la trésorerie pourrait être positive de 25000 euros en fin d’exercice et la question de la recapitalisation de Promolettres ne se poserait pas. En effet si la société perd plus de la moitié de son capital, elle doit être recapitalisée. Pour M. Libert la question de la recapitalisation ne se pose qu'à la fin de l'exercice, à condition de mettre en place un suivi trimestriel rigoureux, or dans ce domaine de gros progrès restent à faire. En tout cas, il estime qu’il ne faut pas recapitaliser Promolettres pour l’instant. Il préconise que la trésorerie de Promolettres soit minimale et que la société fasse régulièrement remonter ses excédents vers la société-mère, la FFSc.
    Jacques Libert a analysé la situation de la trésorerie de Promolettres, à fin février 2010. Les indicateurs ne sont pas favorables à mi-exercice.
    De manière générale, M. Libert relève un manque de rigueur dans le suivi de la comptabilité et préconise un effort important dans ce domaine. Actuellement le seul point de repère est le bilan effectué fin septembre avec l'expert comptable. Il n'est pas possible de raisonner ainsi au vu du chiffre d'affaires de l'entreprise (500000 euros). M. Libert préconise de faire un bilan intermédiaire à mi-exercice, donc fin février. Il fait remarquer qu’en juillet/août, les produits ne se vendent plus et estime que fin juin, Promolettres doit être en mesure de faire son bilan.
Assemblée Générale - 30 octobre 2009 : Conseil d'administration - 3 octobre 2009 :
  • Point de situation sur Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    Daniel Fort informe les membres du Conseil d'Administration de la signature d’un nouveau protocole d’accord entre la FFSc et Promolettres, le 12 août 2009, qui remplace le précédent qui avait été signé le 12 août 2008. L'objet de ce nouveau protocole est surtout de clarifier les conditions dans lesquelles les salariés de la FFSc peuvent travailler pour Promolettres et réciproquement, dans le respect des textes légaux et réglementaires. Le protocole précise également que le gérant de Promolettres ne peut procéder à une embauche ou à un licenciement sans l'accord du Président.
    Le protocole, dont le contenu s'appuie sur la proposition initiale de Jean Pierre Géreau, permet de définir le système de refacturation interne et de préciser qu'un accord entre le Président de la FFSc et le Gérant de Promolettres est nécessaire avant de missionner les salariés.
    Toutefois une certaine souplesse est de mise : si le temps du travail est très court (par exemple, Kelly a récemment travaillé sur un projet de commercialisation d’une mascotte par Promolettres), ou dans le cas spécifique des festivals fédéraux où il peut y avoir des échanges de service entre la FFSc et Promolettres (accueil FFSc, stand Promolettres, par exemple), il est convenu qu’il n’y aura pas de refacturation entre les deux structures.
    Ce protocole permet principalement de cadrer et clarifier la situation réciproque de deux structures, bien sûr liées historiquement mais qui, au plan juridique, sont très différentes (association, d’une part, société commerciale d’autre part) et ne sont pas assujetties aux mêmes réglementations. Pour Daniel Fort, l'ambiance s'est apaisée. Il existe une volonté commune d'harmoniser le fonctionnement des deux structures. Daniel Fort souligne que juridiquement, dans la vie au quotidien, le gérant, en l'occurrence Jean Pierre Géreau, est le seul responsable de la structure Promolettres et de ses salariés. On ne peut plus maintenir la situation passée où la FFSc avait la mainmise sur tout et où les relations entre la FFSc et Promolettres ne respectaient pas les cadres réglementaires et légaux. Ni le Président de la FFSc ni le Directeur n'ont à intervenir. Le directeur de la FFSc est simplement chargé de la mise en œuvre des articulations fonctionnelles entre la FFSc et Promolettres.
    Cela étant, depuis le 15 juillet, Philippe Genet a travaillé en bonne entente avec Jean Pierre Géreau. Il tient à rassurer les membres du CA sur la bonne collaboration entre les salariés.
    Pascal Astresses note que les propos de Daniel Fort et Philippe Genet sont très positifs ce qui contraste singulièrement avec la situation passée. Il demande s'il est possible d'avoir le protocole afin d'être transparent jusqu'au bout,
    Daniel Fort estime que c’est une pièce officielle à caractère confidentiel liant le Président de la FFSc et le Gérant de la filiale commerciale, qui n'a pas lieu d'être sortie de ce cadre. Le Président rappelle qu’il a donné l’essentiel des informations contenues dans ce protocole mais qu’il ne souhaite pas que le document lui-même circule. Cela ne se fait nulle part. À terme, la mise en place d’un espace sécurisé, avec un accès limité et strictement réservé aux membres du CA, permettrait de rendre consultables certains documents à caractère confidentiel, sur des bases qui restent à déterminer.
    Philippe Genet indique que le contenu de ce protocole a été largement explicité. Il rappelle que, concrètement, il ne peut pas y avoir de mise à disposition de personnels d’une structure vers l’autre, mais seulement des prestations de structure qui donnent lieu à l’accord des parties et à refacturation interne.
    Alphonse Tarantini demande si le protocole peut évoluer. Il indique, par ailleurs, qu’il n'est pas gêné par le fait que le document officiel ne soit pas diffusé.
    Daniel Fort indique que le texte peut effectivement évoluer, à chaque fois que nécessaire. Il suffit de convoquer une assemblée générale des associés qui ne sont que 2 : le Président de la FFSc et le Gérant de la filiale commerciale, ce qui facilite grandement la procédure.
    Le Président ne souhaite aller plus loin dans l’analyse de ce protocole, en l'absence de Jean-Pierre Géreau, mais il souligne que, lors de la réunion du 12/08, ce dernier a manifesté une réelle envie de revenir vers des bases de travail sereines.
    Pascal Astresses confirme ce point de vue.
Conseil d'administration - 7 mars 2009 :
  • Présentation et intervention du nouveau Directeur de la FFSc, Alain Juillerat : situation de l’équipe salariée, premiers projets ...

  • Thèmes :

    Fédération - Permanents - Partenariats - Promolettres
    Daniel Fort passe la parole à Alain Juillerat tout en déplorant l’accueil qui lui est réservé.
    Celui-ci, venant de l’extérieur, a pu faire un premier constat et transmet ses réflexions après deux mois d’exercice :
    - La FFSc est une association, mais les licenciés sont devenus des clients avec des besoins auxquels il faut réserver un service de qualité. Parallèlement, la qualité des services offerts aux licenciés et la réactivité face à leurs demandes n’est pas toujours au niveau qu’ils seraient en droit d’attendre.
    - L'édifice FFSc est très séduisant par son organisation : clubs, comités, Directions Nationales, Commissions, menés par un ensemble de personnes qui se donnent sans compter alors même que la vie associative connaît une pénurie de bénévoles.
    - Le jeu de Scrabble est extrêmement célèbre, mais paradoxalement notre Fédération est pratiquement inconnue du grand public.
    - Les outils de communication sont quasi inexistants, et les partenariats relativement limités (Mattel, Ubisoft, Crédit Mutuel, Larousse).
    - Le nombre de licenciés est en baisse constante. Le Scrabble n’est pas assez attirant au vu des nombreuses autres sollicitations actuelles.
    - La moyenne d'âge des participants est élevée, comme il pu le constater lui-même aux Festivals de Cannes et Biarritz,
    - La dispersion géographique de l’équipe salariée constitue des freins :
    ? pour le partage des compétences,
    ? pour remplacer une personne absente, du fait de la concentration de savoir-faire ou de tâches sur une seule personne
    ? pour le management global et l'instauration d'un esprit d'équipe.
    - Il a consacré beaucoup de temps à l'observation et à l'écoute des salariés. Ce sont des passionnés de scrabble mais est-ce suffisant ? Certains salariés sont tout à fait ouverts à cette progression et son rôle est de les former, de les accompagner dans leur quotidien pour renforcer leur efficacité.
    - Il leur a suggéré des pistes d’action pour améliorer le travail mais a été confronté à des réticences pour accepter les évolutions suggérées.
    - L'existence de deux structures - association et entité commerciale - constitue également un frein, du fait d’un partage des tâches et des missions peu clair.
    - Les bureaux sont inadaptés, et n’offrent pas un environnement de travail adéquat. Il n'existe pas de zone de confidentialité pour chacun des salariés, ce qui nuit à la productivité et à la qualité du service.

    - Les locaux ne permettent pas d'organiser des réunions, ni un accueil de qualité pour :
    * les licenciés,
    * les Présidents de Clubs et Comités
    * les clients de Promolettres
    * les futurs partenaires
    * les médias.
    - L’informatique a besoin d’être revue. Du fait de la dispersion des fichiers, les mises à jour ne sont pas systématiquement généralisées, ce qui entraîne, pour ne prendre qu’un exemple, un taux de retour des courriers anormalement élevé.
    - La gestion comptable et financière est dispersée et manque de rigueur. Il s'étonne que dans une structure aussi petite, autant de salariés interviennent dans le processus de traitement des factures et des règlements. Certains chèques mettent très longtemps à être encaissés.
    Toutes ces constatations appellent la préconisation suivante de sa part : à terme, il faudrait clairement redéfinir les rôles de l'association et de l'entité commerciale, proposer un management participatif. Il estime que ce n’est pas aux salariés de définir les grandes options stratégiques de la FFSc et de Promolettres et qu’ils sont, par ailleurs, tenus d’observer un devoir de réserve.
    Il invite ensuite les membres du Conseil d'Administration à se projeter dans l'avenir.

    Ses suggestions :
    - évoluer vers des bureaux permettant d’accueillir convenablement le personnel et de fournir des espaces de travail satisfaisants. Le besoin est évalué à 300m², sur une base à terme de 12 salariés avec un espace de stockage et de réunions permettant d'organiser tout type de réunion y compris conseils d'administration. Après prospection, le prix d'un local de ce type oscille entre 1,5 et 1,8 millions d’euros, le siège actuel de la FFSc a été estimé à 1 - 1,2 millions d’euros. Le delta à financer est de 300000 à 600000 euros. Changer de locaux signifie aussi de véritables économies à venir : locations des salles, coûts de copropriété élevés ... Le contexte immobilier actuel pourrait aussi rendre cet achat très intéressant.
    - l'informatique constitue un investissement crucial. Patrice Bulat est isolé géographiquement et tout s’arrête en son absence. La mise en place d’une base de données unique (licenciés, abonnés Scrabblerama, clients Promolettres), déjà demandée en 2006, est très urgente. Les données doivent être centralisées, le site internet modernisé. Les outils bureautiques doivent évoluer. M. Juillerat estime le coût de toutes ces actions à 60000 euros par an pendant 3 ans.
    - la gestion et l’administration des ventes, la comptabilité : il préconise un partenariat avec un cabinet d’expert-comptable proche du siège social. Les fonctions paie et comptabilité pourraient être externalisées. Cela redonnerait de la disponibilité à l’équipe des salariés pour se recentrer sur l’activité « scrabble » proprement dite. Basé à Paris, un seul salarié suffirait pour gérer l’ensemble du suivi comptable (alors qu’actuellement presque tous les salariés traitent des factures et des chèques, ce qui contribue à provoquer des erreurs ou des retards).
    - la communication : Alain Juillerat évoque le récent reportage sur le Scrabble - 60 ans du Scrabble. L’actuelle plaquette est à réactualiser. Tous les outils doivent dorénavant être téléchargeables sur le site internet. Il faut occuper le terrain par des communiqués de presse réguliers, des « petits déjeuners presse ». Pour mener ce travail, il faut une ressource humaine, une compétence issue d'une école de communication, il estime le budget à 50000 euros par an.
    - les partenariats : cela exige un vrai travail de fond et une attractivité plus marquée.
    * Mattel France : A la suite d’une réorganisation interne, les contacts ont changé et il est essentiel de consolider nos relations.
    * VVF : les responsables rencontrés avec Daniel Fort et Framboise Leclerc sont partants pour formaliser le partenariat et proposer une extension nationale à celui développé avec succès en région s’appuyant sur l’expérience déjà acquise dans certains comités. Daniel Fort précise que VVF dispose d'outils beaucoup plus performants que ceux de la FFSc et notamment d'un fichier d’adresses de 450000 clients auprès desquels des informations sur le scrabble pourraient être diffusées. Le partenariat pourrait se décliner par la suite par des contreparties financières à l'exemple de la prise en charge des hébergements pendant le Grand Prix mais aussi sur le choix ciblé de villages pour y organiser des animations « scrabble » auprès du public diversifié des vacanciers (équipes à constituer avec le concours de la DACC)
    * Editions First : elles réalisent les ouvrages « ...pour les nuls », et un contact a été pris pour envisager la réalisation d’un ouvrage "le Scrabble pour les nuls". M. Juillerat lance un appel à candidatures pour d'éventuels auteurs. Parallèlement, les Editions First vont demander à Mattel le droit d'utiliser la marque. Cet ouvrage pourrait sortir pour les Championnats du Monde à Montpellier en 2010.
    * l’agence de communication « Manhattan » et les Croisières Costa. Objectif : mettre sur pied des croisières « Scrabble ». La première est prévue à partir du 12 octobre 2009.
    * Déjeuners « Scrabble » prévus avec le « Club Loisirs du Figaro ».
    * Sièges relaxant Stressless (contact amorcé par Thierry Bayle).
    Il projette également de développer le sponsoring sur les tournois jeunes et sur les grands festivals fédéraux. Afin de développer et préserver les relations avec les partenaires, il suggère de les inviter pour les récompenser pour leur engagement.

    Échanges suite à cette présentation :

    Raymond Perret revient sur le choix qui a été fait de constituer Promolettres en EURL, expliquant qu’il s’agissait de séparer structurellement et fiscalement ce qui relevait de l’activité associative, non imposable, et de l’activité commerciale, imposable.
    Daniel Fort indique qu'il est possible d’intégrer la partie commerciale dans l’association. Cela implique de tenir deux comptabilités distinctes, concrètement que les activités soient sectorisées. Cette pratique existe dans de nombreuses associations.
    Jean-Pierre Géreau rappelle que l’effectif de Promolettres est de trois salariés, Nicolas Aubert, Jacques Lachkar, Nicolas Thomas. Il a rencontré Alain Juillerat et il a été convenu que le personnel, en cas de disponibilité, pourrait donner un coup de main à la FFSc. Depuis début janvier, cela ne semble pas avoir été le cas ou très peu. Le temps consacré par les salariés Promolettres à des tâches FFSc pourrait être refacturé à la FFSc.
    Il informe que Promolettres a des contacts avec FRAM et que l’organisation de voyages doit passer par la société commerciale. Le Président rappelle que cette clause des statuts de Promolettres est normale puisque cette société est l’opérateur commercial de la FFSc. Par exemple, la FFSc ne peut pas « vendre » des séjours ou des voyages, seul Promolettres pourrait le faire, le cas échéant. Mais le Président rappelle aussi que les partenariats d’envergure se gèrent au niveau national et que c’est la FFSc qui est nécessairement l’interlocutrice. Dans le cas, par exemple, du partenariat avec Manhattan et les Croisières Costa, la FFSc est partenaire et gère le contenu « scrabble » de la croisière mais n’organise pas directement la croisière, en particulier sur le plan des encaissements (ce n’est donc pas la FFSc qui « vend » la croisière).
    Concernant l’affectation de personnels, Daniel Fort rappelle que trop de salariés étaient affectés à Promolettres. L'audit de 2007-2008 avait clairement mis en exergue qu'il ne fallait plus forcer le nombre de salariés et revenir au plus près de la réalité. C’est ainsi, par exemple, que le poste en CDD de Jean-Michel Guizard, travaillant sur Duplitop, a été affecté à la FFSc. La mise à disposition de personnels peut aussi être nécessaire de la FFSc vers Promolettres. Par exemple, les salariés de la FFSc peuvent avoir à se mobiliser sur des actions urgentes et prioritaires comme la sortie de l’ODS. Cependant, sur ces aspects organisationnels, seul le Directeur présent peut juger des besoins et affecter les moyens.
    Jean Pierre Géreau reconnaît qu'ils se sont mis d’accord sur ce principe.
    Arlette Ballanger avait remarqué que les chèques tardaient à être encaissés. Elle s’étonne que tant de salariés traitent les opérations financières. Alain Juillerat précise que si 6 personnes interviennent dans la manipulation des chèques, elles ne sont pas pour autant toutes habilitées à les signer.

    Daniel Guédon partage le constat effectué par M. Juillerat sur les locaux. Il ajoute que le siège de la FFSc est actuellement à Paris mais que la revente du siège de Paris permettrait largement d’acheter en province.
    Marie-Claude Cornut est ravie d’entendre parler de l’informatique : les données sont dispersées et il y a urgence à travailler dans ce domaine. Par avance, elle remercie M. Juillerat pour ce qui sera fait dans ce sens.
    Gérard Van Cayzeele s'interroge sur les pertes de licences vs le nombre de salariés envisagé. Alain Juillerat rappelle qu’il s’agissait d’une projection sur 3 à 5 ans. Sur cette base, il n'est pas irréaliste de tabler sur 12 salariés à cette échéance.
    Daniel Guédon espère avoir du temps pour parler des actions concrètes mises en œuvre pour pallier la perte des licenciés
  • Restructuration FFSc-Promolettres en cours. Impacts pour les usagers. Validation d’une embauche de personnel.

  • Thèmes :

    Promolettres
    Restructuration FFSc-Promolettres en cours. Impacts pour les usagers (responsables, licenciés). Validation d’une embauche de personnel, suite au départ de Pierre Calendini.

    Daniel Fort rappelle que 5 personnes sont actuellement affectées sur la FFSc : Inès Ammar (en CDD), Joan Controu, Séverine Gruchot, Jean-Michel Guizard (en CDD), Alain Juillerat, et 3 sur Promolettres : Nicolas Aubert, Jacques Lachkar, Nicolas Thomas. 1 salarié partage son temps entre la FFSc et Promolettres, Patrice Bulat mais à très court terme son poste devrait être entièrement basculé sur la FFSc. Il rappelle que le Conseil d'Administration, lors du CA d'Octobre 2008, a donné son accord pour l’embauche d’une standardiste.
    Après les deux premiers mois d’activité de Melle Ammar, il apparaît qu’un accueil standard convivial doit être pérennisé, même s’il semble concerner en bonne partie l’activité Promolettres.
    Alain Juillerat précise que le système téléphonique actuel est vieillissant. Pour optimiser le service, il pourrait être envisagé d’y adjoindre des serveurs vocaux qui diffuseraient des messages d'attente lorsque les lignes sont occupées ou en cas d'absence de la personne appelée. Angélina Dareau souligne la qualité actuelle du standard et elle n'est pas favorable à la mise en place d’un serveur vocal. Daniel Fort fait remarquer qu'à aucun moment il n'a dit que le standard serait remplacé par un serveur vocal mais que son usage visera, au contraire, à renforcer la qualité de l'accueil, à des moments où la personne qui est censée s’occuper du standard sera indisponible ou absente.
    Ce poste est également amené à s’étoffer, du côté des tâches de secrétariat : suivi des fichiers du scolaire, contacts avec les clubs, mailings, ...
    Le Président demande au Conseil d'Administration de :
    - valider la pérennisation du poste standard / secrétariat.

    Vote : unanimité pour.

    Ce poste standard et secrétariat est différent de celui qu’occupait Pierre Calendini. Nicole Counotte s'interroge sur la continuité du travail assuré par ce dernier. Daniel Fort lui indique qu'une partie des tâches a été reprise par Nicolas Aubert, une partie par la standardiste, et une dernière partie par Jean-Michel Guizard qui assure la maintenance téléphonique de DupliTop.
    Annie Gruchot demande le niveau requis pour l’embauche du chargé de communication car cela a un coût tout comme un cabinet d’expert comptable. Elle souligne qu'elle pose la question mais qu’elle n’a rien contre.
    Daniel Fort rappelle que le cabinet d'expert comptable n'est pour l’instant qu'une préconisation. Il évoque également que le recours aux stagiaires peut rendre service mais ne permet pas toujours d’aboutir à des résultats concluants ou de confier des tâches importantes.
    Il est maintenant demandé au Conseil d'Administration de donner son accord sur la création d’un poste FFSc, qui au vu des priorités et des besoins, sera orienté sur la communication, avec capacité d'intervention sur l'infographie (site internet et papier) et suivi des dossiers de partenariat. Ce poste conviendrait à un jeune diplômé, de préférence issu d'une école spécialisée.

    Vote : unanimité moins 3 abstentions.
  • Actions de Promolettres (Jean-Pierre Géreau)

  • Thèmes :

    Promolettres
    L’objectif de Jean-Pierre Géreau est de parvenir à équilibrer les comptes de Promolettres, sur la période de 4 années, correspondant à la durée de vie de l’ODS.
    Il revient sur la question des « pigistes » de Scrabblerama qui avait soulevé une polémique sur le blog du Bureau Directeur et dans les colonnes de Scrabblerama. Il s'est rapproché de professionnels qui lui ont confirmé que le système actuel de fonctionnement et d’indemnisation des rédacteurs de Scrabblerama, soit une réunion mensuelle et un repas offert à concurrence de 70 euros environ, est la meilleure solution et la moins coûteuse pour Promolettres.
    Il souhaite également faire une mise au point sur un compte-rendu de réunion du Bureau Directeur où il était mentionné que Promolettres était « dans le rouge ». Il précise que les décalages de trésorerie sont très fréquents dans les sociétés commerciales et peuvent s’expliquer, dans ce cas précis, par des retards d’encaissements.
    Jean-Pierre Géreau revient sur la question de la dette de Promolettres vis-à-vis de la FFSc. Le remboursement de cette dette a posé des problèmes importants, ne laissant aucune marge de trésorerie à la société commerciale. La bascule définitive du demi-poste de Patrice Bulat sur la FFSc est vivement attendue.
    Il aborde ensuite les nouveautés de ce début d’année 2009.
    Les retours concernant la nouvelle formule de Scrabblerama (livret de jeux indépendant) sont majoritairement positifs. La présence d'un stand Promolettres à Cannes a généré 13000 euros de chiffre d’affaires et une centaine de nouveaux abonnements à Scrabblerama. Il présente un nouveau produit : un recueil de parties à vocabulaire courant qui sera envoyé à tous les Présidents de Clubs, action menée conjointement avec Daniel Guédon, Président de la Commission Développement Animation Clubs et Comités. Il informe de la réalisation de boîtes de 4 jeux, susceptibles d’intéresser tous les clubs, scolaires ou civils. Pascal Astresses demande le nombre d'abonnés à Scrabblerama : Jean Pierre Géreau lui indique environ qu’il y en a environ 5700, dont 4300 payants.
    Valérie Malabou, présente à l'accueil pendant la Coupe de la Méditerranée du Festival de Cannes avec Manuella Grimal, souligne que l’emplacement du stand Promolettres n’était pas optimal, car pendant les parties, personne ne pouvait pas accéder au stand.
    Jean-Pierre Géreau en est conscient. Il précise que c'était également le cas pour le stand de Lionel Cléron et qu'il conviendra d'y réfléchir pour la prochaine édition.
    Nicole Counotte ajoute qu'au vu du nombre de visiteurs au Festival International des Jeux, un stand Promolettres pourrait y être présent.
    Une nouvelle opération d’envergure concernant les abonnements à Scrabblerama sera menée à Vichy. Jean-Pierre Géreau pense que les joueurs qui viennent à Vichy ne sont pas tout à fait les mêmes que ceux qui participent au Festival de Cannes, dans une proportion assez importante, peut-être à hauteur de 400 à 500 personnes.
Bureau directeur - 11 novembre 2008 :
  • Demandes de Jean-Pierre Géreau, gérant de Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    Le Bureau valide la demande de Jean-Pierre Géreau de disposer d’un volant de trésorerie pour gérer au quotidien les dépenses de Promolettres (à noter que Promolettres est déjà « dans le rouge »).
    Dérogation aux règles de validation et/ou de double signature pour les factures supérieures à 3000 euros : le Bureau Directeur répond négativement. Le Règlement Financier vient juste de se mettre en place, ce serait incohérent de le contourner, à peine sa mise en place effectuée. Normalement, les validations interviennent sous 24 heures et ne doivent pas poser de problème au fonctionnement de Promolettres.
    Demande de décharge du standard de Nicolas Thomas pour pouvoir faire face à ses tâches de comptabilité de Promolettres : le Bureau Directeur est évidemment d’accord pour que Nicolas Thomas accorde une priorité à cette mission, et ce quotidiennement. C’est pour cela qu’une formation lui a été payée.
    Concernant le problème récurrent du standard, le Bureau Directeur estime que la prise de décision doit se faire avec le nouveau (la nouvelle) Directeur (trice) qui fera ses propositions, après état des lieux. Dans l’attente, il est faut réorganiser les tâches des salariés ou les heures d’ouverture du standard, de manière à ce que Nicolas Thomas puisse avoir le temps de traiter les opérations de comptabilité de Promolettres, au jour le jour.
    Quelques hypothèses sont évoquées concernant le standard : revenir au système d’appel direct des salariés, en fonction de leurs secteurs d’intervention ; mettre en place une messagerie vocale permettant de contacter le bon salarié en fonction de la demande à formuler ; mettre en place un « standard virtuel » qui dirige d’une manière aléatoire les appels vers les postes des salariés, utilisation d’une plate-forme téléphonique, création si nécessaire d’un poste d’accueil …
    Projet Promolettres de vente de jeux de Scrabble, avec un conditionnement de 4 jeux, à des tarifs attractifs (permis par le conditionnement) vis-à-vis des clubs scolaires mais aussi civils, à partir de février 2009 : accord du Bureau Directeur sur la mise à disposition par la FFSc des importants fonds de trésorerie nécessaires (environ 45000 euros TTC) pour financer la fabrication et la commercialisation des produits.
Assemblée Générale - 31 octobre 2008 :
  • Rapports financiers FFSc et Promolettres 2007-2008, budget prévisionnel FFSc 2008-2009

  • Thèmes :

    Finances - Promolettres
    Thierry Bayle présente les différents éléments des rapports financiers de la FFSc et de Promolettres, sur l’exercice 2007-2008. Il explique en particulier la double présentation des résultats : en données réelles sur un exercice qui a duré 14 mois, du fait de la modification du calendrier annuel de la saison (qui ira désormais du 1er septembre au 31 août de l’année suivante) et en données corrigées sur 12 mois pour qu’on ait une idée de ce qu’auraient été les résultats sur la période de référence habituelle et comparable aux exercices antérieurs.
    Ce rallongement de 2 mois a une incidence importante sur les bilans annuels. Sur 14 mois le bilan de la FFSc est négatif mais il aurait été positif sur 12 mois. Cela s’explique par le fait que, pendant les mois de juillet et août, les produits chutent alors que les charges restent élevées. De même, pour Promolettres, le bilan financier, bien que largement excédentaire, en raison de la sortie conjointe, cette saison, de l’ODS5, du logiciel DupliTop 5 et des produits dérivés, est significativement diminué du fait de l’intégration des mois de juillet et août dans l’exercice annuel.

    Sur l’exercice :
    - le bilan financier de la FFSc est donc négatif : -40590,40 € (sur 12 mois, il aurait été excédentaire : +40331,61 €)
    - le bilan financier de Promolettres est excédentaire : +148528,42 € (sur 12 mois, il aurait été plus largement excédentaire : +187109,27 €)

    Le budget prévisionnel 2008-2009 de la FFSc, intégrant l’emploi en CDD sur 11 mois de Jean-Michel Guizard et le basculement d’ 1,5 ETP (Equivalent Temps Plein) de Promolettres vers la FFSc, est présenté en excédent de 33300 €.

    Le budget prévisionnel 2008-2009 de Promolettres n’est pas encore finalisé.

    En s’appuyant sur quelques éléments de présentation, le Trésorier de la FFSc essaie de donner aux non-spécialistes une image concrète de la « richesse » de l’ensemble consolidé FFSc-Promolettres, suivant le schéma : Avoir en banque + Créances – Dettes + Stock (Promolettres uniquement) + Patrimoine

    [tableau : voir fichier Word]

    Les documents distribués aux membres de l’Assemblée Générale sont annexés au présent compte-rendu.

    Vient ensuite un temps d’échanges autour de ces rapports et présentations. La plupart des questions (progression de la masse salariale, progression des coûts d’inscription dans les Festivals Fédéraux, saisonnalité de l’activité, …) trouvent réponse dans les documents présentés.

    Deux autres points suscitent des débats :
    - le coût important des Championnats du Monde pour la FFSc, même quand ils ne se déroulent pas en France : en dehors des subventions habituelles aux joueurs qualifiés et de la prise en charge des accompagnateurs des scolaires, la FFSc avance des fonds en ce qui concerne le voyage des participants. Cette opération devrait être théoriquement « blanche » mais elle ne l’est jamais, essentiellement, sans doute, du fait de désistements tardifs. Cette pratique sera abandonnée, car elle pose de toute façon problème au niveau légal, la FFSc ne pouvant se substituer à une agence de voyages. La FFSc continuera à négocier les prix mais les règlements se feront désormais directement auprès du prestataire.
    - les déficits récurrents de Promolettres : une première action sera menée très prochainement, consistant à réduire la masse salariale de Promolettres (1 à 1,5 ETP) par rebasculement d’emploi(s) sur la FFSc, en conformité avec l’activité et les besoins réels de la société commerciale. L’idée est à l’étude d’une recapitalisation de Promolettres par des fonds de la FFSc, à hauteur de 50000 € (contre 10000 € actuellement). Enfin, le Président de la FFSc rappelle qu’au vu de l’audit mené, il n’apparaît pas raisonnable d’espérer que Promolettres soit bénéficiaire mais plutôt de se fixer comme objectif que cette société commerciale, considérée comme un service aux scrabbleurs, atteigne l’équilibre financier.

    Les rapports financiers et le budget prévisionnel sont soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Le vote s’effectue à main levée, sous contrôle des scrutateurs du Comité National d’Éthique.
    98 votes exprimés : 77 pour, 7 contre, 14 abstentions. Les rapports financiers et le budget prévisionnel de la FFSc sont adoptés.
  • Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    La parole est donnée à Jean-Pierre Géreau, le nouveau Gérant de Promolettres.

    Il commence par faire un rappel historique de son action en tant que Directeur Technique des publications, depuis 2005, avec à la clé de sérieuses économies en 3 ans.

    Il met en perspective l’extension des procédures de gestion mises en place au niveau des publications à l’ensemble de l’activité de Promolettres et affirme son souci de faire des économies là où c’est possible.

    Jean-Pierre Géreau rectifie une erreur du compte-rendu du CA du 4 octobre, en ce qui concerne la baisse des abonnés : la perte est de 200 à 250 abonnés par an (et non 800 comme cela avait été écrit). Il précise que la composition du lectorat est de l’ordre de 3500 licenciés pour 1500 non licenciés.

    D’ores et déjà, une nouvelle formule verra le jour, dès janvier 2009, avec séparation du contenu rédactionnel (52 pages) et d’un cahier de jeux autonome (64 pages). Cela aura un coût mais l’espoir est de fidéliser de nouveaux lecteurs.

    Plusieurs questions sont posées concernant le contenu de Scrabblerama, en termes de cible : pourquoi ne pas s’intéresser plutôt aux « petits » joueurs qu’à l’élite ? Jacques Lachkar, rédacteur en chef de Scrabblerama, apporte des réponses : problème de « matière » en terme de coups d’œil sur les joueurs et sur les clubs (peu voire pas de retour à ses demandes, d’où la disparition de la rubrique « clubs »), prise de conscience qu’il faut proposer des jeux plus abordables, enquête à venir auprès des lecteurs, nécessité de satisfaire une grande variété de lecteurs dont ceux qui s’intéressent aux reportages sur les grandes manifestations fédérales, …

    Par ailleurs, Jean-Pierre Géreau rappelle que Promolettres reprend en charge la vente de toute la papeterie y compris les bulletins de jeux, à des tarifs qui resteront attractifs pour les clubs.

    Un membre de l’Assemblée Générale demande pourquoi il a fallu si longtemps pour avoir un nouveau gérant, à la suite de la démission d’Annie Gruchot. Pressenti en décembre 2007, Jean-Pierre Géreau avait confirmé, à l’occasion d’un dîner de travail avec le Président et la Vice-Présidente de la FFSc, à Cannes (février 2008), son intérêt pour cette gérance mais avait réservé son accord définitif jusqu’au résultat de l’audit de Promolettres. Cet audit s’est prolongé par celui de la FFSc qui n’en était pas indépendant. L’ensemble des audits terminé (juin 2008), la nomination de Jean-Pierre Géreau comme Gérant de Promolettres s’est effectuée rapidement puisqu’elle est devenue effective le 18 juillet 2008.

    Jean-Pierre Géreau évoque enfin d’autres axes de développement de Promolettres : du côté des publications (favoriser la commercialisation de produits type « PCS » ou « Ratichon du Chantoir »), du côté des séjours (partenariat avec FRAM par exemple).
Conseil d'administration - 4 octobre 2008 :
  • Modifications de fonctionnement dans l’équipe des salariés FFSc-Promolettres

  • Thèmes :

    Permanents - Promolettres

    Fichiers disponibles :

    CA_2008_4_octobre_Demission_Maniquant.docDaniel Fort tient à excuser l’absence de Franck Maniquant, actuellement en congé maladie. Il annonce que le Directeur de la FFSc souhaite démissionner. Daniel Fort rappelle que Franck Maniquant avait demandé début septembre un congé sabbatique de 11 mois, demande à laquelle le Bureau Directeur n’avait pas répondu favorablement au motif que l'octroi d'un tel congé serait incompatible avec son statut de Directeur et le rôle que cette fonction lui confère dans la bonne marche de notre association.

    Suite à ce refus, Franck a adressé une lettre (annexée au présent compte rendu) à Daniel Fort expliquant les raisons de sa démission, et comme ils en sont convenus, ce dernier en effectue la lecture aux membres du CA.

    Daniel Fort rappelle qu’une démission ne donne pas lieu à des indemnités. Pour tenir compte des 21 ans passés au service de la FFSc, le Bureau Directeur a proposé à Franck Maniquant de lui verser une prime équivalente à 4 mois de salaire, soit environ 10000 euros nets (coût pour la FFSc : entre 15000 et 16000 €). Ces 4 mois correspondent au délai de carence imposé par les ASSEDIC avant de pouvoir demander un réexamen du dossier. Cette prime permettra à Franck Maniquant, dont les recherches d’emploi sont en bonne voie, d’être complètement serein. Par ailleurs. il sera autorisé, sur la fin de son contrat, à consacrer une partie de son temps à sa recherche d’emploi.

    Cette information n’appelle pas de commentaires de la part des membres du CA. Marie-Claude Cornut pense que l’absence de Franck laissera un vide à la FFSc. Daniel Fort en est d’accord mais il indique avoir ressenti, ces derniers temps, une réelle lassitude de Franck Maniquant qui s’est concrétisée assez brutalement, fin août début septembre, par un vrai désir de changement d’horizon. Il souligne que c’est naturellement sa liberté de faire ce choix, qu’il trouve courageux, de se lancer dans un nouveau défi personnel et professionnel.

    Remplacement du directeur de la FFSc
    Du fait du départ du directeur, un recrutement doit être lancé. Les membres du Conseil d’Administration doivent se prononcer sur l’embauche d’un nouveau directeur
    Validation à l’unanimité.
    Daniel Guédon demande si des pistes existent. Après définition du profil de poste avec Franck Maniquant, l’annonce sera ouverte en recrutement externe et transmise aux organismes spécialisés dans le recrutement des cadres. L’offre d’emploi ne s’adresse pas nécessairement à un scrabbleur, mais l’information sera relayée en interne.

    Comptabilités FFSc et Promolettres
    Daniel Fort rappelle que Thierry Bayle, Trésorier de la FFSc, a repris la comptabilité et que, pendant le congé maternité de Séverine Gruchot, les notes de frais doivent lui être envoyées.
    Nicolas Thomas a fini son stage en comptabilité. Il va prendre en charge la comptabilité de Promolettres. Par ailleurs, en l’absence de Séverine Gruchot, il rassemble les factures FFSc et les transmet à Thierry Bayle.

    Missions d’Anne-Laure Vallenet
    Anne Laure Vallenet a repris une partie des taches de Séverine Gruchot : les inscriptions aux Festivals, l’accueil au Festival d’Aix-les-Bains, les Simultanés de France de novembre et l’enregistrement des licences.

    Stagiaire et besoins en informatique
    Eva Togkoz, stagiaire pendant 4 mois, a travaillé sur le module de ventes par internet. Daniel Fort cède la parole à Pascal Graffion, membre du Bureau, informaticien de métier et son maître de stage. Ce dernier indique qu’elle était une élève du CNAM et que son stage entrait dans le cadre de sa licence professionnelle. Comme son travail n’est pas fini, elle s’est proposée de venir le terminer bénévolement. Pascal Graffion ajoute qu’à l’issue de son stage, elle a posé sa candidature pour être embauchée à la FFSc. Pascal Graffion et Patrice Bulat n’ont pas souhaité donner suite à sa demande car ils considèrent qu’elle n’a pas les compétences techniques requises.
    Pascal Graffion fait remarquer que Patrice Bulat, informaticien partagé entre la FFSc et Promolettres, n’a pas le temps de se consacrer aux développements qui deviennent urgents : par exemple, la mise en place d’une base de données commune « licenciés, abonnés à Scrabblerama, clients de Promolettres » ou encore l’homogénéisation des fichiers et outils de travail des salariés de la FFSc…. En ce qui concerne Duplitop, Pascal Graffion souligne qu’il est très difficile de reprendre des logiciels développés par d’autres. Certes, les droits du logiciel Duplitop ont été rachetés, mais il est pratiquement impossible d’avoir un produit sans bug. Pascal Graffion précise que Jean Michel Guizard, le concepteur de Duplitop, assure depuis un an et bénévolement le suivi du produit. Pour soulager Patrice Bulat du travail qu’il effectue lui-même sur Duplitop et lui prend une grande partie de son temps, la solution pourrait être d’embaucher Jean-Michel Guizard, sur la base d’un CDD. Par ailleurs le graphisme du site internet de la FFSc doit être retravaillé. Patrice Bulat est un développeur informaticien mais n’est pas un designer graphiste. A l’issue du CDD sur Duplitop, un recrutement d’un designer graphiste pourrait être effectué.
    Au vu des éclairages apportés par Pascal Graffion, Daniel Fort demande aux membres du Conseil d’Administration de se prononcer sur l’embauche d’un informaticien jugée prioritaire en termes de besoins.
    Annie Gruchot indique qu’il lui semblait que, selon les salariés, le besoin sur le standard était prioritaire.
    Pierre Calendini, représentant des salariés, informe que, depuis le début de l’année, une nouvelle organisation a été mise en place pour le standard, sur la base d’une permanence assurée par 4 salariés dont le Directeur, volontaire pour participer à cette réorganisation.
    Pierre Calendini reconnaît que cette nouvelle organisation était satisfaisante.. L’absence future du Directeur va cependant impacter l’organisation actuelle. Si les salariés souhaitent toujours l’embauche d’un standardiste, ils reconnaissent également l’importance du besoin en informatique.
    John Servaege fait remarquer que l’embauche de Jean-Michel Guizard risque de coûter cher à la FFSc. Daniel Fort explique que Jean Michel Guizard est un autodidacte très doué mais qu’il n’est pas informaticien de métier. Son salaire restera dans la fourchette basse, au niveau de celui qu’il touche actuellement dans son entreprise auprès de laquelle il formulera une demande de congé sabbatique.
    Hervé Bohbot s’étonne que le Directeur, même volontaire, ait été mis à contribution au standard de la FFSc. Angélina Dareau, qui a été autrefois standardiste, évoque l’ingratitude de cette tâche et estime également qu’un Directeur a mieux à faire.
    Daniel Fort pense que l’arrivée d’un nouveau directeur (ou directrice), entraînera sûrement une réorganisation des tâches. Il propose, afin de ne pas solliciter plusieurs fois les membres du CA sur ce point, que soient validées globalement, sur le principe, les embauches d’un Directeur (ou d’une Directrice), d’un(e) informaticien(ne) et d’un(e) standardiste. La mise en œuvre de ces embauches sera conditionnée par les priorités et les besoins effectifs de la FFSc.
    Les membres du CA valident cette proposition à l’unanimité.

    Nomination d’un nouveau gérant de Promolettres, filiale commerciale de la FFsc
    Daniel Fort indique que, depuis juillet 2008, Promolettres a un nouveau gérant bénévole en la personne de Jean-Pierre Géreau, qui interviendra au cours de la réunion. Il succède à Annie Gruchot.
  • Nouvelle gérance de Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    La parole est donnée à Jean-Pierre Géreau, nouveau gérant de Promolettres. Il annonce qu’il va mettre en place des outils de gestion de l’activité Promolettres inexistants jusqu’alors.
    Il a fait un premier constat : l’érosion de 700 à 800 abonnés par an sur Scrabblerama. Par ailleurs, il rappelle que le prix de la revue n’a pas été augmenté depuis 2004.
    Il va proposer des nouvelles formules de mise en page : un cahier rédactionnel et un cahier de jeux. Il entend aussi conduire une analyse du lectorat pour adapter les niveaux des jeux. L’investissement est estimé à 18 000 euros sur une année.
    Daniel Guédon demande s’il est prévu d’enquêter auprès des 700 à 800 abonnés perdus par an.
    Jean Pierre Géreau pense que, sans mener une enquête lourde, un premier travail peut se faire autour du niveau de difficulté des jeux proposés. Sur ce point, Daniel Guédon indique qu’il a constaté que les jeux de la rubrique dite facile étaient loin de l’être, ce qui peut s’avérer dissuasif pour le lecteur.
    Valérie Malabou demande s’il connaît la part, dans cette érosion, des licenciés et non licenciés. Jean Pierre Géreau n’est pas allé aussi loin dans l’analyse. Pour Pierre Calendini, il pense que le profil se calque sur la typologie initiale des abonnés 1/3 de non licenciés et 2/3 de licenciés soit 5000 abonnés dont 1500 non licenciés. Valérie Malabou pense qu’il serait intéressant de le vérifier. Daniel Guédon abonde. Framboise Leclerc rappelle aussi que les abonnés non licenciés sont la plupart du temps des personnes appartenant à des sections scrabble non affiliées.
    Hervé Bohbot demande s’il serait possible de connaître le nombre d’abonnés par club. Pour lui, le contenu de Scrabblerama est répétitif ce qui peut aussi expliquer la perte d’abonnés, lassés par le contenu.
    Simone Winckel en profite également pour demander s’il serait possible d’informer les comités des joueurs licenciés directement à la Fédé.
    Jean-Pierre Géreau informe les Présidents de Comité que Promolettres va se charger de la vente de toute la papeterie y compris les bulletins de jeux. Les commandes seront donc à adresser à Promolettres. Le prix des bulletins sera légèrement augmenté avec la possibilité d’une remise pour les grosses quantités commandées. L’impression des bulletins est assurée par Boissor. Désormais, Promolettres s’engage à lui acheter une grande quantité de papeterie et lui paiera au fur et à mesure des commandes. Du fait du partenariat, le Crédit Mutuel sera mentionné sur tous les bulletins. Daniel Fort rappelle la convention liant la FFSc et le Crédit Mutuel : fourniture de papeterie et de chemises, avec logo, dans le cadre des grandes organisations fédérales (Festivals, Championnats de France) à hauteur de 4000 euros TTC annuels. L’ensemble des membres du CA estime que c’est peu et qu’une renégociation serait la bienvenue.
    Jean-Pierre Géreau indique que des contacts sont réactivés avec Fram. Daniel Guédon propose que des échanges aient lieu sur ce sujet entre la FFSc et les Commissions.
    Jean-Claude Salloux s’interroge sur cette action : comme les comités sont désormais positionnés sur les semaines de scrabble, il serait dommage de lancer des opérations concurrentes.
    Jean-Pierre Géreau souligne que l’objectif n’est pas de se positionner sur les semaines de simultanés. Pour lui, il s’agit dans un premier temps de relancer le challenge Fram et de réactiver une section scrabble dans certains villages de vacances Fram car ce sont des viviers de nouveaux joueurs.
    Jean François Harmand souligne qu’en ce qui concerne les clubs Med, ils sont plus demandeurs de scrabble classique que de scrabble duplicate.
    Daniel Fort s’interroge sur l’intérêt de maintenir sous leur forme actuelle les simultanés de France en raison de l’existence des simultanés permanents, beaucoup moins lourds à gérer.
    Annie Gruchot indique que les joueurs sont très contents d’y participer et conjuguent scrabble et détente. Selon Angélina Dareau, les participants sont des joueurs qui ne veulent pas faire de tournoi.
    Daniel Fort reprécise que la question n’est pas là : des semaines de simultanés peuvent très bien s’organiser autour des simultanés permanents. Ce qui est en cause, c’est la lourdeur de la gestion et du traitement des simultanés de France, au niveau fédéral.
Bureau directeur - juillet/août 2008 :
  • Audits de Promolettres et de la FFSc

  • Thèmes :

    Finances - Promolettres
    Ils sont terminés. S’ils ne révèlent pas de problème majeur de viabilité de l’une ou l’autre de nos structures, ils soulignent néanmoins des dysfonctionnements en matière de gestion de nos finances. Ils débouchent surtout sur des préconisations visant à l’amélioration de notre fonctionnement en interne : entre autres, nécessité de procéder à un suivi plus régulier et nettement plus rigoureux de notre trésorerie et de notre comptabilité et suggestion de rééquilibrage de l’équipe salariée entre les deux structures. En ce qui concerne la sectorisation éventuelle de l’activité commerciale au sein de la FFSc, des compléments d’information sont en cours de recherche dans le domaine fiscal.
  • Fonctionnement de Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    Jean-Pierre Géreau a été nommé Gérant de Promolettres, le 18 juillet 2008. Cette gérance est bénévole.
Conseil d'administration - 24 mai 2008 :
  • Point financier. Rapport d'étape sur l'audit de Promolettres, suites de cet audit. Remboursement des frais de déplacement : nouvelles dispositions.

  • Thèmes :

    Promolettres
    Intervention de Thierry BAYLE, Trésorier de la FFSc. Il précise qu’il lui aurait été difficile d’envoyer les documents deux semaines avant le CA, puisqu’il n’a disposé des chiffres que le 20 mai, en vue d’en faire une synthèse pour le 24 mai ! Cela a permis en revanche de disposer aujourd’hui d’ une situation financière la plus à jour possible (cf document CA).

    Thierry BAYLE précise que des compléments seront apportés aux documents transmis au fur et à mesure que les données seront connues : résultat financier des simultanés de France de juin, imputation des salaires, redevances de TH, … Il est noté que Vichy sera moins bénéficiaire que prévu en raison du remplacement de la Coupe de la Fédération par le CdF des séries 4 à 7.

    Il se tient à la disposition de toutes et tous pour des précisions complémentaires. Pour correspondre à la nouvelle saison scrabblesque, il demande l’autorisation au CA d’allonger l’exercice financier de deux mois considérant que les statuts, muets à ce sujet, ne s'y opposent pas. Le CA valide à l’unanimité cette proposition.

    Concernant les comptes de Promolettres, Daniel FORT propose de clôturer les comptes au 31 août par cohérence avec ceux de la Fédération. Il ne semble pas qu'il y ait d'obligation à convoquer une AG de la FFSc pour ce faire. Le CA valide cette proposition d'alignement de l'exercice financier de Promolettres sur celui de la FFSc. Il conviendra toutefois de s'assurer, auprès de Rolland Nino, que c'est légalement possible et de s'informer des éventuelles démarches à faire auprès des services fiscaux.

    Pierre CALENDINI s’interroge sur le délai relativement court entre la fin de l’exercice et la présentation des comptes en Assemblée Générale. Daniel FORT indique que la SOVEC dispose de presque deux mois pour faire le bilan et que cela devrait être suffisant.

    Daniel FORT informe que Promolettres est bénéficiaire sur l’exercice de cette année liée à la vente de Duplitop. Il relaie une demande effectuée par Jean Michel GUIZARD concernant le paiement des droits de Duplitop : 80 000 euros lui restent dus et il demande le règlement de la totalité ou l’augmentation des versements. La situation financière de Promolettres, même bénéficiaire, ne permet pas un paiement en une seule fois. Par ailleurs, selon M. LIBERT, en charge de l’audit actuel de Promolettres, cela supposerait une modification de contrat qui pourrait poser problème au niveau des services fiscaux La solution envisagée est donc l’augmentation (à déterminer) du montant des versements et de raccourcir l’échéancier.

    Daniel FORT fait un point sur l’audit Promolettres. M. LIBERT attire notre attention sur un certain nombre de dysfonctionnements dans la gestion comptable actuelle de Promolettres. Il préconise de la traiter en interne et de passer en comptabilité analytique. Il propose également de réaffecter au moins un poste salarié sur la FFSc pour une meilleure cohérence avec la réalité.

    A l’heure actuelle, Nicolas THOMAS traite les commandes de Promolettres et serait prêt à en assurer le suivi comptable. Il devra se former dans ce domaine.

    Sectorisation de l'activité commerciale au sein de l’association (par opposition à la filialisation actuelle).
    Daniel FORT rappelle qu'aucune décision n'a encore été envisagée à ce sujet. Cette option présente des intérêts : visibilité sur la trésorerie, souplesse dans la gestion du personnel (transfert des postes de l’une vers l’autre structure, en fonction des besoins) mais aussi des zones d'ombre : la possibilité de reporter des bénéfices ou des déficits d'un exercice à l'autre n'est pas assurée, quid de la vente de produits à des non licenciés à l’exemple de Scrabblerama dont 1/3 des abonnés sont non licenciés, de la récupération de la TVA … Enfin, avant d'envisager les décisions, il est nécessaire d'attendre les résultats de l'audit de la FFSc qui devrait se dérouler en juin 2008, pour avoir une vision complète et consolidée de l'ensemble FFSc-Promolettres.

    En ce qui concerne Promolettres, l’audit a été effectué sur l'exercice 2006-2007 mais ne peut pas être réalisé sur le dernier cycle de 4 ans pour diverses raisons : M. LIBERT estime que ce serait très long car les pièces comptables sont excessivement difficiles à réunir et que ce ne serait pas nécessairement pertinent …Toutefois Daniel FORT a demandé à M. LIBERT une étude complémentaire sur les produits les plus importants de l’entreprise : Duplitop et Scrabblerama. Ces informations pourront aider à la fixation du prix du prochain Duplitop et à l'étude des marges de Scrabblerama même si l’intervention de Jean Pierre GEREAU a permis de réduire les coûts.

    Commentaire :

    Jacques LACHKAR indique que la perte des abonnés à Scrabblerama est de l’ordre de 10% sur 4 ans, qu’il explique entre autres par la stagnation du nombre de licenciés, mais aussi par une tendance plus générale au sein de la presse écrite. Il rappelle que la durée de l’abonnement gratuit a été réduite de 6 à 3 mois. Il précise que sur les 4800 abonnés, 1500 sont des non licenciés. Les non licenciés représentent 30% des abonnés, alors que parallèlement à peine plus d’un licencié sur 5 est abonné. Jacques LACHKAR rappelle aux présents que toutes les idées sont bienvenues. Thierry BAYLE demande s’il serait judicieux de revenir à 6 mois en termes de gratuité. Jacques LACHKAR n’est pas convaincu. Il remarque également que le prix de l’abonnement de Scrabblerama est nettement inférieur à celui d’autres revues du même type (le Bridgeur par exemple).

    Remboursement des frais de déplacement : nouvelles dispositions.

    Daniel FORT propose de valider l'augmentation de l’indemnité des frais de déplacements de 0,18 à 0,20 euros par km (arbitrage des Festivals, déplacements en voiture personnelle dans le cadre des missions FFSc, …)
    Le CA valide cette proposition à l’unanimité.

    Par ailleurs, le Président propose que les frais de réunion plénière des Délégués "Classique" et des Délégués "Promotion" soient pris en charge moitié moitié par la FFSc et les Comités, comme cela se fait déjà pour les réunions du CA et des Délégués "Scolaire".
    Le CA valide cette proposition à l’unanimité.
    La feuille de remboursement de frais sera mise à jour en conséquence.

    À la demande d'Alphonse TARANTINI (Comité Dauphiné-Savoie), ayant participé à une réunion des Délégués au Scrabble Classique, Daniel FORT propose que le remboursement des frais de déplacement dans ce cadre d'une réunion plénière soit rétroactif au 1er mars 2008. Le CA valide cette proposition à l'unanimité.
Bureau directeur - 19 avril 2008 :
  • Point financier

  • Thèmes :

    Finances - Promolettres
    Impression globale de Thierry Bayle sur les finances :
    Pas de mauvaise surprise pour l'instant : l'exercice devrait être positif (un peu au-delà du budget prévisionnel)
    Quelques points en cours d'estimation et/ou d'étude toutefois :
    - les recettes des simultanés permanents sur la saison
    - l'imputation et l'impact des salaires et primes
    - le suivi du numéraire lors des Festivals : paiements des ramasseurs, récompenses des joueurs …
    - quid du remboursement de la dette de Promolettres à la FFSc ?

    Audit de Promolettres :
    L'audit de Promolettres est achevé sur la période 2006-2007. Le compte-rendu est étudié par la Commission des Finances. A défaut de remonter sur les 3 années précédentes (travail apparemment peu envisageable, compte tenu de la difficulté à récupérer toutes les données sur la période), le Président a demandé à M. Libert (l'auditeur) de compléter son audit par l'étude des deux produits-phare de Promolettres : Scrabblerama et Duplitop, sur la période 2003-2007. Échéance . fin mai, début juin 2008. Audit étendu à la FFSc : ce travail permettra d’avoir une vision globale des deux structures. Échéance : fin juin 2008.
    Un rapport d'étape sera fait au Conseil d'Administration du 24 mai prochain.

    Indemnité kilométrique (Festivals et autres) : augmentation de 0,18 à 0,20 euros/km

    Double signature rendue obligatoire pour des dépenses à partir de 3000 euros.

    Le Bureau Directeur demande à la Commission des Finances de rédiger le règlement financier afin de pouvoir le présenter au Conseil d’Administration de septembre 2008 et à la prochaine Assemblée Générale
Bureau directeur - 8 mars 2008 :
  • Point financier : Promolettres et FFSc

  • Thèmes :

    Finances - Promolettres
    - Sur recommandation de la Commission des Finances, dès la saison prochaine, un règlement financier et la mise en place d’une comptabilité analytique permettront un suivi approfondi de nos recettes et dépenses.
    - Sachant que la FFSc n’a pas l’obligation de confier sa comptabilité à un cabinet comptable (coût annuel d'environ 12000 euros) et qu’aujourd’hui elle dispose, au sein de la Commission des Finances, d’experts bénévoles, le BD réfléchit à un autre monde de fonctionnement.
    - Le Bureau Directeur décide d’étendre l’audit de Promolettres à la FFSc. Il est rappelé que l’audit est effectué par un expert dont le coût d’intervention est de 150 euros par jour, auxquels s'ajoute la prise en charge des frais de déplacements (sur Paris). Une présentation des audits est envisagée lors du Conseil d’Administration du 24 mai prochain, si les délais le permettent.
Conseil d'administration - 5 janvier 2008 :
  • Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    Compte tenu des déficits chroniques de notre société commerciale, même sur un cycle de l'ODS puisque, sur ces 4 dernières années, on enregistre un déficit cumulé d'environ 110000 euros, le Bureau Directeur a décidé de solliciter un regard extérieur, sous forme d'un audit, pour examiner la viabilité de la société commerciale, Promolettres, et obtenir un conseil en matière de gestion de notre activité commerciale.
    Compte tenu des contacts pris par le Bureau Directeur, 2 solutions sont envisagées : audit effectué par un cabinet parisien (coût prévisionnel : 7000 à 8000 euros) ou par une Association d'experts à la retraite, dont le BD attend la réponse (coût : a priori gratuit, en dehors de quelques frais annexes). Si la réponse de cette Association est favorable, cette solution sera, bien sûr, privilégiée.
    Gérance : Annie Gruchot a démissionné en novembre 2007. La question de son remplacement se pose de manière urgente car toute société doit avoir un(e) gérant(e).
    L'appel à candidatures n'avait pas été lancé, en raison de l'attente des résultats de l'audit. Mais cet audit n'étant toujours pas effectué, une nomination, même à titre provisoire, serait la bienvenue, pour libérer totalement Annie Gruchot de ses engagements antérieurs.
    Jean-Pierre Géreau est pressenti mais sa candidature à ce poste reste à confirmer par l'intéressé lui-même.
    Jean-Pierre Géreau est Directeur Technique des Publications à Promolettres depuis quelques années. Ses compétences et son expertise ont déjà permis de réaliser de très importantes économies, en particulier sur Scrabblerama. Cette fonction est exercée à titre bénévole. En contrepartie, toutefois, Jean-Pierre Géreau bénéficie de ce que l'on appelle un "cadeau d'usage", à savoir la prise en charge par la FFSc de son inscription et son hébergement dans le cadre des festivals fédéraux. Cette disposition est moins onéreuse que la rémunération de son expertise, rémunération que Jean-Pierre Géreau ne semble pas souhaiter. Le Bureau Directeur donne son accord pour prolonger cette disposition pour le moment, tant qu'aucune décision nouvelle n'aura été prise concernant Promolettres.
Conseil d'administration - 6 octobre 2007 :
  • Restructuration : organigramme FFSc / Promolettres

  • Thèmes :

    Fédération - Promolettres
    Franck Maniquant informe les membres présents que de nouveaux efforts ont été produits et de nouveaux outils mis en place afin de rendre le travail des permanents fédéraux encore plus performant.
    Il présente un organigramme général FFSc / Promolettres.
  • Commission de Surveillance de Promolettres

  • Thèmes :

    Promolettres
    Le rôle de cette commission est défini comme suit dans les propositions de modifications du Règlement Intérieur :
    - elle contrôle les comptes annuels en liaison avec le gérant de Promolettres ;
    - elle peut demander toutes justifications des décisions prises par le gérant ou l’associé de Promolettres ;
    - elle peut demander tous documents d’analyses utiles ;
    - elle peut coopter à titre temporaire un ou plusieurs conseillers techniques ;
    - elle peut émettre des avis et des préconisations ;
    - elle diffuse ses comptes-rendus.
    Les membres du bureau directeur ne peuvent pas faire partie de cette commission.