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Assemblée Générale - 7 mai 2005

Date : Samedi 7 mai 2005
Lieu : Vichy

Fichiers disponibles :

Liste des sujets à l'ordre du jour :

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• Rapport du groupe de réflexion Edition

  • Thèmes :

    Edition - Scrabblerama
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Edition.doc
    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Edition.xls
    Rapport du Groupe de Réflexion " édition "
    (établi par Jean-Pierre GEREAU)
    
    ETUDE DE PRIX SUR SCRABBLERAMA
    ET AUTRES PRODUITS EDITIONS PROMOLETTRES
    
    Merci de la confiance que tu m'accordes pour mener à bien cette étude.
    
    Afin de répondre aux interrogations que certains pourraient se poser quant à ma capacité à gérer ce dossier, je tiens à préciser mon profil professionnel.
    
    De formation graphique, j'ai principalement été de 1976 à 1990 directeur technique de FLEURUS-PRESSE (4 hebdos et 3 mensuels principalement). Une incursion chez HACHETTE / LIVRE DE PARIS pour m'occuper d'une encyclopédie, puis depuis 13 ans directeur de fabrication aux Mutuelle de France (Coopérative de la Vie Mutualiste, magazine VIVA, 700.000 ex / mois et produits éditoriaux destinés aux mutuelles du groupe).
    
    Ces postes concernent la totalité des contraintes techniques, la négociation des marchés, l'établissement et le suivi des budgets techniques (fabrication, routage, contrôle des coûts ...)
    
    Nous ne sommes en aucune manière imprimeur, et nous sommes totalement indépendants de nos fournisseurs. Ceux qui peuvent être préconisés le sont en fonction de leurs capacités techniques et financières dans la transparence la plus absolue.
    
    
    TOUS LES PRIX MENTIONNES DANS CES ETUDES SONT HORS-TAXES
    
    
    A - ETUDE SUR SCRABBLERAMA
    
    Tu trouveras ci-après un tableau complet sur les différentes comparaisons faites pour ce titre dans sa formule actuelle.
    
    De sérieux écarts apparaissent.
    
    En préambule à ce tableau, outre les remarques que m'inspire l'état des lieux, j'ai exposé la méthodologie appliquée à cette étude.
    
    Je reste évidemment à ta disposition pour toutes explications souhaitées.
    
    ETUDE SUR SCRABBLERAMA (suite)
    
    La remarque principale qui ressort du sondage effectué est que le prix de vente est trop élevé (questions 166 et 167). En effet un prix facial de 6 Euros (39,36 F) et un prix au numéro par abonnement de 4,09 Euros (26,83 F) c'est effectivement très cher !
    
    Le n° 294 qui est en version rédactionnelle de 56 pages donne un prix de revient technique pour un exemplaire routé (base de 7.000 ex) de 1,6993 Euro (11,15 F).
    
    Son poids d'environ 192 g donne un prix PTT de 0,3151 Euro l'exemplaire, auquel il faut ajouter les frais relatifs au traitement du fichier des abonnés.
    
    Soit un total de 2,0144 Euros au minimum à l'exemplaire.
    
    Ce coût, en se basant sur l'étude IME peut être réduit à :
    
    - 1,0143 + 0,3097 = 1,3240 (format 21 x 29,7 cm sous film).
    - 0,9429 + 0,3059 = 1,2488 (format 21 x 28,5 cm sous film).
    Prix PTT à affiner.
    
    L'on peut certainement faire mieux.
    
    La première remarque que je fais est que la pagination variable du cahier rédactionnel est une très mauvaise chose. Cela est surtout sensible pour les commandes de papier et oblige, si l'on veut être rationnel, à prévoir plusieurs formats. Par ailleurs cela entraîne la multiplication des frais fixes ce qui n'est jamais souhaitable, surtout sur des petites quantités, car le prix de revient unitaire est tout de suite fortement grevé. L'intérêt financier commande d'unifier tout cela.
    
    Dans ce cadre, le cahier jeux actuel est une fausse bonne idée si elle n'est pas adaptée, d'autant plus que le papier couleur est cher. Il faut imprimer en 2 couleurs sur du papier blanc, la couleur étant traitée en fond tramé couleur, le papier étant le même que la partie rédactionnelle.
    
    Je me base sur un journal réalisé au format 21 x 28,5 cm (IME).
    
    Il y a bien entendu la couverture de 4 pages.
    
    Il semblerait que 56 pages de rédactionnel soit un quota suffisant.
    
    Si l'on rajoute 16 pages centrales de jeux ou parties on arrive à 72 pages. A l'aide d'un fond tramé couleur on peut les différencier, voire inviter le lecteur à les détacher du centre, voire les plier en deux pour obtenir un 32 pages 14,25 x 21 cm en adoptant la présentation adéquate. Si la partie rédactionnelle évolue on compense dans un sens ou dans l'autre avec la partie jeux.
    
    Fabrication 7.500 ex : 6.300 Euros
    soit pour 7.000 ex routés un prix unitaire de 0,9000 Euro.
    Poids PTT d'environ 200 g, soit 0,3212 Euro.
    Prix total : 1,2212 Euro.
    
    Bien entendu tout cela n'est pas figé et toutes les études peuvent être envisagées.
    
    REMARQUES SUR LES PTT :
    
    La poste met en place de nouvelles obligations très strictes notamment concernant les modalités du routage et les tarifs qui en découlent. Il faudra signer un contrat avec elle au plus tard en septembre. Ces nouvelles modalités auront un coût à déterminer qui ne sera pas à l'avantage des revues à faible tirage.
    
    De même en ce qui concerne ce qui est routé avec le journal. Il va falloir respecter strictement les normes en vigueur pour bénéficier des avantages du tarif presse.
    
    Il faudra revoir de près ce qui se fait actuellement (agenda, catalogue de produits dérivés...). Même si ces dernières années la poste à fait preuve de laxisme dans certaines régions, tout cela risque fort d'être caduque et il faudra se plier aux nouvelles normes nationales sous peine de perdre l'avantage du tarif presse, chose dont ne se relèverait pas SCRABBLERAMA.
    
    B - ETUDES SUR LES AUTRES PRODUITS.
    
    J'ai étendu l'étude à d'autres produits édités par PROMOLETTRES.
    
    Il y a deux remarques principales.
    
    La première est que là aussi, pour les produits lourds, la comparaison n'est pas à l'avantage de BOISSOR.
    
    La deuxième est que le manque d'analyse de la forme des produits contribue à rendre ceux-ci trop chers.
    
    Par exemple, faire systématiquement des couvertures contribue à multiplier les frais fixes donc à alourdir les coûts. Il vaut mieux en général prendre un grammage supérieur pour la totalité du produit et l'adapter à une pagination rationnelle.
    
    Certains produits ne relèvent pas du tirage en feuilles (plus de 20.000 ex. c'est en général de la rotative).
    
    En conclusion avant de lancer un produit il faut analyser ce que l'on veut (but, diffusion, forme) et le traiter en conséquence. Ne pas perdre de vue le problème PTT.
    
    Dans les études qui suivent j'ai volontairement pris l'option de ne pas optimiser les coûts, notamment au niveau du papier, afin de ne pas fausser les comparaisons.
    
    B1 - BROCHURE " LE GUIDE DU JOUEUR DEBUTANT "
    
    Pas de remarques particulières, prix cohérent.
    
    B2 - BROCHURE " RECUEIL DE PARTIES "
    
    Le prix est bon, cependant pour ce même prix on peut faire 16 pages au lieu de 12.
    Ce qui est important c'est son mode de tarification postale pour laquelle je n'ai pas de précisions. A priori il semblerait qu'un élément pouvant être vendu indépendamment du titre ne puisse pas bénéficier de cette tarification. A creuser.
    
    B3 - BROCHURE " INITIATION PROMOTION "
    
    Même remarque que pour B2 en ce qui concerne prix et pagination.
    
    B4 - BROCHURE " LE SCRABBLE POUR LES JEUNES "
    
    Format 15 x 21 cm. 12 pages en 2 couleurs (CB 80 g) sous couverture 4 couleurs (CB 135 g), tirage à 1.000 ex.
    
    Prix BOISSOR : 1.257 Euros
    
    Prix évalué : 950 Euros
    
    Prix pour un 16 pages
    Quadri sur CB 100 g. : 900 Euros
    
    B5 - BROCHURE " DECOUVREZ LA VIE DU SCRABBLE "
    
    Format 14,8 x 21 cm. 24 pages en 2 couleurs (CM 80 g) sous couverture 4 couleurs (CB 170 g), tirage à 20.000 ex.
    
    Une première question : pourquoi 170 g par rapport au 135 g habituel des couvertures de ce type de produit ?
    
    Prix BOISSOR :4.393 Euros
    
    Prix évalué : 3.950 Euros
    
    Sans couverture à part :
    Prix pour un 32 pages
    Quadri sur CB 90 g.
    en rotative (piqués) 3.300 Euros
    
    Prix pour un 24 pages
    20 x 21 cm, quadri, sur
    CB 90 g (collés) 3.000 Euros
    
    B6 - CATALOGUE DE VENTE PAR CORRESPONDANCE
    
    Tirage à 22.000 ex.
    
    En format A5,une brochure de 16 p. quadri (CB 80 g.) sous couv. quadri (CB 135 g).
    Deux R°V° A4 noir R°V° sur offset couleur 80 g.
    
    Prix BOISSOR 6.071 Euros (assemblages routages offerts)
    
    Prix évalué 5.000 Euros
    
    Propositions :
    
    La couverture à part sur ce genre de produit ne semble pas s'imposer. La mise en page doit pouvoir tenir en 16 pages, ce 16 pages, sur CB 90 g, pouvant tirer en rotative (sortie pli-colle). Les 2 bons restant tirés à part.
    
    Prix évalué 3.900 Euros
    
    Sous forme d'un 24 pages incluant tout (bons y compris) en quadri sur CB 90 g.
    
    Prix évalué 3.600 Euros
    
    Attention au problème PTT. Ce genre de produit ne doit pas bénéficier du tarif presse.
    
    B7 - BROCHURE ANNIVERSAIRE " LES 30 GLORIEUSES "
    
    Ce dossier est beaucoup plus épineux.
    
    Tirage : 22.000 ex.
    Format A4. Intérieur de 32 pages quadri sur CB 80 g.
    Couverture quadri sur CB 250 g avec pelliculage R°.
    
    Prix BOISSOR 14.467 Euros (Pelliculage " offert ")
    
    Prix évalué, bases
    VINCENT en feuilles 11.800 Euros (dont pelliculage 900 Euros)
    
    Prix devisé par IME 9.500 Euros (pelliculage inclus)
    
    Prix devisé par
    VINCENT en rotative 8.900 Euros (pelliculage inclus)
    
    Jean-Pierre GEREAU
    Le 12 Avril 2005
• Rapport du groupe de réflexion Finances

  • Thèmes :

    Comptes
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Finances.xls
    Rapport du Groupe de Réflexion "Finances"
    (rapport établi par André PERON)
    Etaient présents: Jacqueline COUPET - Annie et Séverine GRUCHOT - Thierry HAMM - Michel RUSSON et André PERON
    
    Ont également participé: Joan CONTROU - Jacques LACHKAR - Franck MANIQUANT - Nicolas THOMAS
    
    FINANCES PROMOLETTRES
    
    1) Analyse des comptes de résultat
    
    
    
    
    
    
    

    	2004	2003	2002	2001	2000	1999
    						6 mois
    	107755	285	-40807	10298	10493	-1233
    Cumul:	86791	-20964	-21249	19558	9260	-1233

    
    
    Comme signalé lors du dernier CA, le résultat annuel est susceptible de grosses variations liées aux années de parution du nouvel ODS. D'où la nécessité de travailler sur un budget glissant ( 5 ans )
    
    Précisions souhaitées par le groupe
    Règles statutaires liant la Fédé et Promolettres en matière de comblement d'un déficit ou de transfert de bénéfices.
    2) Gestion des stocks
    
    Prestataire: TALLANDIER
    Cout annuel: 45000 € environ y compris frais postaux.
    
    Une reprise de gestion par nos soins entraînerait:
    * obligation de trouver les locaux nécessaires et d'acquérir le matériel de manutention et de stockage
    * problème de distance entre ces locaux et la Fédé
    * personnel nécessaire à la gestion et déplacements du responsable
    
    Conclusion: Eu égard au prix de revient actuel, nous ne sommes pas capables d'assurer cette charge pour un montant équivalent.
    
    3) Gestion des abonnements
    
    Intermédiaire: DIP
    Coût annuel: 28000 € ( Gestion des abonnements, relances et Etiquettes )
    
    Inconvénients:
    - Deux fichiers de base d'adresses
    - Comptes annuels fastidieux et flous
    - Relance après échéance de l'abonnement
    - Compétence ?
    
    Reprise de la gestion
    
    Avantages:
    - Une seule base d'adresses ( Gestion centralisée )
    - Comptes très fortement simplifiés
    - Relances préalables à l'échéance
    - Limiter les retours
    
    Besoins:
    - Création d'un outil de gestion
    - Reprise de la base actuelle DIP
    - Embauchage à temps partiel pour effectuer cette tache ( nettement inférieur au prix de revient de DIP )
    
    Conclusion
    Avant de prendre une décision, il est demandé à l'imprimeur ( BOISSOR ) de fournir un devis pour l'émission des étiquettes à partir de la base de données qui serait mise en place pour la gestion.
    
    4) Publicité des Tournois homologables
    
    Le Cahier des Charges des TH prévoit que l'annonce doit toucher:
    * tous les Comités
    * tous les Clubs du Comité et des Comités limitrophes
    
    Il est recommandé, mais non obligatoire, de confier cette publicité à Promolettres qui assure l'insertion dans Scrabblerama, l'envoi d'une affichette à tous les Clubs et l'annonce sur Internet.
    
    Proposition: Modifier le Cahier des Charges des TH pour rendre cette procédure obligatoire.
    
    Prix actuel (120 € pour 1/3 de page inchangé )
    
    FINANCES FEDE - RECETTES
    
    En milliers d'Euros
    
    
    
    
    
    
    

    	2004	2003	2002	2001	2000	1999
    Licences	259	245	209	217	209	201
    Droits d'engagement	423	422	469	481	311	280
    Divers	122	122	107	108	119	128

    
    
    Divers: Constant - Pas d'évolution prévisible
    
    Licences:
    - 2002: Augmentation de 1,50 € de la part "Comité"
    - 2003: Licence passe de 22,87 € à 25,00 €
    Une nouvelle augmentation du prix des licences n'est pas actuellement envisageable.
    Seule possibilité: Progression du nombre de licenciés
    
    Droits d'engagements:
    Seul poste sur lequel une augmentation des recettes est possible.
    Ci-après l'analyse détaillée des sous-postes
    
    En milliers d'Euros
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    

    	2004	2003	2002	2001	2000	1999
    IC	13	13	13	13	12	11
    Ph. 1,2,3	55	57	49	48	48	46
    Vermeils	21	20	11	10	10	9
    1/2 rapide	8	7	6	7	6	6
    S. mondial	7	7	7	15	15	14
    Blitz	5	5	5	4	4	3
    Simul. Clubs	40	55	41	38	23	36
    Vichy	110	110	96	82	80	65
    Cannes	64	61	57	54	58	45
    Aix	82	73	67	60	54	41

    
    
    Vermeils: 2003: Création d'une 2ème session
    S. mondial: Retour 50% à la FISF
    
    Simultanés Clubs
    2000: Reversement de 15000 € pour Championnat du Monde
    2004: Juin non comptabilisé
    Source possible d'augmentation importante des revenus
    Voir propositions en Annexe 1
    
    Festivals
    Les droits d'inscription sont déjà relativement élevés
    Pas d'augmentation envisagée
    
    FINANCES FEDE - DEPENSES
    
    En milliers d'Euros
    
    
    
    Personnel
    
    
    

    	2004	2003	2002	2001	2000	1999
    174	191	170	155	143	125
    Arb. - Organ. - Dot.	402	298	409	393	197	199
    Divers autres	270	285	283	251	250	207

    
    
    Divers: RAS. Quasiment constant
    
    Personnel: Progression normale
    Objectif: Embauchage supplémentaire associé à la reprise éventuelle de charges ou à une nouvelle répartition de la gestion ( Ligues ? )
    A approfondir avec les conclusions des GR 4 et 5
    
    Arbitrage - Organisation - Dotation
    Variations importantes
    Analyse impossible sur le chiffre global
    Détail indispensable par sous-postes de comptabilité analytique pour chacune des manifestations importantes
    * Détail des frais d'organisation
    * Détail des frais d'arbitrage
    * Dotation compris cadeau d'accueil
    * Invités
    
    Voir Annexe 2
• Rapport moral

  • Thèmes :

    Fédération
    STATISTIQUES
    
    Licenciés au 1 mai 2005 : 15609 - Saison dernière : 15501 (+0,69%)
    Clubs civils : 660 - Saison dernière : 646 (+2,12%)
    Clubs scolaires : 202 - Saison dernière : 219 (-8,42%)
    
    Participation aux épreuves
    Tournois homologués (au 1 mai 2005) :
    Cette saison : 118 tournois pour 19642 joueurs (moyenne : 166 joueurs)
    Saison dernière : 108 tournois pour 19626 joueurs (182 joueurs)
    Championnat de France :
    Phase 1 : Cette saison : 4823 - Saison dernière : 4789 (+0,70%)
    Phase 2 : Cette saison : 3745 - Saison dernière : 3708 (+0,99%)
    Phase 3 : Cette saison : 2039 - Saison dernière : 1952 (+4,27%)
    Finale : Cette saison : 804 - Saison dernière : 580 (+27,86%)
    Sur l'ensemble de l'épreuve :
    Cette saison : 11411 - Saison dernière : 11029 (+3,35%)
    
    Festivals fédéraux :
    Coupes Fédé 2798 (771 + 699 + 1328)
    (Aix, Cannes et Vichy) Saison dernière : 2461 (+12,04%)
    Coupes 3113 (1143 + 665 + 1305)
    (Aix, Cannes et Vichy) Saison dernière : 2922 (+6,14%)
    
    Qualification Vermeils :
    Cette saison : 7422 (4072 + 3350) - Saison dernière : 6994 (3898 + 3096) (+5,77%)
    
    Championnats Régionaux :
    Cette saison : 3255 - Saison dernière : 3468 (-6,54%)
    
    Simultanés de France :
    Cette saison : 84595 (juin : 23632 ; nov. : 28532 ; mars : 32431)
    Saison dernière : 54614 (nov. : 28470 ; mars : 26144)
    Épreuves par centres :
    Semi-rapides : Cette saison : pas encore joué - Saison dernière : 2518
    Simultané Mondial - Cette saison : 5108 - Saison dernière : 4957 (+2,96%)
    Simultané Blitz : Cette saison : 1747 - Saison dernière : 1751 (-0,23%)
    Interclubs : Cette saison : 621 équipes - Saison dernière : 602 équipes (+3,06%)
    
    RÉSULTATS SPORTIFS
    Champions du Monde (Marrakech)
    Cadets : Antoine Stehlé
    Vermeils : Philippe Diringer
    Diamants : Jean Denouel
    Blitz : Antonin Michel
    Blitz Vermeils : Philippe Diringer
    Blitz Diamants : Jean Denouel
    Paires : Philippe Lorenzo - Antonin Michel
    Paires Vermeils : Philippe Diringer - Alain Baumann
    Interclubs Européens : Paris Élysées
    
    RÉORGANISATION
    Organigramme FFSc :
    Bureau directeur (composé de 8 membres) :
    Avec à sa tête le Président de la FFSc : Gérard Van Cayzeele
    
    Comment travaillent-t-ils ?
    Réunions régulières
    Par téléphone
    Par mails
    
    Communication avec les licenciés :
    Scrabblerama ("En direct du Bureau Directeur")
    Mailings clubs : pour une meilleure communication et plus de transparence
    
    Décisions prises par lui même ou par le CA
    
    13 Commissions sont PERMANENTES
    -Comptes
    -Instruction et Statuts
    -Jeunes
    -Classement et tournois
    -Communication
    -Initiation et promotion
    -Vermeils
    -Scrabble classique
    -Règlement, arbitrage, organisation
    -Organisation, logistique, tournois fédéraux
    -Arbitrage tournois fédéraux
    -Tourisme
    -Francophonie
    
    
    6 Groupes de réflexion : sont PONCTUELS et sont crées selon les besoins
    -Groupe 1 : Finances
    -Groupe 2 : Fonctionnement et articulation entre Bureau, CA, AG
    -Groupe 3 : L'édition, dont Scrabblerama
    -Groupe 4 : Répartition géographique
    -Groupe 5 : Les permanents de la FFSc
    -Groupe 6 : Le Handicap
    
    Que font-ils ? Travail et réflexion sur des sujets biens définis en vue d'étayer certains dossiers pour le Bureau, le CA ou les commissions
    
    Le siège fédéral
    -Standard téléphonique : Pierre Calendini et Nicolas Thomas
    FFSc : 01 53 92 53 20 - Promolettres : 01 53 92 53 21
    
    -Embauches : Patrice Bulat (au 1 août 2004) et Nicolas Aubert (au 1 avril 2005)
    
    -Cloisonnement Fédé / Promolettres
    FFSc : Franck Maniquant, Séverine Gruchot, Joan Controu, Patrice Bulat
    Promolettres : Jacques Lachkar, Pierre Calendini, Nicolas Thomas, Nicolas Aubert
    
    Promolettres
    -Reprise de la gestion des commandes VPC par le personnel de Promolettres (siège)
    -Formation d'un Comité de Gestion (3 membres) :
    Annie Gruchot (gérante)
    Rolland Nino (trésorier)
    Jacques Lachkar (permanent)
    -Formation d'un Conseil d'Administration (6 membres) :
    Comité de gestion
    +
    Jacqueline Coupet (trésorière FFSc)
    Gérard Van Cayzeele (président FFSc)
    Didier Coppens (président comité Lorraine)
    
    SITE INTERNET
    (Patrice Bulat)
    Richesse du site : 15 rubriques dont les principales :
    -Liste des clubs avec le détail des joueurs
    -Résultats individuels
    - Simulation du classement à la date de mise à jour du site
    -Actualités (informations) :
    
    Prochainement, un mode d'emploi du site sera envoyé à tous les clubs
    
    -Suivi des tournois en direct
    
    -Achats en ligne pour la boutique (projet)
    Possibilité d'abonnement à Scrabblerama en ligne
• Sondage licenciés 2004

  • Thèmes :

    Sondages
    Licenciés - Environ 5000 retours
    -Traitement :
    * Réponses fermées : statistiques envoyées aux licenciés
    * Réponses ouvertes : Nadine Maillol (3000 questionnaires traités)
    Analyse publiée dans Scrabblerama de mai (diffusion prochaine auprès des clubs)
    
    18-25 ans
    - Anciens licenciés 18-25 ans : 342 réponses reçues et traitées
    - Licenciés 18-25 ans : 84 réponses reçues sur 215 questionnaires envoyés
    
    Clubs
    - Sentiment d'isolement :
    Besoin d'informations sur le fonctionnement de la fédé...
    => Mailings
    -Besoin de documents initiation et perfectionnement
    => n°1 mars 2005 envoyé à tous les clubs environ chaque trimestre
    => Gagnez au jeu Scrabble (A. Delaruelle, à la tête d'un comité de rédaction FISF) offert à tous les clubs par la FFSc
    -Aide aux clubs
    
    ACTIONS ET REFLEXIONS SUITE AU SONDAGE
    -Commission spéciale : les bulletins "zéros" pour étourderie de référencement
    mise en place de sanctions moins lourdes (pénalités)
    Expériences Aix, Cannes soumises à FISF
    
    -Déplacement du CDF en paires durant le week-end Pascal => retour à Vichy
    
    -Parties en 2 minutes :
    5 parties du Championnat de France
    Tournois du Grand Chelem
    
    -Réaménagement des Festivals Fédéraux :
    => Aix et Vichy sur 9 jours, de manière à satisfaire tout le monde :
    -Un tournoi en 2 minutes (ouvert à tous)
    -Deux tournois en 3 minutes, un pour les séries de 1 à 4, un pour les séries de 4 à 7
    Volonté de pouvoir accueillir tous les joueurs à au moins un des deux tournois majeurs du festival
    
    -Centrale réservation : gestion du parc hôtelier
    -Meilleure gestion => contact privilégié
    -Utilisation des festivals comme outil promotionnel : Aix 2005
    -Animations en ville (jeunes)
    -Couverture médiatique : Dauphiné libéré
    
    -Programmes touristiques : pour les accompagnateurs ou les joueurs
    -Soirées : Exhibitions " Topping ", Détente : Soirée musicale, Théâtre...
    
    -Partenariats :
    
    * Tourisme : FRAM, VAL, Touristra, VTF, Cap France
    5 partenaires tourisme : EXCLUSIVITÉ
    => Semaines Scrabble (SDF) gérées par la commission Tourisme :
    -Fichier animateurs
    -Formation animateurs
    -Désignation par la commission "au coup par coup"
    -Éventuellement, formation des animateurs de nos partenaires pour la pérennité de l'activité Scrabble
    
    Deux partenaires privilégiés
    -Larousse : Édition d'ouvrages en commun (ODS, Gagnez au jeu Scrabble...)
    
    -Mattel :
    Retour en vente d'un jeu type duplicate ("Scrabble Solo")
    Besoin de les sensibiliser vis-à-vis de notre activité
    Nécessité de développer le Scrabble Classique
    Objectif ambitieux : 50000 licenciés dans 5 ans
    => Projet de création de postes de permanents répartis sur l'ensemble de la France
• Développement du Scrabble classique

  • Thèmes :

    Scrabble classique
    -Concours National de Scrabble Classique
    Vise les "néophytes" (non-licenciés)
    En profiter pour leur faire découvrir le duplicate
    
    Support : Presse Nationale
    3 phases : Clubs (locale), Comités; Nationale
    
    -Développement de ce secteur dans les clubs et comités :
    Dossier prochainement adressé à tous les clubs
• Communication

  • Thèmes :

    Fête du Scrabble
    2éme Fête du Scrabble (Article paru dans Scrabblerama de février)
    -Statistiques : 127 clubs ; 1730 joueurs ; 13,38 joueurs par club
    En très légère hausse par rapport à 2003 : 1700 joueurs
    -Retombées médiatiques :
    * Reportage sur TF1 : club de Brest (8 octobre au journal de 13h)
    * Émission d'une heure sur Radio-Notre-Dame
    * Couverture Supplément week-end du journal Midi-libre
• Interclubs - Réforme 2006

  • Thèmes :

    Interclubs
    Points de classement : par équipe et non plus individuels
    PP : Suppression des PP1 et PP2
    Divisions : Promotion et Honneur redécoupées en 3 divisions avec équipes à 5 joueurs
• Simultanés de France mars 2005

  • Thèmes :

    Simultanés de France
    Constat très positif : Près de 50% des joueurs ayant participé aux premières parties de l'après midi ont participé à la partie joker
• Les Simultanés Permanents

  • Thèmes :

    Simultanés Permanents
    Création de simultanés permanents gérés par Internet (deux parties possibles par jour)
    Sur volontariat des clubs
    Les clubs qui n'ont pas Internet peuvent continuer les PAP (possibilité d'en augmenter le nombre)
    Les Simultanés de France sont conservés (3 semaines par saison)
    Mise en place la saison prochaine (dès que possible) à l'issue de laquelle un bilan annuel sera réalisé pour prise de décision finale en CA
• DupliTop - Désir développement en interne

  • Thèmes :

    DupliTop
    Un groupe de travail composé de Patrice Bulat, Fabien Fontas, Jean-Michel Guizard, Jacques Lachkar et Didier Roques prépare la sortie du nouveau DUPLITOP pour fin 2007
• Rapport financier

  • Thèmes :

    Comptes
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_ppt_Final.xls
    RAPPEL
    La FFSc est une association loi 1901dont les activités sont NON LUCRATIVES
    PROMOLETTRES est une SARL dont l'unique associée est la FFSc
    Ses activités sont LUCRATIVES, elle est donc soumise à la TVA
    (cf. tableau Excel en annexe pour les comptes)
• Aide aux nouveaux clubs

  • Thèmes :

    Aide aux clubs
    STATUTS-TYPE
    1 ODS
    6 JEUX
    1 MINUTEUR
    1 DUPLITOP
    1 SIGLES
    1 ORDINATEUR + ASSURANCE BRIS DE MACHINE
    1 IMPRIMANTE AVEC CABLE USB
    1 TABLEAU
    COUT: environ 1000euros
    
    Conditions :
    Inscription club et 5 nouvelles licences directement pour la fédé
    Club à part entière et non section d'une association
    
    Garantie
    Caution du Président de Comité
    Caution du nouveau Président de club et de son trésorier
    Clause de sauvegarde en cas de disparition du club ou du matériel
    
    TRANSFERT DE PROPRIETE DÈS LA FIN DU REMBOURSEMENT
• Les finances

  • Thèmes :

    Comptes
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Finances.xls
    (Participants : J.Coupet, D.Fort; S.Gruchot, T.Hamm, R.Nino, A.Peron, M.Russon)
    (cf. document Excel détaillé en annexe)
    
    FINANCES PROMOLETTRES
    Résultat annuel subit de grandes variations liées aux années de parution de l'ODS (fort pic lors de la sortie de l'ODS puis chute progressive sur 5 ans)
    Gestion des stocks réalisée par un prestataire (Tallandier) pour un coût annuel d'environ 40.000euros y compris frais postaux
    Gestion des abonnements se fait par un intermédiaire (DIP) pour un coût annuel de 28.000euros (+ relances et étiquettes) avec un inconvénient majeur : 2 fichiers de base d'adresses
    REPRISE DE CETTE GESTION A ÉTUDIER
    
    FINANCES DE LA FÉDÉ
    
    RECETTES
    Licences environ 33%
    Droits d'engagement environ 50%
    Augmentation des licences et des droits d'engagement NON ENVISAGÉE :
    => IL FAUT AUGMENTER LE NOMBRE DE LICENCIÉS
    
    DEPENSES
    PERSONNEL environ 20%
    ARBITRAGE, ORGANISATION et DOTATION environ 50%
    Pour assurer le développement de la Fédé il n'est pas envisageable de diminuer le personnel, il faut donc travailler sur le second poste
    
    ARBITRAGE - ORGANISATION - DOTATION
    Variations importantes d'une année sur l'autre avec analyse détaillée actuellement impossible
    Il faut impérativement pour chaque manifestation mettre en place une comptabilité ANALYTIQUE par poste / sous-poste
    
    ARBITRAGE
    LES ARBITRES SONT DES BENEVOLES DONT NOUS AVONS BESOIN
    3 Aspects doivent être analysés en détail:
    Logement - Déplacement - Indemnités
    
    ORGANISATION
    MISE EN PLACE D'UN SUIVI :
    COÛTS PUBLICITAIRES - LOCATION MATÉRIEL (salles, sonorisation, tables, chaises, Internet...) - PAPETERIE - COCKTAIL - INVITATIONS DIVERSES - DOTATION
    
    UNE REMISE A PLAT S'IMPOSE
    CADEAU D'ACCUEIL - TABLE DE LOTS - VOYAGES
    Réalisation d'un sondage auprès des joueurs qui fréquentent les grandes épreuves
    
    CONCLUSION : il est IMPÉRATIF et ESSENTIEL d'établir un budget prévisionnel pluriannuel (avec hypothèse haute, intermédiaire et basse) sur la durée de vie de l'ODS
    Le résultat annuel des comptes doit être la consolidation de Fédé + Promolettres
• L'édition

  • Thèmes :

    Edition - Scrabblerama
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Edition.doc
    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Edition.xls
    (cf. documents Word et Excel en annexe)
    
    SCRABBLERAMA
    RÉALISATION D'UN AUDIT AVEC COMME CONCLUSION :
    L'imprimeur actuel semble ne plus être adapté aux produits (matériel a priori inadapté)
    Méthode d'achat de papier à revoir
    
    Redéfinir le produit
    Évolution en cours sur le plan rédactionnel (tenir compte du sondage)
    Définir les nouvelles caractéristiques techniques
    
    ATTENTION, la Poste met en place de nouvelles obligations très strictes qui concernent les modalités de routage et les tarifs qui en découlent
    
    AUTRES PRODUITS
    Manque d'analyse préalable qui contribue à rendre les coûts trop élevés
    Couvertures systématiques (un grammage supérieur est moins coûteux)
    Certains produits ne devraient pas être tirés en feuilles mais à la rotative
    Pour lancer un produit il faut une étude qui prend en compte le but, la diffusion, la forme... et le problème de la poste.
    
    ÉTUDES COMPARATIVES
    ELLES FONT APPARAÎTRE UNE ÉCONOMIE VARIANT ENTRE 40% ET 50% dans la formule actuelle soit environ 44.000euros (4000euros au numéro)
    
    UNE REMISE A PLAT EST INDISPENSABLE
    
    DEVIS
    - CHOIX DES FOURNISSEURS
    - CONTRÔLE DES PHASES DE FABRICATION
    - PRIX DE REVIENT
    
    COMMENT FAIRE
    CRÉATION D'UNE COMMISSION PERMANENTE qui définit la politique éditoriale de Scrabblerama et des autres produits
    Sa composition :
    - J.LACHKAR et G.VAN CAYZEELE
    - Un responsable technique : JP.GEREAU
    - Un responsable marketing : A.BAUMANN
    
    CONCLUSION
    LA COMMISSION DOIT ETRE CRÉÉE
    LA REMISE A PLAT DOIT SE FAIRE AU PLUS VITE.
• Groupe de réflexion sur les statuts

  • Thèmes :

    Statuts
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Statuts.doc
    (Participants : Michel Monsimer et Raymond Perret)
    (cf. document Word en annexe)
    
    OBJECTIF
    AMENER NOTRE PIERRE A L'ÉDIFICE DE LA RÉÉCRITURE DES STATUTS ET DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA FÉDÉRATION
    
    CHOIX DE BASE
    La Fédé est une association loi 1901
    Instance souveraine : L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
    Instance décisionnelle principale : LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
    La taille atteinte par notre fédération et son développement nécessitent le passage du suffrage universel direct de tous les adhérents à un système étagé de délégués élus assurant la continuité élective (membres de base - clubs - comités - dirigeants fédéraux). Le nombre de délégués sera proportionnel au nombre de licenciés représentés.
    
    SOUHAIT
    ALIGNEMENT DES NOUVEAUX STATUTS COMITÉ et FÉDÉRATION
    
    FONCTION DE CHAQUE INSTANCE
    
    L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
    AG : elle définit, oriente et contrôle la politique générale de la fédération
    Quand l'AG ordinaire procède à l'élection de l'instance décisionnelle, elle est désignée ÉLECTIVE
    
    LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
    Le CA est l'instance dirigeante compétente chargée de diriger et d'administrer la Fédération
    Le CA est responsable de la mise en oeuvre de la politique globalement définie en AG
    
    LE BUREAU DIRECTEUR
    Le BD est l'exécutif responsable du fonctionnement de la Fédération
    Il dispose, pour l'application des directives du CA, la gestion et l'administration courantes, d'un secrétariat général dirigé par un directeur
    Les FONCTIONS du BD doivent être clairement définies et suffisamment étendues, dans le Règlement Intérieur, POUR QU'IL NE SOIT PAS UN FREIN À L'EXÉCUTION DES AFFAIRES DITES COURANTES
    
    EXEMPLE : L'ASSEMBLEE GENERALE
    CONSTAT : FONCTIONNEMENT DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE NON ADAPTÉ
    Se réunit 10 mois après la fin d'un exercice
    Seuls les licenciés présents (1/15 ème de la population Scrabble)
    Ouverte à tous : licenciés, famille, amis, .... Tous ces présents approuvant à main levée les rapports moraux et financiers
    
    PROPOSITION DE COMPOSITION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
    - Les Présidents de comité
    - Les membres du Bureau Directeur
    - Les délégués régionaux élus dans les AG de leur comité
    Une AG d'environ 100/150 personnes paraît souhaitable (par contre elle est ouverte à tous les licenciés)
    - Les Présidents de Commissions Permanentes
    - Le Directeur de la fédération et un représentant des salariés (FFSc + Promolettres)
    - Le Directeur de Promolettres
    - Avec voix consultative les responsables de groupe technique, les rapporteurs divers ou experts invités par le CA ou le BD
    L'assemblée se réunit en assemblée ordinaire, une fois par an, dans les 5 mois suivant la clôture de l'exercice
    
    Pour l'année de transition le délai est porté à 8 mois pour des raisons de calendrier
    L' AGO se déroule sur 2 journées complètes :
    - 1ère demi journée accueil des participants
    - 2ème demi journée : débats en groupe de travail, synthèse sur les documents et sujets expédiés 4 semaines plus tôt
    - 3ème demi journée : AGO formelle. Les décisions sont prises selon un barème qui figurera au règlement intérieur
    - 4ème demi journée : consacrée aux suites conséquentes de l'AGO
    
    DOCUMENTS À EXPÉDIER POUR L'AG
    L'ordre du jour
    Le rapport d'activité (Directeur)
    Le rapport moral (Président)
    Le budget prévisionnel
    La proposition de nomination de 2 vérificateurs aux comptes au mandat annuel renouvelable
    Les projets du Bureau Directeur
    Les rapports et projets des Présidents de Commission
    
    POUR RÉAGIR
    Création sur le site de la Fédération d'un forum de discussion sur lequel vous trouverez l'ensemble des propositions du groupe de réflexion
    
    COMMENT FAIRE
    La CIS va fonctionner et préparer la nouvelle mouture des statuts pour débat au CA du 22 octobre
    Réunion d'information pendant le festival d'AIX pour présentation du projet et des nouvelles orientations
    Les nouveaux statuts doivent OBLIGATOIREMENT être soumis à une AG extraordinaire avant la fin 2006
    
    CONCLUSION
    
    AVOIR A L'ESPRIT QUE NOUS REFONDONS EN TOTALITE LES STATUTS ET LE REGLEMENT INTERIEUR DE NOTRE FEDERATION
    
    IL FAUT DU TEMPS POUR GARANTIR LA LEGITIMITE DES TRAVAUX ET ACCEPTER LA PERIODE DE TRANSITION
• La répartition géographique

  • Thèmes :

    Répartition géographique - Comités - Ligues - Fédération
    

    Fichiers disponibles :

    AG_2005_Vichy_Groupe_Reflexion_Repartition_Geographique.doc
    AG_2005_Vichy_ppt_Final.xls
    Participants : Hannah Froissat, Zygmunt Gruchot, Lydie Lauret
    (cf. documents Word et Excel en annexe)
    
    CONSTAT DE L'EXISTANT
    LA FÉDÉRATION
    LES COMITÉS RÉGIONAUX
    LES DÉPARTEMENTS ou SECTEURS
    LES CLUBS
    
    LES OBJECTIFS
    Développer le nombre de licenciés
    Apporter une aide logistique aux comités
    Assurer une interface entre les comités et la Fédération
    
    LA RÉALISATION
    Reprise de la gestion des TRAP-PAP, simultanés et autres tournois
    Assistance aux clubs: initiation et formation aux logiciels, aide à l'obtention de subventions
    Fidélisation des licenciés
    Développement du Scrabble scolaire et du Scrabble Classique
    Faire une vraie publicité vers l'extérieur
    
    LES ACTIONS
    DÉCOUPAGE EN ZONES GÉOGRAPHIQUES
    Financement des 5 créations d'emploi
• Les permanents

  • Thèmes :

    Permanents
    Participants : Didier Coppens, Jean-Luc Quennesson
    
    BUT
    ÉTUDIER LES CONTRATS DE TRAVAIL
    ÉVOLUTIONS POSSIBLES DES SALAIRES
    LES MANQUEMENTS
    
    MÉTHODOLOGIE
    Rencontre individuelle de tous les salariés
    Repérage de tous les documents administratifs existants et manquants
    Étude des supports référentiels
    
    ACTIONS RÉALISÉES
    Étude de leur convention collective (animation) qui est actuellement en cours de refonte au niveau national
    Suite rencontre avec les salariés les priorités sont définies
    Fiche de poste (septembre)
    Organigramme (qui va évoluer suite évolution de structures de Promolettres)
    Formation du personnel (T4 2005)
    Organisation du travail (T4 2005)
    
    CONCLUSION
    Le groupe de réflexion se transforme en groupe de travail avec les mêmes participants
    Une réunion avec les salariés et le BD se fera début octobre
    Distinction période de travail et bénévolat
    Rôle de chacun (interaction salariés / membres du BD)
    Circulation de l'information (différents lieux de travail)
• Commission Jeunes et Scolaires (Lydie Lauret)

  • Thèmes :

    Jeunes et Scolaires
    ACTIONS ENTREPRISES
    - Création d'un dossier " pédagogique "
    - Projet pour les jeunes dans les festivals
    - Élection d'un représentant des moins de 18 ans
    - Modifications apportées dans l'organisation des championnats de France " Jeunes et scolaires "
    -Implication plus importante des comités
    
    DOSSIER " PÉDAGOGIE "
    Ce dossier s'appuie essentiellement sur les écrits d'Aurélien DELARUELLE dans les diverses brochures éditées ces dernières années
    Cette synthèse devrait permettre à toutes les personnes désirant animer un club, de pénétrer plus facilement dans les établissements scolaires
    La composition de ce dossier peut vous être transmise sur votre messagerie, il suffit d'en faire la demande à Lydie LAURET ou Nicolas THOMAS
    
    PROJET POUR LES JEUNES
    Une première expérience va être tentée lors du festival d'Aix les Bains :
    Hébergement gratuit des jeunes dans un hôtel avec encadrement
    En échange, aide à l'organisation et aux animations prévues au sein de la ville
    
    REPRÉSENTANT DES MOINS DE 18 ANS
    Arnaud DORÉ du comité Normandie a été élu par les jeunes à Belfort comme représentant des moins de 18 ans dans la commission
    Son rôle sera de rendre compte à la commission des désirs et revendications des jeunes
    
    Romain SANTI, Champion de France 2005 à Belfort, intègrera également dès le mois de juin notre commission
    
    
    CHAMPIONNAT DE FRANCE " JEUNE ET SCOLAIRE "
    Des propositions vont être soumises aux délégués en juin :
    Organisation de cette épreuve sur 4 jours
    Qualification d'office des jeunes ayant atteint la phase 3
    Nouveau mode de calcul pour les quotas
    Élaboration d'un cahier des charges et d'un règlement intérieur
    
    IMPLICATION PLUS IMPORTANTE DES COMITÉS
    Intégration des délégués scolaires au sein du bureau
    Création d'une commission scolaire comprenant un représentant de chaque département
    Ouverture d'un compte bancaire indépendant
    Organisation d'épreuves locales ou/et régionales pour alimenter ce compte
    
    REMERCIEMENTS
    - à tous les animateurs sans qui rien ne serait possible
    - à tous les délégués pour le travail accompli
    - aux membres de cette commission pour leur dévouement
    - à la Fédération pour son soutien
• Commission Promotion et Partenariat (Pierre Kerbrat)

  • Thèmes :

    Communication et Partenariats
    OBJECTIF
    Apporter la contribution de notre commission à l'objectif fixé par le bureau directeur : 50.000 licenciés dans 5 ans
    
    Un mot clé : EFFICACITÉ
    
    ACTIONS PROGRAMMÉES EFFECTUÉES
    - Couverture médiatique du championnat de France et du présent festival de Vichy par Anthony Clémenceau
    
    - Réunion chez Mattel pour une nouvelle dynamique de collaboration (réunions plus fréquentes)
    - Grand intérêt porté à notre intention de développer le Scrabble CLASSIQUE
    
    - Entretien de Franck MANIQUANT avec la direction de Télé 7 jours (informel mais objectif visé : implication pour le grand concours de Scrabble CLASSIQUE)
    
    - Réunion avec la responsable nationale du TÉLÉTHON, affiner notre collaboration en travaillant au plus près avec les délégués départementaux. Toutes les infos seront transmises aux Présidents de Comité dès septembre
    
    Réunion Larousse aux perspectives d'avenir porteuses :
    - Réalisation de cahiers pédagogiques pour le scolaire (sortie courant 2007)
    - Sponsorisation du grand concours de Scrabble CLASSIQUE
    - Sponsorisation Championnats du Monde 2006
    - Stand Larousse dans les grands festivals
    - Réflexion pour nous accompagner dans notre action liée à la création d'une maison de la Francophonie à Paris en 2006
    
    Réunion avec la Fédération de Bridge
    Chiffres clé :
    Nombre de bridgeurs en France 2.500.000 (licenciés et non licenciés)
    Nombre de licenciés 103.000 dont 54,5% de femmes
    Nombre de clubs 1242
    Moyenne quotidienne de joueurs participant à un tournoi simultané : 18.000 soit + de 6.000.000 par an ce qui constitue leur vitrine
    Partenaire officiel : Société Générale
    Constat: passage de 20.000 licenciés à 103.000 licenciés en 23 ans
    
    Comment :
    Développement du Marketing
    Augmentation du nombre de clubs : 1242 actuellement
    Licence obligatoire en club
    Développement des simultanés permanents
    
    ACTIONS PROGRAMMÉES EN COURS DE RÉALISATION
    - Démarches pour remplacer notre banque actuelle (CCF) qui n'est pas un partenaire digne de ce nom
    - Réalisation d'une plaquette de présentation de la Fédé à l'usage des entreprises pour futur partenariat. Le calendrier prévu suit son cours (présentation au festival d'Aix)
    - Projet d'un trophée des meilleurs clubs et comités pour récompenser l'augmentation du nombre de licenciés et de clubs (programmation 2006)
    - Analyse sur la perte de nos licenciés (pourquoi perdons-nous 33% des nouveaux licenciés chaque année ?)
    
    ACTIONS PROGRAMMÉES NON MENÉES À BIEN
    Base de données de 500 titres de presse (défaut de participation des IUP)