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Ces comptes rendus utilisent de nombreuses abréviations, en voici une liste non exhaustive :
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Thème : Finances

Assemblée Générale - 28 octobre 2011 : Conseil d'administration - 1er octobre 2011 : Assemblée Générale - 1er novembre 2010 : Assemblée Générale - 30 octobre 2009 : Conseil d'administration - 3 octobre 2009 :
  • Bilan financier FFSc 2008-2009. Demande des Ligues de l’Outre-Mer de réduction des redevances des TH2 à 1 euro.
  • Thèmes :

    Finances
    En cette fin de CA, Thierry Bayle n’a pas le temps de commenter les documents fournis. La FFSc se porte bien, néanmoins, et bien que le bilan ne soit pas totalement acté (en attente de documents en provenance de la SOVEC), l’exercice sera très positif puisqu’il dégage un excédent d’environ 40000 euros.

    Demande de l’Outre-Mer de bénéficier, à titre provisoire, d’une redevance ramenée à 1 € pour les TH2 (au lieu de 2 €) qu’ils commencent à mettre en place, en remplacement des TRAP.
    Certains membres du CA expriment leur souhait d’avoir plus d’informations sur les modalités de financement au sein des Ligues de l’Outre-Mer.
    La demande de l’Outre-Mer est soumise au vote.
    Pour : 15 – Abstentions : 3 – Contre : 3.
    La proposition est adoptée.

Conseil d'administration - 7 mars 2009 :
  • Point financier (Thierry Bayle). Fin du contentieux FFSc / FISF (Daniel Fort)
  • Thèmes :

    FinancesFISF

    Fichiers disponibles :

    CA_2009_7_mars_Finances_et_Comptes_Aix.pdfThierry Bayle invite les membres du Conseil d'Administration à reprendre les 3 feuilles dans le dossier (cf. annexe, complétée par un point de situation au 13 avril 2009 et une étude plus détaillée des résultats du Festival d’Aix-les-Bains).
    Il a gardé une présentation identique à celle de l’Assemblée Générale et n’ayant eu que tardivement les données concernant Promolettres, il n'a pas eu le temps de les intégrer.
    Il précise que les comptes de Cannes ne sont pas terminés mais estime un résultat bénéficiaire d’environ 40000 euros.
    La position de l’exercice 2008-2009 de la FFSc est actuellement à + 407688,50 euros (cf. document annexé).
    Au vu des données connues à ce jour, le Festival d’Aix les Bains est fortement bénéficiaire : 65307,82 euros. Attention, toutefois, les dépenses afférentes au séjour des jeunes sont désormais affectées au budget de la DNSJS et ne sont plus comptabilisées sur le résultat du Festival.
    De ce résultat, il faudra déduire le coût de l'arbitrage effectué par les jeunes, qui avait été estimé aux environs de 7000 € par la DNSJS. Des comptes précis sont attendus.
    Thierry Bayle indique à Annie Gruchot que le chiffre d'affaires d’une semaine de Simultanés de France est de l’ordre de 21000 euros.
    Daniel Fort a rencontré Patrice Jeanneret, Président de la FISF, et Daniel Kissling, Trésorier de la FISF, le 3 novembre 2008, pour faire le point sur le contentieux financier FFSc / FISF. La créance datant de 2005 était réglée et une créance plus ancienne, pour laquelle aucune facture n’a été retrouvée, a été abandonnée. D'un commun accord, les deux parties ont décidé de clore le dossier. Daniel Fort fait part de sa satisfaction car les relations sont reparties dans le bon sens. La FISF a crédité à la FFSc de 13822 euros.
    Thierry Bayle indique que la FFSc a avancé 50000 euros à Promolettres pour pourvoir à son fonctionnement.
    520000 euros sont placés en SICAV.
Assemblée Générale - 31 octobre 2008 :
  • Rapports financiers FFSc et Promolettres 2007-2008, budget prévisionnel FFSc 2008-2009
  • Thèmes :

    FinancesPromolettres
    Thierry Bayle présente les différents éléments des rapports financiers de la FFSc et de Promolettres, sur l’exercice 2007-2008. Il explique en particulier la double présentation des résultats : en données réelles sur un exercice qui a duré 14 mois, du fait de la modification du calendrier annuel de la saison (qui ira désormais du 1er septembre au 31 août de l’année suivante) et en données corrigées sur 12 mois pour qu’on ait une idée de ce qu’auraient été les résultats sur la période de référence habituelle et comparable aux exercices antérieurs.
    Ce rallongement de 2 mois a une incidence importante sur les bilans annuels. Sur 14 mois le bilan de la FFSc est négatif mais il aurait été positif sur 12 mois. Cela s’explique par le fait que, pendant les mois de juillet et août, les produits chutent alors que les charges restent élevées. De même, pour Promolettres, le bilan financier, bien que largement excédentaire, en raison de la sortie conjointe, cette saison, de l’ODS5, du logiciel DupliTop 5 et des produits dérivés, est significativement diminué du fait de l’intégration des mois de juillet et août dans l’exercice annuel.

    Sur l’exercice :
    - le bilan financier de la FFSc est donc négatif : -40590,40 € (sur 12 mois, il aurait été excédentaire : +40331,61 €)
    - le bilan financier de Promolettres est excédentaire : +148528,42 € (sur 12 mois, il aurait été plus largement excédentaire : +187109,27 €)

    Le budget prévisionnel 2008-2009 de la FFSc, intégrant l’emploi en CDD sur 11 mois de Jean-Michel Guizard et le basculement d’ 1,5 ETP (Equivalent Temps Plein) de Promolettres vers la FFSc, est présenté en excédent de 33300 €.

    Le budget prévisionnel 2008-2009 de Promolettres n’est pas encore finalisé.

    En s’appuyant sur quelques éléments de présentation, le Trésorier de la FFSc essaie de donner aux non-spécialistes une image concrète de la « richesse » de l’ensemble consolidé FFSc-Promolettres, suivant le schéma : Avoir en banque + Créances – Dettes + Stock (Promolettres uniquement) + Patrimoine

    [tableau : voir fichier Word]

    Les documents distribués aux membres de l’Assemblée Générale sont annexés au présent compte-rendu.

    Vient ensuite un temps d’échanges autour de ces rapports et présentations. La plupart des questions (progression de la masse salariale, progression des coûts d’inscription dans les Festivals Fédéraux, saisonnalité de l’activité, …) trouvent réponse dans les documents présentés.

    Deux autres points suscitent des débats :
    - le coût important des Championnats du Monde pour la FFSc, même quand ils ne se déroulent pas en France : en dehors des subventions habituelles aux joueurs qualifiés et de la prise en charge des accompagnateurs des scolaires, la FFSc avance des fonds en ce qui concerne le voyage des participants. Cette opération devrait être théoriquement « blanche » mais elle ne l’est jamais, essentiellement, sans doute, du fait de désistements tardifs. Cette pratique sera abandonnée, car elle pose de toute façon problème au niveau légal, la FFSc ne pouvant se substituer à une agence de voyages. La FFSc continuera à négocier les prix mais les règlements se feront désormais directement auprès du prestataire.
    - les déficits récurrents de Promolettres : une première action sera menée très prochainement, consistant à réduire la masse salariale de Promolettres (1 à 1,5 ETP) par rebasculement d’emploi(s) sur la FFSc, en conformité avec l’activité et les besoins réels de la société commerciale. L’idée est à l’étude d’une recapitalisation de Promolettres par des fonds de la FFSc, à hauteur de 50000 € (contre 10000 € actuellement). Enfin, le Président de la FFSc rappelle qu’au vu de l’audit mené, il n’apparaît pas raisonnable d’espérer que Promolettres soit bénéficiaire mais plutôt de se fixer comme objectif que cette société commerciale, considérée comme un service aux scrabbleurs, atteigne l’équilibre financier.

    Les rapports financiers et le budget prévisionnel sont soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Le vote s’effectue à main levée, sous contrôle des scrutateurs du Comité National d’Éthique.
    98 votes exprimés : 77 pour, 7 contre, 14 abstentions. Les rapports financiers et le budget prévisionnel de la FFSc sont adoptés.
  • Règlement Intérieur, Règlement Financier
  • Thèmes :

    Règlement intérieurFinances

    Fichiers disponibles :

    AG_2008_Aix_Reglement_Financier.docAG_2008_Aix_Reglement_Interieur.docAG_2008_Aix_Bilans.pdfNouveau Règlement Intérieur :

    Hervé Bohbot, membre de la DAAJ, donne toutes les précisions utiles sur les évolutions du Règlement Intérieur, résultant de diverses modifications et décisions prises au cours des Conseils d’Administration de janvier, mai et octobre 2008. L’ensemble du document a été approuvé à l’unanimité (moins 3 abstentions) par le Conseil d’Administration du 4 octobre 2008, préparatoire à la présente Assemblée Générale.

    Jacqueline Coupet (Comité Provence) revient sur la question des votes multiples de certains membres de l’Assemblée Générale. Elle souhaite qu’on vote un à un les différents articles ou que l’on convoque une Assemblée Générale à Vichy, compte tenu de l’heure tardive et du départ progressif des membres de l’Assemblée Générale.

    Le Président de la FFSc rejette cette demande. Il rappelle que les modifications du Règlement Intérieur ont été validées par le CA et que le document avait donc été diffusé, en temps et en heure, avant le CA du 4 octobre 2008, sans qu’il n’y ait eu aucune intervention sur ce point des votes multiples. Il demande donc que la présente Assemblée Générale se prononce, comme prévu, sur le document proposé, tout en enregistrant que cette question devra être mise à l’ordre du jour des travaux de la DAAJ, pour une éventuelle modification des règles de vote.

    Le vote s’effectue à main levée, sous contrôle des scrutateurs du Comité National d’Éthique.
    73 votes exprimés : 52 pour, 16 contre, 5 abstentions. Le nouveau Règlement Intérieur est adopté.

    Le Règlement Intérieur modifié est annexé au présent compte-rendu.

    Règlement Financier de la FFSc :

    Comme beaucoup de grandes associations et fédérations l’ont déjà fait, la FFSc se dote d’un outil d’aide à la gestion comptable et financière de ses activités et de son fonctionnement. Ce Règlement Financier comporte des volets qui s’actualisent chaque année. Il est tout à fait possible, par ailleurs, qu’il doive être adapté de temps à autre, dans certaines de ces dispositions.

    Ce Règlement Financier a été validé à l’unanimité (moins une abstention) par le Conseil d’Administration du 4 octobre 2008.

    Pas de question à ce sujet.

    Le vote s’effectue à main levée, sous contrôle des scrutateurs du Comité National d’Éthique.
    67 votes exprimés : 57 pour, 0 contre, 10 abstentions. Le Règlement Financier est adopté.

    Le Règlement Financier est annexé au présent compte-rendu.
Conseil d'administration - 4 octobre 2008 :
  • Point financier par Thierry Bayle, Trésorier : éléments du bilan financier 2007-2008 et du budget prévisionnel 2008-2009.
  • Thèmes :

    Finances

    Fichiers disponibles :

    CA_2008_4_octobre_Bilan_Financier.pdfCA_2008_4_octobre_Reglement_Financier.docThierry Bayle rappelle que les comptes ont été clôturés au 31 août soit un exercice d’une durée portée à 14 mois au lieu de 12 mois. Une réunion de travail a eu lieu avec l’expert comptable le 21 septembre. Il tient à souligner qu’une partie des documents financiers lui a été adressée très tardivement. Il avait donc demandé au Président si le CA pouvait être différé, ce qui s’est avéré impossible avec l’AG à venir. Ce mode de fonctionnement n’est pas satisfaisant et, à l’avenir, il entend voir l’expert comptable plus tôt. A partir de là, et dans l’attente de documents non encore reçus à ce jour, il a été obligé de faire lui-même le bilan.

    S’il a été volontaire pour reprendre la comptabilité, il précise qu’il n’est pas comptable de métier. Constatant que ces domaines sont peu maîtrisés par le plus grand nombre, il a réalisé une présentation PowerPoint, qui sera celle de l’Assemblée Générale,et qu’il a voulue très pédagogique. Il rappelle que le rapport financier est voté par les membres de l’Assemblée Générale.

    Point financier Fédération Française de Scrabble
    Thierry Bayle invite les membres du CA à reprendre les documents qui leur ont été distribués en début de séance.

    Présentation de l’exercice 2007-2008 de la FFsc (exercice exceptionnel de 14 mois).
    Le cœur de l’activité a été isolé sous la dénomination « activité scrabble » (festivals fédéraux, championnats…) et se retrouve en charges et produits pour appréhender au mieux les coûts et les produits par poste.
    Il présente les tableaux globaux et détaillés (suivi des épreuves, frais de fonctionnement : cf annexes).
    En charges : 1 358 150, 20 d’euros
    En produits : 1 317 885, 60 euros
    Du fait de la durée de l’exercice portée à 14 mois et non de 12 mois, le résultat brut de l’exercice est déficitaire de 40 264,60 euros. Afin de pouvoir comparer avec le prévisionnel, effectué par le précédent Bureau Directeur, il a fait une simulation de l’exercice en appliquant des coefficients sur 12 mois. Sur cette base, l’exercice 2007-2008 est excédentaire de près de 38 000 euros mais c’est l’exercice de 14 mois qui sera pris en compte au plan comptable.
    Le trésorier reconnaît que l’application des coefficients reste très subjective et discutable. Toutefois il considère qu’il n’y a pas de raisons d’appliquer des ratios sur les licences et festivals fédéraux qui ont eu lieu sur l’exercice initial alors que c’est le cas sur le Championnat du Monde ayant eu lieu l’été (soit sur la période des deux mois supplémentaires).
    Thierry Bayle est à la disposition des membres du CA pour toutes précisions.
    Annie Gruchot fait part de sa surprise : sur cette base, cela ne laisse guère de trésorerie pour embaucher.
    Thierry Bayle indique qu’il apportera des éclaircissements sur ce point au terme de sa présentation.

    Présentation du budget prévisionnel 2008-2009 (à nouveau sur la base d’un exercice de 12 mois).
    Pierre Calendini observe que sur le produit des licences, avec le nouveau tarif porté de 27 à 30 euros, la majoration n’est que de 10 000 euros.
    Thierry Bayle a effectué le calcul en tenant compte de la part des nouvelles licences à venir, des licences découverte d’un montant de 20 euros, et du taux de renouvellement. Son estimation est volontairement basse.
    Daniel Guédon l’avait, pour sa part, estimé à 18 000 euros.
    Hervé Bohbot souligne que le budget prévisionnel n’intègre pas l’organisation des Championnats du Monde en France.

    Analyse des charges et produits sur 8 ans :
    Le Trésorier a effectué une analyse des charges et des produits de la FFSc sur une période de 8 ans (2000-2008) restituée sous forme de graphiques.
    Dans les charges, les effets des Championnats du Monde (Québec et Dakar) sont notables et pas complètement expliqués à ce jour.
    En 2000, la proportion de « l’activité scrabble » était de 65%, en 2008, elle est de 72%. Selon le Trésorier, plusieurs interprétations sont possibles, toutefois il ressort que la FFSc est financée de plus en plus par les compétitions.
    Il s’est également intéressé, sur cette même période, à l’évolution des frais d’inscription aux Festivals - et plus particulièrement celui d’Aix les Bains – ainsi que l’évolution de la licence.
    ? En 8 ans, l’investissement moyen en frais d’inscription aux épreuves d’Aix les Bains est passé de 94,52 euros à 143 euros soit en 8 ans une hausse de 51% (c’est à dire 5% par an, plus que le coût de la vie)
    ? En 2000, la licence était de 22,89 euros, en 2008, elle est de 30 euros soit une augmentation de 31,2% ce qui représente 3,12% par an (taux qui se rapproche de l’augmentation du coût de la vie).
    Ces constats appellent les commentaires suivants du Trésorier : la participation financière aux Festivals reste très élevée et n’est pas accessible à tous. Les Festivals sont certes complets, comme le soulignent des membres du CA, mais une seule catégorie de joueurs peut y accéder. Il se demande si, en termes de prix, le plafond n’a pas été atteint.
    Alphonse Tarantini s’étonne, au vu de la forte demande des joueurs, que la capacité d’accueil ait été légèrement diminuée à Aix-le-Bains. Framboise Leclerc indique qu’au-delà d’un certain seuil, la gestion de quelques inscrits supplémentaires mobilise des moyens humains nettement plus importants, ce qui se répercute de façon disproportionnée sur le coût de l’organisation.
    Thierry Bayle fait remarquer que ces grandes manifestations demandent un suivi rigoureux de tous les frais. A l’exemple, l’analyse détaillée des factures des différents hôtels de Vichy, a fait apparaître une surfacturation de plus de 3000 euros, et parallèlement, la prise en charge des invitations demande de la vigilance.
    Angélina Dareau s’interroge sur le montant des dotations financières attribuées aux gagnants.
    Thierry Bayle ne dispose pas des éléments pour répondre précisément mais il pense que ce poste de dépenses est d’un faible impact. Actuellement, sur l’organisation des festivals, les produits et les charges vont dans le même compte. A l’avenir, un nouveau compte détaillé fera apparaître tous les postes de charges (arbitrage, dotations, logement, etc…)
    Michel Russon pense que, pour les participants, la part liée aux inscriptions reste faible dans le budget global d’une participation à un festival.
    Pierre Calendini s’étonne de la brusque augmentation des frais d’inscription entre 2006 et 2007.
    Thierry Bayle reconnaît que cela saute aux yeux mais il ne connaît pas l’historique de ces augmentations.
    Pour Hervé Bohbot, il faut anticiper l’arrivée des retraités dont le revenu sera plus faible. Il pense que les frais d’inscription ne pourront guère être augmentés davantage.
    Dans les frais de structure, les frais liés aux commissions restent peu élevés. Hervé Bohbot pense que c’est logique car de plus en plus d’échanges se font par internet, ce qui limite le nombre de réunions.
    Daniel Guédon s’interroge sur la hausse des impôts et taxes sur le dernier exercice.
    Thierry Bayle n’a pas de précisions sur ce point. En revanche, la hausse des achats s’explique par l’achat des Duplitop à Promolettres, dans le cadre de l’offre spéciale faite aux clubs, au début de la saison 2007-2008.

    Bilan de la FFSc
    Thierry Bayle précise que le bilan n’est pas encore validé par l’expert comptable. Le bilan présenté est donc provisoire. Par ailleurs, il considère que le bilan donne une fausse image de la richesse de la FFSc. En effet les règles comptables actuelles sont en décalage avec la réalité notamment concernant la valeur attribuée au siège de la FFSc.
    Jean-Pierre Géreau, gérant de Promolettres, s’étonne de noter une créance de Promolettres à hauteur de 21 000 euros alors que la dette devrait être entièrement soldée.
    Thierry Bayle lui indique qu’il a repris les données dont il disposait. Effectivement la dette de Promolettres à la Fédération qui s’est montée au plus fort à 220 000 euros a été en grande partie soldée mais visiblement pas en totalité.

    Point financier Promolettres, filiale commerciale de la FFsc (exercice exceptionnel de 14 mois)
    En charges : 933 291,15 €
    En produits : 1 081 819,57 €
    Les produits sont constitués par : les logiciels : 41%, les abonnements : 27%, les jeux : 20% et les ouvrages : 11%.
    Le résultat brut de 14 mois, corrigé à 12 mois est de 192 607,35 €.
    Pierre Calendini rappelle à Thierry Bayle que sur les mois de juillet et août, un seul numéro de Scrabblerama a été réalisé, ce qui amène à réduire le coefficient attribué pour ramener la saison de 14 à 12 mois.
    Thierry Bayle prend bonne note de cette remarque et effectuera la correction.
    Ce dernier indique qu’il ne lui est pas possible d’effectuer une comparaison en l’absence de prévisionnel, et de conduire une analyse en l’absence d’éléments passés.
    Concernant le bilan de Promolettres, le Trésorier précise que l’entreprise rencontre des difficultés chroniques. Aujourd’hui, la richesse de Promolettres se résume à l’actif immobilisé de 24616 euros et pourtant il s’agissait d’une année faste (nouvel ODS, logiciel Duplitop…).
    Jean-Pierre Géreau doit fournir un budget prévisionnel 2008-2009 pour Promolettres, d’ici l’Assemblée Générale à Aix les Bains.

    Consolidation
    A l’issue de la présentation des bilans financiers de la FFSc et de Promolettres, le Trésorier présente le bilan consolidé des deux structures. Cette consolidation est le résultat de l’addition des charges et produits de la Fédération et de Promolettres.
    La vraie richesse de la Fédération se vérifie à partir du calcul suivant : ce qu’elle a en banque + ses créances – ses dettes + le stock (absence de stock pour la Fédération car ce n’est pas une société) + le patrimoine (150m² de bureau + cave, le prix du m²: 6 à 8000 euros - pas moins d’un million d’euros pour la valeur réelle du bâtiment). Sur ce dernier point, le Trésorier pense qu’il faut faire estimer le bien pour coller à la réalité et prendre cette estimation en compte dans la comptabilité. Il restera à bien en maîtriser l’impact et les conséquences.
    Daniel Guédon se demande s’il ne faut pas vendre et acheter des locaux plus spacieux dans un quartier moins cher permettant de réunir les membres du CA et de réduire les frais.
    Pour répondre à la remarque initiale d’Annie Gruchot, Thierry Bayle pense qu’il ne faut pas s’arrêter aux seuls résultats de l’exercice et que la Fédération a les moyens d’embaucher des personnels en fonction des priorités et besoins recensés.

    Résultats de l’audit de la FFSc
    Daniel Fort indique que l’audit de la FFSc s’est terminé au début du mois de juillet 2008 et qu’il a rencontré M. Libert, au mois de juillet.
    Il n’y a pas de problème majeur quant à la viabilité et la solidité de la FFSc. Néanmoins, le rapport d’audit de M. Libert évoque de nombreux points où il faut progresser en rigueur et en cohérence.
    Daniel Fort reprend quelques-uns des points les plus saillants de ce rapport.
    Les licences et adhésions des clubs ne suffisent pas à couvrir les frais de fonctionnement de la FFSc. Le complément est apporté par les redevances des compétitions, parmi lesquelles il distingue 2 catégories : une de faible rentabilité, celle des Festivals et grandes manifestations fédérales (finales des Championnats de France, Championnats du Monde) ; l’autre de très bonne rentabilité, celle de toutes les compétitions locales soumises à redevance (particulièrement les Simultanés Permanents et les TSAP, mais aussi les tournois homologables).
    M. Libert a constaté un manque de rigueur et de régularité dans la gestion de la comptabilité et suggère de travailler au jour le jour. Il est certes intéressant de tendre vers cet objectif mais comme le souligne Daniel Fort, encore faut-il en avoir les moyens humains.
    M. Libert insiste sur le fait qu’il faut limiter au maximum la circulation des espèces et qu’il faut suivre toute transaction de ce type avec la plus grande rigueur. Désormais, sur les Festivals, le suivi des espèces sera assuré par Jean Claude Salloux, le Président de la Commission des Finances.
    M. Libert s’est posé un certain nombre de questions sur des transferts financiers entre Promolettres et FFSc qu’il a jugés peu clairs. Il s’est également interrogé sur la cohérence de fonctionnement entre les 2 sites très éloignés de Paris et Marseille.
    Il évoque le problème des chèques qui « dorment » dans les tiroirs et incite à se beaucoup plus réactif dans leur dépôt. Dorénavant, les chèques devront être encaissés à réception (à l’exemple des inscriptions aux Festivals, ce qui devrait, par ailleurs, freiner le volume important des inscriptions de précaution qui se soldent par des désistements).
    À la marge de ces questions financières et sur les conseils de M. Libert, Daniel Fort indique également qu’une décharge doit être donnée à signer aux parents des ramasseurs de moins de 18 ans qui sont défrayés. S’il devait y avoir un problème avec un des jeunes, le Président encourt une responsabilité pénale. Cette recommandation n’est pas spécifique aux grandes organisations fédérales, elle vaut aussi pour toutes les organisations locales.
    M. Libert préconise de gérer la comptabilité de la FFSc en interne.
    Il a également beaucoup insisté sur tout le bénéfice que nous retirerions de la mise en place d’une base de données permettant de croiser les informations concernant les licenciés, les clients de Promolettres et les abonnés à Scrabblerama.
    Enfin, M. Libert souligne également l’importance de travailler sur un tableau de bord consolidé FFSc-Promolettres.
    Pour en revenir à Promolettres, et comme le montrent les bilans et l’audit, trop d’emplois sont supportés par cette structure. Tous les avis convergent, de M. Libert à M. Nino (l’expert-comptable dont la société suit et certifie les comptes de la FFSc et de Promolettres) : il faut rebasculer au moins un équivalent temps plein (ETP) de Promolettres vers la FFSc, de manière à être au plus proche de la réalité. Le poste de Patrice Bulat devrait être entièrement supporté par la FFSc, soit le basculement d’un ½ ETP de Promolettres vers la FFSc, Le basculement de l’autre ½ ETP est moins évident à appréhender et nécessitera une réflexion conjointe avec le gérant de Promolettres et l’équipe des salariés.
    John Servaege considère qu’il est anormal que la Fédération injecte systématiquement de l’argent sur Promolettres.
    Jean-Pierre Géreau rappelle que depuis trois ans, des marges sont dégagées sur un certain nombre de produits de Promolettres.
    Pour Daniel Fort, il semble assez clair, au vu de l’audit de M. Libert, qu’il est difficile d’espérer que Promolettres devienne une société commerciale largement bénéficiaire. Le premier objectif serait plutôt d’essayer d’amener Promolettres à l’équilibre.
    Thierry Bayle fait remarquer que MM Libert et Nino ont évoqué la recapitalisation de Promolettres afin d’éviter sa dissolution En effet, trois années sur quatre, l’entreprise est passible de dépôt de bilan. Le danger de la recapitalisation est de dépenser l’argent destiné à remonter l’entreprise. Thierry Bayle annonce que s’il y a recapitalisation, il sera très vigilant quant à l’utilisation de cette aide. Il rappelle que Nicolas Thomas, maintenant formé à la comptabilité, sera en mesure d’assurer la comptabilité de Promolettres comme Séverine Gruchot le fait pour la Fédération.
    Daniel Guédon évoque la possibilité d’utiliser un compte à terme ou de faire des placements financiers. Thierry Bayle indique que 270 000 euros sont investis en SICAV. Daniel Fort pense qu’il est difficile d’aller plus loin dans ce domaine et que la FFSc n’a pas vocation à se spécialiser dans les placements financiers.
    Pour conclure, Daniel Fort estime qu’il existe globalement une marge importante de progrès, sans tout bouleverser, pour arriver à une gestion plus rigoureuse de nos finances.

    Règlement Financier de la FFSc
    Daniel Fort cède la parole à Jean Claude Salloux, Président de la Commission des Finances, pour présentation du Règlement Financier dont l’objectif est de fixer les règles et les modes de fonctionnement comptables de la FFSc (cf annexe).
    Le CA doit se prononcer sur le règlement financier.
    Marie-Claude Cornut demande qui sont les deux vérificateurs aux comptes. Jean-Claude Salloux précise qu’ils ont été nommés en début d’année : Jean Michel Daulouède et Stéphane Fenouillet qui présenteront un rapport pour l’AG. A l’avenir, ils interviendront une à deux fois dans l’année et non 15 jours avant l’AG.
    Jean-Claude Salloux indique qu’au fur et à mesure des décisions du Bureau Directeur et du Conseil d’Administration, les annexes seront ajoutées au règlement financier.
    Daniel Fort informe que ce type de documents existe dans d’autres associations. Il sera annexé au Règlement Intérieur pour plus de souplesse et pour en faciliter l’actualisation.
    Il pourrait s’avérer nécessaire de mettre en place un Règlement Financier de Promolettres. Pour l’instant, la seule mesure du Règlement Financier de la FFSc s’appliquant à sa société commerciale est la procédure de double signature pour le règlement des factures supérieures à 3000 euros, dont au moins la signature du Président ou du Trésorier de la FFSc.
    Annie Gruchot demande quelle est la différence entre le Responsable Financier et le Trésorier. Daniel Fort lui indique que, dans ce texte, le Responsable Financier désigne un salarié et le Trésorier l’élu.
    Le Conseil d’Administration valide le règlement financier, une abstention.

    Affectation d’une partie de l’augmentation des licences à la Commission DACC (Développement et Animation des Clubs et Comités). Affectation des recettes des TSAP au financement des Championnats du Monde en France.
    DACC :
    Conformément à l’un des objectifs de la réévaluation du montant de la licence, afin de soutenir l’opération des délégués promotion menée par la DACC, le Bureau Directeur propose de réévaluer le plafond des frais de prise en charge des Délégués Promotion. En cas de dépassements, il est convenu que le Président de la DACC disposera d’une enveloppe de 2000 euros pour y faire face. Sur les 10 000 à 12 000 euros attendus de la hausse de la licence, 50% sont pré-affectés à la DACC, en sus des montants déjà alloués. Daniel Guédon émet le souhait que le plafond de 350 euros soit autorisé non pas par comité mais par Délégué Promotion. Daniel Fort suggère, dans un premier temps, de se limiter à la règle initiale et d’aviser, par la suite, en fonction de la réalité du terrain. Il rappelle que, par ailleurs, le Président de la DACC peut utiliser son enveloppe de 2000 euros pour financer des situations particulières.
    Redevances des Tournois Simultanés Attributifs de Points (TSAP) :
    Il est proposé que les redevances des TSAP soient affectées au financement des Championnats du Monde lorsqu’ils sont organisés en France. John Servaege demande à combien s’élève le montant annuel de ces redevances.
    Daniel Fort indique qu’il s’agit d’une enveloppe estimée à 15000 euros par an soit, sur une base de 4 ans, 60000 euros. Sur l’exercice 2007-2008, la totalité des redevances des TSAP est affectée au financement des Championnats du Monde 2010, à Montpellier.
    Hervé Bohbot fait écho à l’article paru dans Scrabblerama après l’édition de Tours expliquant que le déficit n’existerait pas si le budget était anticipé. Si une part d’autofinancement peut apparaître sur le budget prévisionnel, les collectivités abonderont.
    John Servaege s’interroge sur l’utilité de cette manifestation car peu de joueurs sont concernés.
    Daniel Guédon demande où en est l’étude d’un Championnat du Monde tous les deux ans.
    Hervé Bohbot indique que les dates sont prévues jusqu’en 2012 mais que la réflexion, au niveau FISF est en cours. Il rappelle qu’au Sénégal, l’Etat a tout payé ; en Suisse, des sponsors soutenaient l’opération. Le coût de ce type de manifestation est également amplifié par l’organisation d’un open.
    Annie Gruchot souligne que quelle que soit l’affectation des TSAP, au final ce sont des produits comme d’autres.
    Thierry Bayle souligne qu’il faudra porter au budget prévisionnel de la FFSc l’aide Championnat du Monde et ouvrir une ligne « charges constatées d’avance ».
    John Servaege demande qui est chargé de l’organisation d’un Championnat du Monde. Pour lui, s’il existe des bénéfices, ils vont à l’organisateur mais à l’inverse les déficits devraient aussi être répartis.
    Daniel Fort rappelle que la Fédération Internationale délègue l’organisation du Championnat du Monde à un pays candidat.
    Marie-Claude Cornut rappelle que le cahier des charges doit préciser les rôles de chacun.
    Pour l’avoir vécu pour le Championnat de France de Limoges, Valérie Malabou rappelle qu’il faut arrêter de rajouter au budget organisation les subventions Outre-Mer qui créent des déficits artificiels qui ne correspondent pas à la réalité de l’organisation. Elle indique aussi que le type de cadeaux et les services annexes (possibilité de manger sur place, le nombre de qualifiés …) vont constituer des charges différentes selon les Championnats. Concernant les subventions Outre-Mer, Daniel Fort précise qu’elles ne seront plus comptabilisées dans le budget du Championnat de France.
    Le CA valide l’affectation des redevances des TSAP, à concurrence de 15000 euros par an, pour l’organisation des Championnats du Monde en France. Unanimité moins une voix contre et une abstention.

    Points divers
    Annie Gruchot évoque le coût de la publicité dans Scrabblerama qui est le même pour une semaine de simultanés et un tournoi alors que la part revenant à l’organisateur est très inférieure dans le cas d’une semaine de simultanés à celle d’un tournoi.
    Angélina Dareau rappelle qu’elle organise depuis trois ans des semaines de simultanés. Elle a négocié directement avec VAL le principe suivant : VAL prend en charge pour moitié le coût de la publicité si l’équilibre en nombre de participants est juste atteint ; s’il y a davantage de joueurs, elle s’acquitte des 200 euros.
    Thierry Bayle se propose de regarder l’impact des publicités.
    Les Présidents de Comité organisateurs des semaines de simultanés s’interrogent sur l’intérêt de faire une publicité de ces simultanés dans Scrabblerama, car, à leur avis, le public est déjà souvent « captif ».
    Framboise Leclerc suggère qu’une insertion mimimum soit offerte, laissant à ceux qui souhaitent un encart plus important le soin de s’acquitter des frais qui en découlent.
    Jean-Claude Salloux rappelle qu’autrefois la Fédération organisait les semaines de simultanés. Elle a délégué l’organisation aux comités mais maintenant des clubs se mettent à organiser des séjours. C’est la Bretagne qui a commencé à organiser ce type de semaine, suivie par le Limousin comme le rappelle Angélina Dareau. Jean-Claude Salloux souhaite que la Fédération recadre les modalités d’organisation des simultanés car il semblerait que les tarifs par partie ne soient pas les mêmes partout.
    Simone Winckel précise que Martine Mourot, si elle organise des semaines de simultanés, propose une formule différente : elle emmène des joueurs de son club.
    Pascal Astresses indique qu’il est également concerné sur son Comité. Il lui semblait que des règles précises avaient été établies. Il note que sur son Comité, c’est « l’anarchie » : deux clubs se sont portés candidats, l’un sous l’égide du comité, l’autre avec l’appui de comités voisins. Il ne trouve pas cette procédure normale.
    Hervé Bohbot évoque également un problème de décalage entre le texte pour insertion envoyé à Scrabblerama et sa restitution qui ne respecte pas la forme initiale pour laquelle la publicité a été payée. Il se demande alors ce qui est acheté : est ce l’espace uniquement ?
    Daniel Fort prend bonne note de l’ensemble des remarques.
Bureau directeur - juillet/août 2008 :
  • Audits de Promolettres et de la FFSc
  • Thèmes :

    FinancesPromolettres
    Ils sont terminés. S’ils ne révèlent pas de problème majeur de viabilité de l’une ou l’autre de nos structures, ils soulignent néanmoins des dysfonctionnements en matière de gestion de nos finances. Ils débouchent surtout sur des préconisations visant à l’amélioration de notre fonctionnement en interne : entre autres, nécessité de procéder à un suivi plus régulier et nettement plus rigoureux de notre trésorerie et de notre comptabilité et suggestion de rééquilibrage de l’équipe salariée entre les deux structures. En ce qui concerne la sectorisation éventuelle de l’activité commerciale au sein de la FFSc, des compléments d’information sont en cours de recherche dans le domaine fiscal.
Conseil d'administration - 24 mai 2008 :
  • Directions Nationales, Commissions et Groupes de Travail : point sur les travaux effectués, en cours, à venir
  • Thèmes :

    Direction Nationale du Scrabble ClassiqueScrabble classiqueDirection Nationale du Scrabble Jeune et ScolaireDéveloppement et Animation des Clubs et ComitésFinances

    Fichiers disponibles :

    CA_2008_24_mai_PAP_Classique.docCA_2008_24_mai_Com_Finances.docIntervention de Jean-François HIMBER, Président de la Direction Nationale du Scrabble Classique (DNSC)

    Projet de création de PAP Classique

    Les objectifs et le dispositif sont décrits dans un document annexé au présent compte-rendu.
    Le CA n’émet pas d’observation particulière.

    Autres propositions :

    Projet Interclubs

    Objectif : Organiser une compétition de masse en Scrabble Classique en proposant une Coupe de France Interclubs de Scrabble Classique dès la saison 2009-2010.

    Calendrier :
    Mai 2008 : Championnat Interclubs des Flandres (17 mai, 9 équipes de 3 joueurs, test d’un logiciel de gestion de tournoi Interclubs mis au point par JF Ramel).
    Saison 2008-2009 : organisation dans tous les Comités d’une épreuve Interclubs. Liberté de règlement, avec une seule contrainte : 3 joueurs d’un même club par équipe. Propositions de formules standard par la DNSC durant l’été 2008.
    1er semestre 2009 : adoption du règlement de la Coupe de France, en fonction des « remontées » des organisations des championnats régionaux.
    Saison 2009-2010 : 1ère Coupe de France Interclubs

    Open de France

    Objectif : favoriser le développement du Scrabble Classique en proposant une deuxième épreuve majeure (et indépendante des Festivals Duplicate) en France.

    Le Festival Mondial des Jeux de l’Esprit à Aix-les-Bains accueillera la 1ère édition les 15 et 16 novembre 2008 (actions promotionnelles le 14, TH Classique traditionnel le 17). La DNSC souhaite que cet Open devienne le pendant automnal du Championnat de France et se donne trois ans pour « installer » cette compétition.

    Championnat de France Classique :

    Bilan Saint-Maur (2008) :
    Participation : 84 joueurs représentant 17 Comités Régionaux. 8 Comités n’étaient pas du tout représentés et 9 ne l’étaient que par 1 ou 2 joueurs. Les 3 Comités franciliens fournissaient 37 participants.
    Bilan financier : équilibré (à préciser)

    Prochaine édition (2009) : organisée par le Comité Lyonnais les 21 et 22 mars 2009 (lieu exact à préciser, si possible avant l’été).
    Objectif : réunir une participation quantitativement et qualitativement aussi élevée qu’à Saint-Maur, avec une représentation de l’ensemble des Comités.

    Edition suivante (2010) : les Comités intéressés par l’organisation du Championnat en 2010 devront proposer leur dossier de candidature à la rentrée, pour décision fin 2008. Une capacité d’accueil de l’ordre de 120 joueurs est requise. Il est précisé que les postes de dépenses sont essentiellement : les dotations, le cadeau commun.

    Michel MONSIMER demande si la date de ce CdF sera maintenue à Pâques ? Jean François HIMBER indique que ce n’est pas figé.

    Hervé BOHBOT rappelle que la FISF a demandé qu’il n’y ait pas d’épreuve pendant le Festival de Belgique. Il indique également que la participation au CdF Classique est d’un coût peu élevé et ne représente que de petites subventions pour les comités.

    Intervention de Daniel Guédon, Président de la DACC

    La Commission s’est réunie le 8 mai 2008. Le compte rendu est prêt pour une large diffusion. Il est convenu que le BD le valide pour diffusion auprès des clubs, comités et sur le site de la FFSc.

    Daniel GUEDON évoque l’action des Délégués Promotion : ils font du bon travail, même si la période est peu propice. Une dizaine de clubs devraient voir le jour. Il qualifie les DP de VRP du Scrabble à l’exemple d’Albert Ledoux du Comité Normandie qui consacre au moins deux jours par semaine à cette mission. Il espère que chaque comité aura rapidement un DP. La liste des DP sera prochainement publiée.

    Il constate que certains comités ne font qu’observer. Michel RUSSON rappelle qu’une aide est donnée à la création de clubs. Thierry BAYLE précise que cette aide sera revalorisée.

    Il rappelle l’action « parties avec un vocabulaire usuel et courant » à télécharger sur le site de la FFSc : à ce jour 400 parties téléchargées. Il reçoit des mails d’encouragement et de félicitations.

    La Commission suggère de faire renaître la Fête du Scrabble, la date est fixée au 11 octobre 2008. Franck MANIQUANT est en relation avec Mattel pour récupérer de la dotation liée aux 60 ans du scrabble.

    L’idée est d’alléger l’implication du siège : chaque comité se verra remettre un stock d’affiches et d’objets promotionnels qu’il aura en charge de diffuser auprès des clubs organisateurs.

    Il a également été proposé de monter pour la rentrée une opération parrainage sur le dernier trimestre 2008 : amis, voisins, famille. Les modalités de cette opération sont en cours d'étude.

    Jacques LACHKAR informe que l’affiche promotionnelle globale a été retravaillée et elle sera rééditée en 35 000 exemplaires (coût : 1900 euros). Chaque Comité va recevoir 1000 affiches. (NB : cela a été fait depuis le CA)

    Michel RUSSON pense qu’il serait bien que les Délégués Promotion reçoivent des outils et documents en fonction de leurs besoins sur toute l’année et non pas seulement à la rentrée.

    DanieL GUEDON évoque également le document initiation et promotion qui recevait un bon accueil des clubs. Il est proposé de poursuivre cette opération, avec deux numéros par an. Il est proposé de renouveler le contrat d'Alexander GUILBERT qui a réalisé la série des neuf premiers numéros,.

    Intervention de Framboise LECLERC, Présidente de la CRAO

    Elle rappelle que la liste des arbitres était en souffrance depuis plusieurs années. Aujourd’hui un cadrage a été effectué sur la base de 3 catégories : AF : Arbitre Festival (pilotage et suivi : CRAO), AR : Arbitre Régional (pilotage et suivi : Comités, avec transmission des informations à la CRAO), ACC (Arbitre Correcteur Comité) (pilotage et suivi : Comités, sans transmission des informations à la CRAO).

    Le fichier des arbitres fédéraux prend en compte le niveau de compétence et l'implication réelle des arbitres dans l'encadrement des festivals fédéraux. Le fichier des arbitres régionaux est à compléter par les Présidents de Comité et à renvoyer rapidement. Date butoir pour retour du fichier : au plus tard le 10 juillet 2008.

    Framboise LECLERC précise que la liste des AF sera actualisée après chaque festival et consultable sur internet alors que la liste des arbitres régionaux ne le sera qu’une fois par an.

    Parallèlement, un travail d’actualisation est mené sur le cahier des charges des tournois, entre autres pour y intégrer les nouvelles épreuves. Ce nouveau cahier des charges sera adressé à tous les comités pour le début de la saison 2008-2009.
    Le travail sur l'assouplissement du règlement fait partie des commandes adressées par le Président de la FFSc à la CRAO. Framboise LECLERC a sensibilisé Thierry Chincholle, Président de la sous-commission Règlement, à l’importance de cette étude.

    Intervention de Jean Claude SALLOUX, Président de la Commission des Finances

    La Commission s’est réunie à deux reprises en plénière. Elle a analysé le plan comptable, les finances et la comptabilité car certaines pratiques comptables méritaient d’être revues.

    Elle a préconisé une dizaine de propositions acceptées par le BD (cf. annexe).

    Par ailleurs, la Commission travaille sur un projet de règlement financier, comme il en existe dans de nombreuses associations et fédérations, qui sera proposé au prochain CA, pour être soumis ensuite à l’AG de la FFSc.

    Intervention de Gisèle THIBAULT, Présidente DNJS

    Elle tient à s’excuser pour l’envoi tardif de l’ordre du jour de la réunion plénière de la DNSJS aux comités et de la date de réunion, le même jour que le CA.

    Parmi les propositions, la DNSJS demande s’il serait possible de faire une proposition Scrabblerama + Scrabblerama "Jeunes" à tous les licenciés des catégories senior et plus.

    Jacques LACHKAR rappelle qu’il faut assurer une parution régulière c'est à dire tenir le rythme de 3 parutions par an.

    Gisèle THIBAULT dresse un bilan satisfaisant du CdF "Scolaires" à Bourges et du CdF "Poussins" à Vichy.

    La DNSJS souhaite revenir à l’ancienne formule et regrouper toutes ces catégories d'âge. Gouville (en Normandie) sera la prochaine ville organisatrice en 2009.

    Marie Claude CORNUT (Comité Franche-Comté) émet des réserves car elle pense qu'il n'est pas satisfaisant de mélanger des enfants de 10 et 18 ans. Elle propose de s'orienter vers des organisations régionales pour les Poussins.
Bureau directeur - 19 avril 2008 :
  • Point financier
  • Thèmes :

    FinancesPromolettres
    Impression globale de Thierry Bayle sur les finances :
    Pas de mauvaise surprise pour l'instant : l'exercice devrait être positif (un peu au-delà du budget prévisionnel)
    Quelques points en cours d'estimation et/ou d'étude toutefois :
    - les recettes des simultanés permanents sur la saison
    - l'imputation et l'impact des salaires et primes
    - le suivi du numéraire lors des Festivals : paiements des ramasseurs, récompenses des joueurs …
    - quid du remboursement de la dette de Promolettres à la FFSc ?

    Audit de Promolettres :
    L'audit de Promolettres est achevé sur la période 2006-2007. Le compte-rendu est étudié par la Commission des Finances. A défaut de remonter sur les 3 années précédentes (travail apparemment peu envisageable, compte tenu de la difficulté à récupérer toutes les données sur la période), le Président a demandé à M. Libert (l'auditeur) de compléter son audit par l'étude des deux produits-phare de Promolettres : Scrabblerama et Duplitop, sur la période 2003-2007. Échéance . fin mai, début juin 2008. Audit étendu à la FFSc : ce travail permettra d’avoir une vision globale des deux structures. Échéance : fin juin 2008.
    Un rapport d'étape sera fait au Conseil d'Administration du 24 mai prochain.

    Indemnité kilométrique (Festivals et autres) : augmentation de 0,18 à 0,20 euros/km

    Double signature rendue obligatoire pour des dépenses à partir de 3000 euros.

    Le Bureau Directeur demande à la Commission des Finances de rédiger le règlement financier afin de pouvoir le présenter au Conseil d’Administration de septembre 2008 et à la prochaine Assemblée Générale
Bureau directeur - 8 mars 2008 :
  • Point financier : Promolettres et FFSc
  • Thèmes :

    FinancesPromolettres
    - Sur recommandation de la Commission des Finances, dès la saison prochaine, un règlement financier et la mise en place d’une comptabilité analytique permettront un suivi approfondi de nos recettes et dépenses.
    - Sachant que la FFSc n’a pas l’obligation de confier sa comptabilité à un cabinet comptable (coût annuel d'environ 12000 euros) et qu’aujourd’hui elle dispose, au sein de la Commission des Finances, d’experts bénévoles, le BD réfléchit à un autre monde de fonctionnement.
    - Le Bureau Directeur décide d’étendre l’audit de Promolettres à la FFSc. Il est rappelé que l’audit est effectué par un expert dont le coût d’intervention est de 150 euros par jour, auxquels s'ajoute la prise en charge des frais de déplacements (sur Paris). Une présentation des audits est envisagée lors du Conseil d’Administration du 24 mai prochain, si les délais le permettent.
Conseil d'administration - 5 janvier 2008 :
  • Commission des Finances
  • Thèmes :

    Finances
    Président : Jean-Claude Salloux
    Priorités, en ce début de mandat :
    - analyser les budgets de la FFSc et de ses structures (comptabilité analytique) (pour meilleure lisibilité et compréhension, tant pour les Trésoriers que pour les responsables des Clubs et Comités et les licenciés)
    - aider le BD et le CA dans leurs grandes décisions financières
    - analyser et contrôler les budgets de l'activité commerciale (Promolettres)
    - élaborer les budgets prévisionnels de la FFSc
    Remarque : 2 des membres de la Commission des Finances (Marc Boucard, Stéphane Fenouillet) seront les Vérificateurs aux Comptes de la FFSc.
  • Point financier
  • Thèmes :

    Finances
    Le Trésorier, Thierry Bayle, présente des documents financiers (comptabilité de la FFSc de septembre à décembre 2007, bilan provisoire du Festival d'Aix-les-Bains), dans un souci d'information et de transparence vis-à-vis des membres du CA et donc des licenciés.
    Il s'agit là d'une pratique nouvelle, conforme au programme du BD élu.
    A noter que le Festival d'Aix-les-Bains sera probablement déficitaire, ce qui n'est pas une bonne nouvelle.
    Nicolas Thomas rappelle que les actions d'encadrement des jeunes ont permis de faire des économies.
    Pas de question des membres du CA, chacun aura le loisir d'étudier ces documents.
    Annie GRUCHOT demande à Marie Claude CORNUT si elle a transmis un budget prévisionnel du Championnat de France 2008. Cela a été fait auprès de Franck MANIQUANT, le devis de la salle et des prestations a d’ailleurs été renégocié.