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Ces comptes rendus utilisent de nombreuses abréviations, en voici une liste non exhaustive :
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Thème : Permanents

Conseil d'administration - 3 octobre 2009 :
  • Présentation des nouveaux salariés de la FFSc , nouvel organigramme des tâches et responsabilités

  • Thèmes :

    Permanents
    2/ Présentation des nouveaux salariés de la FFSc (Nathalie Del Olmo, Secrétaire ; Philippe Genet, Directeur ; Kelly Ingargiola, Chargée de Communication), nouvel organigramme des tâches et responsabilités au sein de la FFSc
    Effectif des salariés au 1er septembre :
    FFSc : 7, Patrice Bulat (désormais à 100% FFSc), Joan Controu, Nathalie Del Olmo, Philippe Genet, Séverine Gruchot, Jean-Michel Guizard, CDD, détaché sur le dossier informatique, Kelly Ingargiola.
    Promolettres : 3, Nicolas Aubert, Jacques Lachkar, en stage jusqu'à la fin du mois de mars 2010, Nicolas Thomas. La mise en page de Scrabblerama a été externalisée et confiée à Alexander Guilbert.

    Certaines tâches ont été redistribuées :
    - Nathalie Del Olmo : au-delà des missions classiques de secrétariat, elle assure le suivi du calendrier des compétitions et du Scrabble scolaire
    - Séverine Gruchot a repris la gestion des affiliations des clubs civils.

    Daniel Fort informe les membres du Conseil d'Administration de la situation concernant Alain Juillerat , directeur non validé à l’issue de sa période d’essai. Ce dernier a été informé de la décision du Bureau Directeur par mail et par lettre recommandée avec accusé de réception. Le 5 août, le Président s'est rendu à Angers afin de lui remettre en mains propres son solde de tout compte. Cette rencontre s'était, au vu du contexte, très correctement passée. Le 28 août, Daniel Fort a toutefois reçu une convocation pour une réunion de conciliation aux Prudhommes en mars 2010 : M. Juillerat a décidé d’attaquer la FFSc. Daniel Fort prendra prochainement rendez-vous avec l’avocate de la FFSc à qui sera confié le dossier de défense de la FFSc.
    Gérard Fardoux demande s'il s'agit de la même avocate qui avait travaillé bénévolement pour la FFSc, il y a quelques années. Daniel Fort lui indique que non.
    Nicole Counotte demande si M. Juillerat a bien été destinataire d’une lettre avec accusé de réception, ce que Daniel Fort confirme.
    Suite à ce point d’information, Daniel Fort passe la parole aux nouveaux salariés afin qu'ils se présentent.
    Nathalie Del Olmo : 39 ans, issue d'une famille de scrabbleurs, deux enfants, vient de Grenoble, elle est connue pour sa participation au ramassage dans des tournois et festivals. A la Fédération, elle assure l'accueil téléphonique, elle est en charge des mailings « Simultanés de France », du Scrabble scolaire, du calendrier des compétitions.
    Kelly Ingargiola : en fonction depuis le 15 juillet, 26 ans, elle est chargée de la communication externe, interne, de la réalisation de l'agenda fédéral, du Scrabblerama « jeunes » - le prochain sortira en janvier - ,de la mise à jour du site internet, de la rédaction de communiqués, des photos des grands événements, de la dotation des comités, du suivi de la Fête du scrabble, des relations « presse ». Elle se tient à la disposition de tous.
    Philippe Genet : marié, 50 ans, 3 enfants. Depuis sa prise de fonction, le 15 juillet, il a pu rencontrer un certain nombre de Présidents de Comité et il va poursuivre ces rencontres. D'ores et déjà, il tient à remercier tout le monde pour le bon accueil qui lui a été réservé. Il fait part de son plaisir de travailler pour la FFSc. Il rappelle qu'il a une forte expérience du monde fédératif, et que la Fédération n'a pas à rougir par rapport aux grandes fédérations pour le travail accompli tant par les bénévoles que par les salariés.
    Il indique que des travaux urgents sont à mettre en route : réaménagement des locaux rue Raynouard, refonte du système informatique tant pour le siège social que pour les postes délocalisés.
    A l'attention de ceux qui ne connaissent pas les locaux, il en donne un bref descriptif : à l'entrée, boutique donnant sur la rue, puis couloir tout en longueur, puis, en enfilade, grande pièce en « open space », deux autres petites pièces dont une contient plusieurs machines dont le photocopieur, …
    En accord avec les salariés, les locaux seront aménagés comme suit :
    ? entrée : une salle de réunion fermée pour 12 personnes, maintien d'une partie de l’espace en boutique,
    ? grande pièce : se trouveront les bureaux de Nathalie, Kelly, Jacques, Nicolas A. et du directeur
    ? troisième pièce : y seront installés les bureaux de Joan et Nicolas T.
    ? dernière pièce tout au fond : y seront stockées les « machines » dont le photocopieur.
    Les travaux sont lancés, d'ici deux mois ce sera opérationnel. L'objectif est de disposer d'espaces de travail fonctionnels et confortables.
    Informatique : besoin de tout reprendre car le système n’est pas sécurisé. Régulièrement les ordinateurs « plantent ». L'objectif est que le système soit lié, cohérent, protégé et qu’un dispositif efficace de sauvegarde soit mis en place. Ce dossier sera réglé avant la fin de l'année.
    Plusieurs devis ont été demandés. Les travaux dans les bureaux seront effectués en plusieurs tranches pour un montant global qui devrait se situer entre 15000 et 18000 euros. En ce qui concerne le système informatique, la mise à niveau est évaluée à environ 15000 euros.
    Nicole Counotte demande s'il est prévu de changer Sigles et Paradox et de le remplacer, par exemple, par Access, plus performant.
    Philippe Genet indique que Pascal Graffion interviendra sur ce sujet. En fait, une solution alternative (GePeTo) a été conçue par Jean-Michel Guizard pour le traitement des résultats des tournois. Le logiciel est actuellement en test.
    Jean-Claude Salloux se demande si plutôt que de faire des travaux, il ne serait pas mieux d'envisager de revendre les locaux et de s'installer ailleurs.
    Daniel Fort rappelle que cette option avait déjà été envisagée (cf. compte-rendu du CA du 7 mars 2009). Au vu des premières estimations de la valeur du siège et des premières démarches effectuées pour trouver un local plus grand, il apparaissait plus que probable de devoir rajouter aux alentours de 400 à 500 k€ à l’enveloppe de la revente des locaux de la rue Raynouard. Ce dossier qui mérite une étude approfondie et longue est donc pour l’instant en suspens. Par ailleurs, comme on peut s’en douter, il ne faisait pas partie des priorités du nouveau Directeur, à sa prise de fonction, de travailler sur ce dossier. Cela étant, comme Philippe Genet l'a indiqué, le réaménagement des locaux a été étudié avec les salariés et le Bureau Directeur a validé les propositions.
Conseil d'administration - 7 mars 2009 :
  • Intervention de Gérard Fardoux, président du CNE

  • Thèmes :

    Fédération - Permanents
    Gérard Fardoux, Président du Comité National d’Éthique (CNE), demande la parole.

    Il rappelle les missions du CNE, Il veille à :
    - la bonne organisation des élections
    - la bonne application des statuts, règlement intérieur et charte d’éthique.
    Les membres du CNE sont tenus à un devoir de réserve absolu : ils n’ont pas le droit d’émettre la moindre opinion quant à l’activité des structures. Les seules interventions se feront dans l’interprétation des textes. Le CNE applique le principe républicain de la séparation du pouvoir entre législatif et exécutif.

    Il rappelle la procédure de saisine du CNE :
    - c'est le Bureau Directeur qui saisit le CNE,
    - le Président du CNE informe le Président de la FFSc de la décision du CNE. Le CNE observe le devoir de réserve avant, pendant, après délibération.
    La décision du CNE est définitive et souveraine. Toute personne mise en cause par le CNE ne peut pas se retourner contre la FFSc. En cas de désaccord, elle peut déposer recours en justice.

    Il donne lecture :
    D’un document écrit de Nicolas Aubert, salarié de Promolettres, rédigé en tant que représentant du personnel choisi par ses pairs. Cet écrit est diffusé à l’ensemble des participants.
    Après examen du document, le Président de la FFSc fait remarquer que la restitution des échanges de mails entre MM Nicolas Aubert, Jacques Lachkar et lui-même n’est pas complète : il manque sa première réponse qui justifie la seconde. Se référant au Code du Travail, dans le cas d’une structure associative de moins de 6 salariés, le Président rappelle qu’il n’y a pas d’obligation d’élire un délégué du personnel. Les statuts de la FFSc actent l’élection d’un représentant des salariés comme membre de l’assemblée Générale de la FFSc, le Règlement Intérieur précise qu’à chaque séance du Conseil d’Administration, les salariés seront représentés par l’un d’entre eux. Il n’est pas dit que c’est le délégué élu pour l’Assemblée Générale qui doit représenter les salariés.
    Considérant que le Directeur est présent et à même de répondre aux questions des membres du Conseil d’Administration, le Président de la FFSc a jugé qu’il n’était pas utile de faire venir un salarié supplémentaire. Le Président de la FFSc fait remarquer que les statuts font une place importante aux salariés alors qu’étrangement, la présence du Directeur n’est pas mentionnée. Par ailleurs, Daniel Fort s’interroge sur la représentativité de l’ensemble des salariés par un salarié d'une structure commerciale et ce quelle que soit la rédaction des statuts.
    Gérard Thuillot estime que les propos écrits de Nicolas Aubert qualifiant le nouveau directeur de « bras armé du Bureau Directeur » sont inacceptables, diffamatoires et disqualifie sa lettre.
    Jean-Pierre Géreau note que le Président de la FFSc a bien fait le distinguo entre l’association et la société commerciale. Il s’étonne que Nicolas Aubert, salarié à 100%, puisse être convoqué pour faute grave concernant un travail effectué pour la FFSc.
    Alphonse Tarantini et Raymond Perret rappellent que lors des précédents CA, étaient présents le Directeur et le représentant des salariés. Jean Pierre Géreau souligne que la présence de Pierre Calendini aux CA a permis d'apporter des précisions et des compléments d'information.

    Pour Simone Winckel, en période de crise, deux éclairages peuvent être utiles. Elle estime également que la présence du salarié peut aussi fournir l'occasion de lui dire qu'on n'est pas d'accord sur ce qu'il écrit.
    Gérard Van Cayzeele trouve déplorable de s'appuyer sur des textes pour justifier ou non de la présence des salariés. Il propose qu’il y ait un vote à bulletin secret pour décider de la présence du salarié.
    Jacques Simon, Président du Comité Champagne, est présent pour la première fois à un Conseil d’Administration. Il tient à dire que ces querelles font très mauvaise impression au niveau des Comités. Les informations qui circulent sont disparates. Un Président de Comité doit s’occuper en priorité de son Comité mais parallèlement si on sent qu’au siège, les choses fonctionnent mal, cela aura des conséquences négatives. Il prône la dédramatisation. Il rejoint la proposition d’accepter la présence du salarié.
    Gérard Van Cayzeele a en sa possession le PV de la nomination de Nicolas Aubert, daté du 20 février, et en fait lecture. M. Juillerat s'interroge sur les conditions de l'élection du délégué des salariés étant donné que deux salariés ne sont pas sur place.
    Framboise Leclerc souligne que ni le Directeur ni le Bureau Directeur n’ont été informés de la mise en œuvre de cette élection, ni de son résultat.
    Daniel Fort rappelle que depuis une heure, le Conseil d'Administration débat sur la présence de Nicolas Aubert alors que l'ordre du jour est très chargé.
    Pascal Astresses demande à intervenir. Il est d’accord sur le fait que trop de temps a été consacré à l’examen de la présence de Nicolas Aubert. Il estime que le problème majeur vient de l'interprétation des textes. Il évoque la réécriture des textes réglementaires. Il suggère que, plutôt que d’organiser un vote, le Bureau Directeur accepte la présence de Nicolas Aubert.
    Pour Jean-Pierre Géreau, avant de réécrire les textes, il serait préférable d'appliquer les textes actuels. Daniel Fort confirme que c’est bien ce qui a été fait.
    Annie Gruchot informe à son tour que Jacques Lachkar lui a demandé de diffuser une lettre qu’il a écrite aux membres du CA. Le document est distribué aux membres du CA.
    Michel Monsimer ne voit pas d’inconvénient à la présence de Nicolas Aubert en tant qu'auditeur avec voix consultative. En revanche il tient à dire qu'il n'accepte pas ce qu’il a écrit, de même que les propos de Jacques Lachkar et les procès d'intention qui sont formulés dans les documents remis. Il interpelle les membres du Conseil d'Administration sur le fait de baser leur jugement sur ces propos et pose la question des conditions réelles d’accueil réservées à M. Juillerat.
    Souhaitant que le Conseil d’Administration puisse continuer à se dérouler, Daniel Fort accepte d’inviter Nicolas Aubert. Toutefois, il tient à exprimer son grand étonnement quant à l'attitude des salariés et aux attaques très virulentes menées contre le nouveau Directeur. Lorsqu'il les a rencontrés à la fin du mois de janvier 2009, tout se passait bien avec M. Juillerat. Les salariés reconnaissaient même que le nouveau directeur amenait de méthodes de travail intéressantes. Comment se fait-il qu’un mois après, rien n’aille plus et qu’il n’en ait pas été informé ?
    Valérie Peyraud souhaite distribuer un document. Gérard Fardoux et Daniel Fort lui demandent de différer son intervention, de manière à ce que l’ordre du jour du CA puisse enfin être abordé.
    Annie Gruchot souhaite également revenir sur l’Assemblée Générale de la FFSc où elle estime qu’il n’a pas été fait mention des départs de la FFSc (NDLR : elle ne précise pas de quels départs il s’agit mais, en ce qui concerne les permanents, une seule démission était alors connue, celle de Franck Maniquant, Directeur). Alors que le pouvoir a été redonné au Conseil d'Administration, elle s'interroge sur la mise en œuvre d’une enquête concernant la cotisation loisir, elle estime que le CA a son rôle à jouer dans la validation du recrutement final du Directeur.
    Sur le premier point - l’enquête sur la cotisation loisir - Daniel Fort se propose de répondre ultérieurement. Concernant la validation du recrutement final du directeur, il rappelle que, statutairement, le Conseil d'Administration ne délibère que sur le projet d'embauche et que le recrutement et la validation finale reviennent au Bureau Directeur. Le Conseil d'Administration se prononce sur l’embauche à venir, en fonction de la nécessité, du profil proposé et de la capacité financière de la FFSc à assumer ce recrutement, il n’a pas à intervenir par la suite. C'est le Président qui porte la responsabilité du contrat de travail. Il ne comprend donc pas le sens de l'intervention d'Annie Gruchot.
    Framboise Leclerc rappelle que le Conseil d'Administration a toujours fait confiance au Bureau Directeur pour les recrutements passés. Le dernier recrutement en CDI effectué était celui de Nicolas Aubert et nul ne l’a contesté.
    Gérard Fardoux cite les articles relatifs aux rôles du Bureau Directeur et du Conseil d’Administration en matière de recrutement des salariés et il émet des doutes sur leur respect. Le Président conteste cette interprétation des textes.
    A la demande de Gérard Fardoux, Daniel Fort indique que M. Juillerat a été embauché en CDI et que son contrat comporte une période d’essai de 3 mois, conformément à la loi et à la Convention Collective de l’Animation, pour les cadres.
    Arlette Ballanger tient à faire part de son grand mécontentement quant au déroulement de la réunion. Elle est venue pour travailler, pas pour assister à une querelle de clochers.
  • Présentation et intervention du nouveau Directeur de la FFSc, Alain Juillerat : situation de l’équipe salariée, premiers projets ...

  • Thèmes :

    Fédération - Permanents - Partenariats - Promolettres
    Daniel Fort passe la parole à Alain Juillerat tout en déplorant l’accueil qui lui est réservé.
    Celui-ci, venant de l’extérieur, a pu faire un premier constat et transmet ses réflexions après deux mois d’exercice :
    - La FFSc est une association, mais les licenciés sont devenus des clients avec des besoins auxquels il faut réserver un service de qualité. Parallèlement, la qualité des services offerts aux licenciés et la réactivité face à leurs demandes n’est pas toujours au niveau qu’ils seraient en droit d’attendre.
    - L'édifice FFSc est très séduisant par son organisation : clubs, comités, Directions Nationales, Commissions, menés par un ensemble de personnes qui se donnent sans compter alors même que la vie associative connaît une pénurie de bénévoles.
    - Le jeu de Scrabble est extrêmement célèbre, mais paradoxalement notre Fédération est pratiquement inconnue du grand public.
    - Les outils de communication sont quasi inexistants, et les partenariats relativement limités (Mattel, Ubisoft, Crédit Mutuel, Larousse).
    - Le nombre de licenciés est en baisse constante. Le Scrabble n’est pas assez attirant au vu des nombreuses autres sollicitations actuelles.
    - La moyenne d'âge des participants est élevée, comme il pu le constater lui-même aux Festivals de Cannes et Biarritz,
    - La dispersion géographique de l’équipe salariée constitue des freins :
    ? pour le partage des compétences,
    ? pour remplacer une personne absente, du fait de la concentration de savoir-faire ou de tâches sur une seule personne
    ? pour le management global et l'instauration d'un esprit d'équipe.
    - Il a consacré beaucoup de temps à l'observation et à l'écoute des salariés. Ce sont des passionnés de scrabble mais est-ce suffisant ? Certains salariés sont tout à fait ouverts à cette progression et son rôle est de les former, de les accompagner dans leur quotidien pour renforcer leur efficacité.
    - Il leur a suggéré des pistes d’action pour améliorer le travail mais a été confronté à des réticences pour accepter les évolutions suggérées.
    - L'existence de deux structures - association et entité commerciale - constitue également un frein, du fait d’un partage des tâches et des missions peu clair.
    - Les bureaux sont inadaptés, et n’offrent pas un environnement de travail adéquat. Il n'existe pas de zone de confidentialité pour chacun des salariés, ce qui nuit à la productivité et à la qualité du service.

    - Les locaux ne permettent pas d'organiser des réunions, ni un accueil de qualité pour :
    * les licenciés,
    * les Présidents de Clubs et Comités
    * les clients de Promolettres
    * les futurs partenaires
    * les médias.
    - L’informatique a besoin d’être revue. Du fait de la dispersion des fichiers, les mises à jour ne sont pas systématiquement généralisées, ce qui entraîne, pour ne prendre qu’un exemple, un taux de retour des courriers anormalement élevé.
    - La gestion comptable et financière est dispersée et manque de rigueur. Il s'étonne que dans une structure aussi petite, autant de salariés interviennent dans le processus de traitement des factures et des règlements. Certains chèques mettent très longtemps à être encaissés.
    Toutes ces constatations appellent la préconisation suivante de sa part : à terme, il faudrait clairement redéfinir les rôles de l'association et de l'entité commerciale, proposer un management participatif. Il estime que ce n’est pas aux salariés de définir les grandes options stratégiques de la FFSc et de Promolettres et qu’ils sont, par ailleurs, tenus d’observer un devoir de réserve.
    Il invite ensuite les membres du Conseil d'Administration à se projeter dans l'avenir.

    Ses suggestions :
    - évoluer vers des bureaux permettant d’accueillir convenablement le personnel et de fournir des espaces de travail satisfaisants. Le besoin est évalué à 300m², sur une base à terme de 12 salariés avec un espace de stockage et de réunions permettant d'organiser tout type de réunion y compris conseils d'administration. Après prospection, le prix d'un local de ce type oscille entre 1,5 et 1,8 millions d’euros, le siège actuel de la FFSc a été estimé à 1 - 1,2 millions d’euros. Le delta à financer est de 300000 à 600000 euros. Changer de locaux signifie aussi de véritables économies à venir : locations des salles, coûts de copropriété élevés ... Le contexte immobilier actuel pourrait aussi rendre cet achat très intéressant.
    - l'informatique constitue un investissement crucial. Patrice Bulat est isolé géographiquement et tout s’arrête en son absence. La mise en place d’une base de données unique (licenciés, abonnés Scrabblerama, clients Promolettres), déjà demandée en 2006, est très urgente. Les données doivent être centralisées, le site internet modernisé. Les outils bureautiques doivent évoluer. M. Juillerat estime le coût de toutes ces actions à 60000 euros par an pendant 3 ans.
    - la gestion et l’administration des ventes, la comptabilité : il préconise un partenariat avec un cabinet d’expert-comptable proche du siège social. Les fonctions paie et comptabilité pourraient être externalisées. Cela redonnerait de la disponibilité à l’équipe des salariés pour se recentrer sur l’activité « scrabble » proprement dite. Basé à Paris, un seul salarié suffirait pour gérer l’ensemble du suivi comptable (alors qu’actuellement presque tous les salariés traitent des factures et des chèques, ce qui contribue à provoquer des erreurs ou des retards).
    - la communication : Alain Juillerat évoque le récent reportage sur le Scrabble - 60 ans du Scrabble. L’actuelle plaquette est à réactualiser. Tous les outils doivent dorénavant être téléchargeables sur le site internet. Il faut occuper le terrain par des communiqués de presse réguliers, des « petits déjeuners presse ». Pour mener ce travail, il faut une ressource humaine, une compétence issue d'une école de communication, il estime le budget à 50000 euros par an.
    - les partenariats : cela exige un vrai travail de fond et une attractivité plus marquée.
    * Mattel France : A la suite d’une réorganisation interne, les contacts ont changé et il est essentiel de consolider nos relations.
    * VVF : les responsables rencontrés avec Daniel Fort et Framboise Leclerc sont partants pour formaliser le partenariat et proposer une extension nationale à celui développé avec succès en région s’appuyant sur l’expérience déjà acquise dans certains comités. Daniel Fort précise que VVF dispose d'outils beaucoup plus performants que ceux de la FFSc et notamment d'un fichier d’adresses de 450000 clients auprès desquels des informations sur le scrabble pourraient être diffusées. Le partenariat pourrait se décliner par la suite par des contreparties financières à l'exemple de la prise en charge des hébergements pendant le Grand Prix mais aussi sur le choix ciblé de villages pour y organiser des animations « scrabble » auprès du public diversifié des vacanciers (équipes à constituer avec le concours de la DACC)
    * Editions First : elles réalisent les ouvrages « ...pour les nuls », et un contact a été pris pour envisager la réalisation d’un ouvrage "le Scrabble pour les nuls". M. Juillerat lance un appel à candidatures pour d'éventuels auteurs. Parallèlement, les Editions First vont demander à Mattel le droit d'utiliser la marque. Cet ouvrage pourrait sortir pour les Championnats du Monde à Montpellier en 2010.
    * l’agence de communication « Manhattan » et les Croisières Costa. Objectif : mettre sur pied des croisières « Scrabble ». La première est prévue à partir du 12 octobre 2009.
    * Déjeuners « Scrabble » prévus avec le « Club Loisirs du Figaro ».
    * Sièges relaxant Stressless (contact amorcé par Thierry Bayle).
    Il projette également de développer le sponsoring sur les tournois jeunes et sur les grands festivals fédéraux. Afin de développer et préserver les relations avec les partenaires, il suggère de les inviter pour les récompenser pour leur engagement.

    Échanges suite à cette présentation :

    Raymond Perret revient sur le choix qui a été fait de constituer Promolettres en EURL, expliquant qu’il s’agissait de séparer structurellement et fiscalement ce qui relevait de l’activité associative, non imposable, et de l’activité commerciale, imposable.
    Daniel Fort indique qu'il est possible d’intégrer la partie commerciale dans l’association. Cela implique de tenir deux comptabilités distinctes, concrètement que les activités soient sectorisées. Cette pratique existe dans de nombreuses associations.
    Jean-Pierre Géreau rappelle que l’effectif de Promolettres est de trois salariés, Nicolas Aubert, Jacques Lachkar, Nicolas Thomas. Il a rencontré Alain Juillerat et il a été convenu que le personnel, en cas de disponibilité, pourrait donner un coup de main à la FFSc. Depuis début janvier, cela ne semble pas avoir été le cas ou très peu. Le temps consacré par les salariés Promolettres à des tâches FFSc pourrait être refacturé à la FFSc.
    Il informe que Promolettres a des contacts avec FRAM et que l’organisation de voyages doit passer par la société commerciale. Le Président rappelle que cette clause des statuts de Promolettres est normale puisque cette société est l’opérateur commercial de la FFSc. Par exemple, la FFSc ne peut pas « vendre » des séjours ou des voyages, seul Promolettres pourrait le faire, le cas échéant. Mais le Président rappelle aussi que les partenariats d’envergure se gèrent au niveau national et que c’est la FFSc qui est nécessairement l’interlocutrice. Dans le cas, par exemple, du partenariat avec Manhattan et les Croisières Costa, la FFSc est partenaire et gère le contenu « scrabble » de la croisière mais n’organise pas directement la croisière, en particulier sur le plan des encaissements (ce n’est donc pas la FFSc qui « vend » la croisière).
    Concernant l’affectation de personnels, Daniel Fort rappelle que trop de salariés étaient affectés à Promolettres. L'audit de 2007-2008 avait clairement mis en exergue qu'il ne fallait plus forcer le nombre de salariés et revenir au plus près de la réalité. C’est ainsi, par exemple, que le poste en CDD de Jean-Michel Guizard, travaillant sur Duplitop, a été affecté à la FFSc. La mise à disposition de personnels peut aussi être nécessaire de la FFSc vers Promolettres. Par exemple, les salariés de la FFSc peuvent avoir à se mobiliser sur des actions urgentes et prioritaires comme la sortie de l’ODS. Cependant, sur ces aspects organisationnels, seul le Directeur présent peut juger des besoins et affecter les moyens.
    Jean Pierre Géreau reconnaît qu'ils se sont mis d’accord sur ce principe.
    Arlette Ballanger avait remarqué que les chèques tardaient à être encaissés. Elle s’étonne que tant de salariés traitent les opérations financières. Alain Juillerat précise que si 6 personnes interviennent dans la manipulation des chèques, elles ne sont pas pour autant toutes habilitées à les signer.

    Daniel Guédon partage le constat effectué par M. Juillerat sur les locaux. Il ajoute que le siège de la FFSc est actuellement à Paris mais que la revente du siège de Paris permettrait largement d’acheter en province.
    Marie-Claude Cornut est ravie d’entendre parler de l’informatique : les données sont dispersées et il y a urgence à travailler dans ce domaine. Par avance, elle remercie M. Juillerat pour ce qui sera fait dans ce sens.
    Gérard Van Cayzeele s'interroge sur les pertes de licences vs le nombre de salariés envisagé. Alain Juillerat rappelle qu’il s’agissait d’une projection sur 3 à 5 ans. Sur cette base, il n'est pas irréaliste de tabler sur 12 salariés à cette échéance.
    Daniel Guédon espère avoir du temps pour parler des actions concrètes mises en œuvre pour pallier la perte des licenciés
Bureau directeur - 11 novembre 2008 :
  • Étude des candidatures au poste de Directeur (trice) de la FFSc, en remplacement de Franck Maniquant, démissionnaire

  • Thèmes :

    Fédération - Permanents
    L’annonce pour le poste de Directeur (trice) a été diffusée via l’APEC, le site web de la FFSc et le blog du Bureau Directeur Fortissimots. A ce jour, 67 candidatures ont été réceptionnées (2 venant de membres de la FFSc, 65 externes). Une première liste de 12 postulants dont le CV et la lettre de motivation répondent à la totalité des critères de recrutement est établie. Il est entendu que cette liste est susceptible d’évoluer, en fonction de nouvelles candidatures qui pourraient se révéler très intéressantes et de désistements éventuels, au moment de la convocation, et que d’autres candidats pourront être convoqués si les premiers entretiens ne s’avèrent pas concluants.
    2 séries d’entretiens sont programmées pour les samedis 22 et 29 novembre. Elles seront conduites par le Président et la Vice-Présidente, assistés de Nadine Depuydt, le 22 novembre, de Pascal Graffion et Gérard Thuillot, le 29 novembre.
    Le Bureau Directeur définit ensuite les modalités de l’entretien.
  • Embauche d’un informaticien au 1/1/09, prolongement du congé maternité de la DAF, primes et augmentations de salaires au 1/1/09

  • Thèmes :

    Permanents
    Confirmation de l’embauche de Jean-Michel Guizard sur un CDD de 11 mois, du 1/1 au 30/11/2009, pour travailler essentiellement sur l’actuelle version du logiciel Duplitop (débuggage, documentation des codes, améliorations) et sur son adaptation aux différents périphériques concernés (modules de réception des résultats sur le site de la FFSc, logiciel de traitement des classements, …)

    Retour de Séverine Gruchot, Directrice Administrative et Financière de la FFSc :
    Etude de sa demande de prolongation de congé jusqu’au 17 février 2009 : 29 jours de congés légaux + 32 jours de report des années antérieures.
    Le Bureau Directeur est très surpris du volume annoncé de jours de congé à reporter puisqu’en principe les jours de congé doivent obligatoirement être pris entre le 1er juin et le 31 mai de l’année suivante. La circulaire du BD de janvier 2006 confirme ce principe mais admet que des jours supplémentaires puissent être reportés. Mais 32 jours ?! Il faudra remettre à plat ce système qui déroge considérablement aux dispositions réglementaires ordinaires.
    Le nombre de jours à reporter ne sera pas contesté mais le Bureau Directeur estime nécessaire que Séverine Gruchot soit présente sur le Festival de Cannes. En conséquence, il lui sera demandé de reprendre son poste, au plus tard une semaine avant, soit le 2 février 2009. Un nouveau contrat en CDD sera fait à Anne-Laure Vallenet pour poursuivre son remplacement de Séverine Gruchot, jusqu’à son retour.

    Augmentations des salaires au 1/1/2009 :
    La valeur du point d’indice passe à 7,08 € bruts (6,94 € au 1/1/2008 ; 6,98 € au 1/9/2008)

    Mesures individuelles (outre les bonifications annuelles à l’ancienneté) :
    Joan Controu : + 7 points
    Nicolas Thomas : + 8 points (rétroactif au 1/10/08, suite à sa formation à la comptabilité)
    Patrice Bulat : + 20 points

    Primes « Festivals » (prévisionnel 2008-2009) :
    Pas de modification par rapport au système en vigueur (soit 600 € par salarié), sauf pour Joan Controu : surprime de 200 € (soit 800 € pour 2008-2009), en raison de sa mission supplémentaire de Direction du Festival d’Aix-les-Bains, au-delà de ses tâches habituelles, en remplacement du Directeur, Franck Maniquant, absent pour congé maladie.
    Ne sont pas concernés par ces primes : Patrice Bulat (aucun déplacement sur les Festivals), Franck Maniquant (absent du Festival d’Aix-les-Bains et démissionnaire au 6 janvier 2009), Anne-Laure Vallenet (pas d’heures supplémentaires, récupération des samedis et dimanches travaillés).

    Prime de Noël :
    Après débat, il est décidé d’octroyer à chaque salarié une prime de 150€ en chèques-cadeaux (forme de prime souhaitée par les salariés).
Conseil d'administration - 4 octobre 2008 :
  • Modifications de fonctionnement dans l’équipe des salariés FFSc-Promolettres

  • Thèmes :

    Permanents - Promolettres

    Fichiers disponibles :

    CA_2008_4_octobre_Demission_Maniquant.docDaniel Fort tient à excuser l’absence de Franck Maniquant, actuellement en congé maladie. Il annonce que le Directeur de la FFSc souhaite démissionner. Daniel Fort rappelle que Franck Maniquant avait demandé début septembre un congé sabbatique de 11 mois, demande à laquelle le Bureau Directeur n’avait pas répondu favorablement au motif que l'octroi d'un tel congé serait incompatible avec son statut de Directeur et le rôle que cette fonction lui confère dans la bonne marche de notre association.

    Suite à ce refus, Franck a adressé une lettre (annexée au présent compte rendu) à Daniel Fort expliquant les raisons de sa démission, et comme ils en sont convenus, ce dernier en effectue la lecture aux membres du CA.

    Daniel Fort rappelle qu’une démission ne donne pas lieu à des indemnités. Pour tenir compte des 21 ans passés au service de la FFSc, le Bureau Directeur a proposé à Franck Maniquant de lui verser une prime équivalente à 4 mois de salaire, soit environ 10000 euros nets (coût pour la FFSc : entre 15000 et 16000 €). Ces 4 mois correspondent au délai de carence imposé par les ASSEDIC avant de pouvoir demander un réexamen du dossier. Cette prime permettra à Franck Maniquant, dont les recherches d’emploi sont en bonne voie, d’être complètement serein. Par ailleurs. il sera autorisé, sur la fin de son contrat, à consacrer une partie de son temps à sa recherche d’emploi.

    Cette information n’appelle pas de commentaires de la part des membres du CA. Marie-Claude Cornut pense que l’absence de Franck laissera un vide à la FFSc. Daniel Fort en est d’accord mais il indique avoir ressenti, ces derniers temps, une réelle lassitude de Franck Maniquant qui s’est concrétisée assez brutalement, fin août début septembre, par un vrai désir de changement d’horizon. Il souligne que c’est naturellement sa liberté de faire ce choix, qu’il trouve courageux, de se lancer dans un nouveau défi personnel et professionnel.

    Remplacement du directeur de la FFSc
    Du fait du départ du directeur, un recrutement doit être lancé. Les membres du Conseil d’Administration doivent se prononcer sur l’embauche d’un nouveau directeur
    Validation à l’unanimité.
    Daniel Guédon demande si des pistes existent. Après définition du profil de poste avec Franck Maniquant, l’annonce sera ouverte en recrutement externe et transmise aux organismes spécialisés dans le recrutement des cadres. L’offre d’emploi ne s’adresse pas nécessairement à un scrabbleur, mais l’information sera relayée en interne.

    Comptabilités FFSc et Promolettres
    Daniel Fort rappelle que Thierry Bayle, Trésorier de la FFSc, a repris la comptabilité et que, pendant le congé maternité de Séverine Gruchot, les notes de frais doivent lui être envoyées.
    Nicolas Thomas a fini son stage en comptabilité. Il va prendre en charge la comptabilité de Promolettres. Par ailleurs, en l’absence de Séverine Gruchot, il rassemble les factures FFSc et les transmet à Thierry Bayle.

    Missions d’Anne-Laure Vallenet
    Anne Laure Vallenet a repris une partie des taches de Séverine Gruchot : les inscriptions aux Festivals, l’accueil au Festival d’Aix-les-Bains, les Simultanés de France de novembre et l’enregistrement des licences.

    Stagiaire et besoins en informatique
    Eva Togkoz, stagiaire pendant 4 mois, a travaillé sur le module de ventes par internet. Daniel Fort cède la parole à Pascal Graffion, membre du Bureau, informaticien de métier et son maître de stage. Ce dernier indique qu’elle était une élève du CNAM et que son stage entrait dans le cadre de sa licence professionnelle. Comme son travail n’est pas fini, elle s’est proposée de venir le terminer bénévolement. Pascal Graffion ajoute qu’à l’issue de son stage, elle a posé sa candidature pour être embauchée à la FFSc. Pascal Graffion et Patrice Bulat n’ont pas souhaité donner suite à sa demande car ils considèrent qu’elle n’a pas les compétences techniques requises.
    Pascal Graffion fait remarquer que Patrice Bulat, informaticien partagé entre la FFSc et Promolettres, n’a pas le temps de se consacrer aux développements qui deviennent urgents : par exemple, la mise en place d’une base de données commune « licenciés, abonnés à Scrabblerama, clients de Promolettres » ou encore l’homogénéisation des fichiers et outils de travail des salariés de la FFSc…. En ce qui concerne Duplitop, Pascal Graffion souligne qu’il est très difficile de reprendre des logiciels développés par d’autres. Certes, les droits du logiciel Duplitop ont été rachetés, mais il est pratiquement impossible d’avoir un produit sans bug. Pascal Graffion précise que Jean Michel Guizard, le concepteur de Duplitop, assure depuis un an et bénévolement le suivi du produit. Pour soulager Patrice Bulat du travail qu’il effectue lui-même sur Duplitop et lui prend une grande partie de son temps, la solution pourrait être d’embaucher Jean-Michel Guizard, sur la base d’un CDD. Par ailleurs le graphisme du site internet de la FFSc doit être retravaillé. Patrice Bulat est un développeur informaticien mais n’est pas un designer graphiste. A l’issue du CDD sur Duplitop, un recrutement d’un designer graphiste pourrait être effectué.
    Au vu des éclairages apportés par Pascal Graffion, Daniel Fort demande aux membres du Conseil d’Administration de se prononcer sur l’embauche d’un informaticien jugée prioritaire en termes de besoins.
    Annie Gruchot indique qu’il lui semblait que, selon les salariés, le besoin sur le standard était prioritaire.
    Pierre Calendini, représentant des salariés, informe que, depuis le début de l’année, une nouvelle organisation a été mise en place pour le standard, sur la base d’une permanence assurée par 4 salariés dont le Directeur, volontaire pour participer à cette réorganisation.
    Pierre Calendini reconnaît que cette nouvelle organisation était satisfaisante.. L’absence future du Directeur va cependant impacter l’organisation actuelle. Si les salariés souhaitent toujours l’embauche d’un standardiste, ils reconnaissent également l’importance du besoin en informatique.
    John Servaege fait remarquer que l’embauche de Jean-Michel Guizard risque de coûter cher à la FFSc. Daniel Fort explique que Jean Michel Guizard est un autodidacte très doué mais qu’il n’est pas informaticien de métier. Son salaire restera dans la fourchette basse, au niveau de celui qu’il touche actuellement dans son entreprise auprès de laquelle il formulera une demande de congé sabbatique.
    Hervé Bohbot s’étonne que le Directeur, même volontaire, ait été mis à contribution au standard de la FFSc. Angélina Dareau, qui a été autrefois standardiste, évoque l’ingratitude de cette tâche et estime également qu’un Directeur a mieux à faire.
    Daniel Fort pense que l’arrivée d’un nouveau directeur (ou directrice), entraînera sûrement une réorganisation des tâches. Il propose, afin de ne pas solliciter plusieurs fois les membres du CA sur ce point, que soient validées globalement, sur le principe, les embauches d’un Directeur (ou d’une Directrice), d’un(e) informaticien(ne) et d’un(e) standardiste. La mise en œuvre de ces embauches sera conditionnée par les priorités et les besoins effectifs de la FFSc.
    Les membres du CA valident cette proposition à l’unanimité.

    Nomination d’un nouveau gérant de Promolettres, filiale commerciale de la FFsc
    Daniel Fort indique que, depuis juillet 2008, Promolettres a un nouveau gérant bénévole en la personne de Jean-Pierre Géreau, qui interviendra au cours de la réunion. Il succède à Annie Gruchot.
Bureau directeur - juillet/août 2008 :
  • Fonctionnement de la FFSc

  • Thèmes :

    Permanents
    Le départ en congé maternité de Séverine Gruchot a entraîné un certain nombre de changements .
    - Anne-Laure Vallenet, sa remplaçante à Marseille, reprend une partie de ses tâches : inscriptions au Festival d’Aix-les-Bains (+ accueil sur le Festival), réception et enregistrement des licences, réception des résultats des Simultanés de France.
    - Joan Controu prend en charge la mise à jour des tables de SIGLES et DupliTop.
    - Thierry Bayle, Trésorier de la FFSc, reprend toute la comptabilité de la FFSc.
    - Nicolas Thomas, suite à sa formation en comptabilité, traitera les opérations comptables de Promolettres. Jusqu’à la fin du congé de Séverine Gruchot, il enregistrera également les débits et crédits de la FFSc, les fera viser par le Directeur de la FFSc et les transmettra à Thierry Bayle pour traitement comptable.

    Autres informations :
    Àu cours de son stage de fin d’études en informatique, Eva Tokgoz a travaillé sur un module de vente des produits Promolettres par Internet.
    Franck Maniquant, Directeur de la FFSc, a formulé une demande de congé sabbatique d’une durée de 11 mois. Le Bureau Directeur n’a malheureusement pas pu donner une suite favorable à cette demande estimée incompatible avec sa fonction de Directeur et le rôle très important qui en découle au sein d’une petite unité salariée comme la nôtre.
    La réactualisation des contrats de travail et des fiches de poste des salariés de la FFSc est en cours. Au constat des lenteurs dans ce domaine, Daniel Fort, Président de la FFSc, souhaite accélérer le processus et propose que le Bureau Directeur reprenne ce dossier en main.
Conseil d'administration - 24 mai 2008 :
  • Salariés de la FFSc : remplacement de Séverine Gruchot (congé maternité), recrutement d'une stagiaire en informatique pour 4 mois, évolution du poste de Nicolas THOMAS.

  • Thèmes :

    Permanents
    Daniel FORT rappelle que Séverine GRUCHOT va partir en congé maternité de la fin juillet à la fin décembre 2008.
    Anne-Laure VALLENET l’avait remplacée lors de son premier congé maternité. Elle a postulé à un second remplacement. Le Bureau Directeur en est d’accord. Elle a l’expérience nécessaire et elle connaît la "maison".
    Le CA donne son accord pour une embauche au 1er juillet.

    Par ailleurs le Bureau a donné son accord au recrutement d’une stagiaire en informatique du CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers), Mlle Eva TOKGOZ : stage de fin d'études, pour une durée de 4 mois, sur la base d’une rémunération équivalente au tiers du SMIC (soit environ 390 euros par mois) puisque dès lors qu’un stage dépasse trois mois, la rémunération est désormais obligatoire. Le respect de ce plafond de rémunération, prévu par la loi, permet de bénéficier de l'exonération des charges. En outre, la FFSc prendra en charge les frais de déplacement de la stagiaire et lui fournira des chèques-restaurant pour chaque jour travaillé. Ce stage de fin d'études a pour objet de mettre en place un module de vente en ligne des produits de Promolettres, projet que Patrice BULAT n’a pas le temps de mener.

    Comme il a été précisé dans le point financier, le poste de Nicolas THOMAS devrait évoluer pour lui permettre d'assurer le suivi de la comptabilité de Promolettres. Pour ce faire, il doit suivre un stage de formation qui, selon toute vraisemblance, se déroulerait dans le courant du mois de juin. (NB : c'est en cours).
Bureau directeur - 19 avril 2008 :
  • Personnel salarié de la FFSc

  • Thèmes :

    Permanents
    La réunion retreinte BD/salariés du 20 mars 2008 a été très positive. Elle a permis d'éclaircir certains points d'incompréhension mutuelle et de définir d'une manière plus cohérente les rôles et missions de chacune des structures, au service de la gestion et de développement de la FFSc. Franck Maniquant, Directeur de la FFSc, joue un rôle central dans l'articulation entre le BD et son équipe de salariés, en particulier en matière de répartition des tâches, en fonction des dossiers habituels mais aussi des dossiers nouveaux à traiter. Le Président fait remarquer que le BD, en appui sur ses commissions, a repris en charge de nombreux dossiers (par exemple : le BD gère la quasi-totalité de son secrétariat en interne; la CRAO a repris à son compte l'organisation des Festivals, en collaboration avec Joan Controu; au niveau des Finances, le Trésorier, Thierry Bayle, et la Commission des Finances effectuent un gros travail; …). Pour autant, les salariés semblent assez souvent débordés et ne sont pas toujours en mesure d'effectuer le travail attendu sur les dossiers dont ils ont la responsabilité. Il faut donc encore progresser dans ce domaine et il semble assez urgent de retravailler sur les fiches de poste mais aussi de recenser avec précision les secteurs où les salariés ont besoin d'être épaulés. Le projet de soulager Patrice Bulat, dans le domaine de l'informatique, est toujours à l'ordre du jour (cf. ci-après).
    Remplacement de Séverine Gruchot (congé maternité de la fin juillet à la fin décembre 2008) : le BD est favorable à la proposition de Séverine Gruchot de faire une nouvelle fois appel à Anne-Laure Vallenet (qui l'avait déjà remplacée à l'occasion de son premier congé maternité). Avec le concours de Séverine Gruchot, il reste à déterminer avec précision la nature des tâches qu'assumera Anne-Laure Vallenet et la quotité de travail correspondante, sachant que le BD est prêt à envisager toutes solutions pour transférer certaines tâches sur les structures existantes, dans la mesure où il n'apparaît ni simple ni même envisageable de confier à la remplaçante la totalité des tâches actuellement prises en charge par Séverine Gruchot.
    Évolution possible du poste de Nicolas Thomas : ce dernier effectue actuellement une partie des tâches liées à la comptabilité de Promolettres. Il ne dispose toutefois pas de la formation comptable de base pour assumer au mieux cette tâche. Le BD souhaite que Nicolas Thomas puisse bénéficier de cette formation de base, de manière à optimiser son travail de comptabilité dans le domaine de l'activité commerciale de la FFSc, à mettre en place un outil de comptabilité analytique et, à terme, épauler Séverine Gruchot dans tout ce qui concerne le secteur de la comptabilité (secteurs associatif et commercial de notre fédération). Franck Maniquant, Directeur de la FFSc, est chargé de trouver un stage à Nicolas Thomas, dans des délais assez brefs (si possible, avant la nouvelle saison). Il conviendra de voir comment dispatcher au sein de l'équipe des salariés les tâches habituellement prises en charge par Nicoals Thomas, pendant son absence (une semaine ?)
    Recrutement d'un(e) stagiaire en informatique : Pascal Graffion a proposé à des stagiaires du CNAM d'effectuer leur stage terminal en entreprise à la FFSc. Ce serait une solution pour épauler Patrice Bulat dans un domaine qu'il doit définir.
    NDLR au 19 avril, il n'y avait pas de candidat(e) mais depuis une stagiaire s'est manifestée. Elle pourrait s'occuper de construire le module de vente en ligne des produits Promolettres, projet dont Patrice Bulat n'avait pas le temps de s'occuper.
Bureau directeur - 8 mars 2008 :
  • Relations et articulations entre le BD et les permanents de la FFSc

  • Thèmes :

    Permanents
    Demandes du Directeur de la FFSc:
    - Paiement des heures supplémentaires de Nicolas Thomas, Patrice Bulat et Pierre Calendini
    - Place des permanents dans les Commissions à titre bénévole ou salarié
    - Recrutement d’un(e) standardiste

    Suite à quelques quiproquos et/ou malentendus, le Bureau Directeur réaffirme toute sa confiance en son équipe de salariés et le rôle central joué par le Directeur de la FFSc. Relais essentiel entre le BD et l'équipe de salariés qu'il dirige, il doit être tout à la fois celui qui, en collaboration avec le BD, gère la mise en œuvre des décisions prises et répartit les tâches au sein de son équipe, et celui qui, confronté au quotidien à cette mise en œuvre, fait remonter vers le BD les difficultés rencontrées tant au plan des moyens matériels que des moyens humains.
    Le Bureau Directeur rappelle qu’il ne peut pas toujours répondre immédiatement aux demandes relayées par le Directeur, ce qui ne préjuge en rien des propositions ou décisions finales. Il faut un minimum de temps au BD pour étudier les multiples dossiers relatifs à la gestion de la FFSc, sans jamais perdre de vue que son mandat électif en fait le garant de la bonne utilisation des finances de la FFSc, ni bien sûr le programme sur lequel il a été élu.
    Cela étant, la priorité est toujours, comme il y a 4 mois, d'avancer sur les grands chantiers qui ont été ouverts et de travailler, sans relâche, à la recherche des meilleurs équilibres entre toutes les structures qui concourent au fonctionnement et au développement de la FFSc.
    C'est dans cet esprit que le Bureau organisera avec les salariés une réunion en groupe restreint à laquelle participeront : le Président, la Vice-Présidente, le Trésorier, pour le BD; le Directeur, la Directrice Administrative et Financière et le représentant du personnel, pour les salariés de la FFSc (NDLR : cette réunion a eu lieu le 20 mars 2008, à Paris)

    Au vu des éléments fournis par le Directeur de la FFSc, le Bureau Directeur est en mesure de valider :
    - le paiement des heures supplémentaires
    - la présence salariée dans les Commissions, Directions Nationales, Groupes de Travail dès lors que les salariés sont directement concernés, dans leur travail, par leur domaine d’activité (cf tableau ci-joint, actualisé au 20 mars).

    La demande de recruter un(e) standardiste avait déjà été faite au précédent Bureau Directeur qui ne l’avait pas validée. Compte tenu des difficultés ressenties ces derniers mois, suite à la sortie de Duplitop, le Directeur a mis en place un système de rotation des salariés au standard qui semble donner des résultats assez satisfaisants. Sans refermer ce dossier, le Bureau Directeur considère qu'aujourd’hui, compte tenu de l’activité et des perspectives de développement, si un recrutement devait se faire, il irait plutôt vers un appui au webmestre qui, vu sa masse considérable de travail, ne peut plus traiter les demandes prioritaires, notamment celles concernant le développement du site internet de la FFSc.
Conseil d'administration - 5 janvier 2008 :
  • Reconfiguration des ressources humaines de la FFSc

  • Thèmes :

    Permanents
    • Création d'une fonction de Conseiller Technique auprès du Bureau Directeur.
    Afin de prendre les meilleures décisions, le Bureau Directeur a besoin de données chiffrées sur l’activité de la Fédération et de mieux appréhender l'impact de ses décisions. C’est pourquoi est créée une fonction de Conseiller Technique auprès du Bureau Directeur : elle sera assurée par Jacques Lachkar, ancien Président de la FFSc. Daniel FORT précise que cette mission n’est pas assortie d’un changement de statut de Jacques LACHKAR ou de revalorisation salariale.
    Trois axes principaux définissent cette fonction :
    Elaboration de toutes sortes de statistiques (domaine de compétences d'origine de Jacques Lachkar) utiles à l'analyse de notre activité
    Supervision des grandes organisations fédérales
    Aide et conseils au BD pour certains dossiers, grâce à son expérience.

    Jacques Lachkar remercie le Bureau Directeur pour cette marque de confiance et propose de s'investir dans un travail constructif mais sans complaisance.
    Daniel Fort remercie Jacques Lachkar d'avoir accepté cette fonction et exprime sa satisfaction de pouvoir compter sur son expérience.

    • Modification du profil de poste du directeur de la FFSc.
    Afin de renforcer la présence de la Fédération et de mener des actions de promotion en région, il est proposé qu’un permanent du siège consacre une partie de son temps sur le terrain.. Après échanges avec le Directeur, Franck MANIQUANT, il s’est avéré que cette mission pourrait l’intéresser et être complémentaire de sa mission actuelle. Selon les besoins, il pourrait être éventuellement aidé par Nicolas THOMAS.
    Franck Maniquant sera donc appelé à intervenir dans les régions, à hauteur de 50% de son temps de travail. En son absence du siège, il sera suppléé par Séverine Gruchot qui vient déjà régulièrement à Paris et qui, du fait de son statut de Directrice Administrative et Financière, s'occupe déjà d'une partie de la gestion de l'équipe des salariés de la FFSc. Jacques Lachkar pourrait également relayer Franck Maniquant, en son absence, sur une partie de ses tâches.
    Les déplacements et missions de Franck Maniquant se définiront en liaison avec la DACC, les Président(e)s de Comité et le BD. Pas de calendrier actuellement, sans un état des lieux préalable pour envisager ces actions dans les régions.
  • Rémunération des permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    Franck MANIQUANT a relayé auprès du Bureau Directeur des demandes concernant des primes.
    Le Président rappelle les modalités d’attribution des primes : lorsque les permanents travaillent pendant les Festivals Fédéraux, il leur est attribué une prime de 300 euros nets par festival. Chaque permanent participe en moyenne à deux festivals par an (un état récapitulatif doit être effectué par Séverine GRUCHOT). Sur cette base, chaque permanent a touché ou va toucher 600 euros qui seront complétés, sur décision du Bureau Directeur qui tient compte de la surcharge de travail de cette année, d’une prime de 150 euros soit un total de 750 euros nets par permanent. (coût global pour l'ensemble FFSc-Promolettres, charges comprises : environ 10000 euros, sans doute un peu plus car certains permanents ont travaillé pendant les 3 Festivals).
    Une surprime avait été demandée par Franck Maniquant au titre de la surcharge de travail pour certains salariés, en raison de la parution de l'ODS 5 et de la mise en vente de ses produits dérivés dont, tout particulièrement, le Duplitop 5.
    Daniel Fort exprime ses regrets que cette situation parfaitement prévisible n'ait pas été anticipée par le Bureau précédent qui aurait pu, par exemple, procéder à l'embauche d'un CDD pour ces quelques mois de "surchauffe".
    En ce qui concerne ces surprimes concernant les permanents les moins bien rémunérés, le Bureau Directeur préfère leur substituer une augmentation de leurs salaires. Il s'agit là d'une décision pérenne, plus intéressante pour ces salariés qu'une prime occasionnelle. Engagement est pris de revaloriser les plus bas salaires (4 permanents sont concernés) d'au moins 60€ nets/mois (soit 780€ nets/an). Comme l'a suggéré le Directeur de la FFSc, Franck Maniquant, en accord avec son équipe, une augmentation supplémentaire est envisageable pour 2 de ces salariés : Patrice Bulat, informaticien, très sollicité par le suivi de Duplitop 5 et dont la rémunération ne semble pas correspondre aux compétences mises à la disposition de la FFSc et Promolettres, ainsi que Nicolas Thomas dont le travail et les responsabilités ont beaucoup évolué ces dernières années (en particulier, il s'occupe maintenant de la comptabilité de Promolettres) (coût global de cette mesure salariale pour l'ensemble FFSc-Promolettres : environ 5200 euros, sur la base du minima de 60€ nets/salarié; plus, évidemment, en cas d'augmentation supérieure de Patrice Bulat et Nicolas Thomas).
    Franck Maniquant, Directeur de la FFSc, demande également la création d'un poste de standardiste-accueil. Le Bureau Directeur réserve sa réponse, dans l'attente de mieux connaître l’état des finances de la FFSc et d'un dossier solidement étayé pour argumenter cette création d'un emploi nouveau. Il s'agit également de bien distinguer ce qui est de l'ordre du temporaire de ce qui est de l'ordre du permanent dans la surcharge de travail évoquée pour justifier cette demande, les réponses à y apporter n'étant pas nécessairement les mêmes.
Conseil d'administration - 17 décembre 2005 :
  • Permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    Formation des permanents, mais aussi des membres du BD puis des présidents de commissions et des présidents de comités. Ce projet sera présenté lors d'un prochain CA.
    Gérard Van Cayzeele propose de transformer le groupe de réflexion sur les permanents (composé de Marie-Odile Panau, Didier Coppens et Jean-Luc Quennesson) en commission permanente (le CA accepte).
Bureau directeur - 14 juillet 2005 :
  • Groupe de travail Permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    Gros travail de Marie-Odile Panau.
    Nécessaire mise en conformité avec la législation, rdv avec un cabinet d'avocats et demande de devis, qui doit être transmis à Marie-Odile pour voir ce qu'il faut faire réaliser.
    Points importants :
    - Contrats de travail sont tous à revoir.
    - Définir les rôles pendant les festivals : qui reste au siège, qui joue...pas plus de 6 jours consécutifs travaillés.
    - Trajets domicile-siège (Séverine, Patrice, responsables ligues) - travail à domicile
  • Prime aux permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    300euros en bons d'achat, 100euros pour N.Aubert.
    A plus long terme : entretiens chaque année pour fixer objectifs et primes qui vont avec.
Assemblée Générale - 7 mai 2005 :
  • Les permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    Participants : Didier Coppens, Jean-Luc Quennesson

    BUT
    ÉTUDIER LES CONTRATS DE TRAVAIL
    ÉVOLUTIONS POSSIBLES DES SALAIRES
    LES MANQUEMENTS

    MÉTHODOLOGIE
    Rencontre individuelle de tous les salariés
    Repérage de tous les documents administratifs existants et manquants
    Étude des supports référentiels

    ACTIONS RÉALISÉES
    Étude de leur convention collective (animation) qui est actuellement en cours de refonte au niveau national
    Suite rencontre avec les salariés les priorités sont définies
    Fiche de poste (septembre)
    Organigramme (qui va évoluer suite évolution de structures de Promolettres)
    Formation du personnel (T4 2005)
    Organisation du travail (T4 2005)

    CONCLUSION
    Le groupe de réflexion se transforme en groupe de travail avec les mêmes participants
    Une réunion avec les salariés et le BD se fera début octobre
    Distinction période de travail et bénévolat
    Rôle de chacun (interaction salariés / membres du BD)
    Circulation de l'information (différents lieux de travail)
Conseil d'administration - 12 mars 2005 :
  • Embauche

  • Thèmes :

    Permanents
    13 candidatures ont été reçues ; après étude des CV et lettres de motivation, 3 candidats ont été reçus par le Bureau pour entretien : Nicolas Aubert, Hannah Froissart-Karambelas et Christophe Leguay.
    Les 4 mêmes questions ont été posés aux trois candidats : leur motivation, leur réaction en cas d'issue négative, leur parcours professionnel, ce qu'ils estiment comme leurs points forts et leurs points faibles.
    A l'issue des entretiens, le Bureau a retenu la candidature de Nicolas Aubert, qui rejoindra donc la fédé au 1er avril 2005 pour un CDD de 6 mois devant normalement déboucher sur un CDI.