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Thème : Festival d'Aix-les-Bains

Conseil d'administration - 3 octobre 2009 : Bureau directeur - 11 novembre 2008 :
  • Bilans d’Aix-les-Bains : Festival, Assemblée Générale de la FFSc, Séjour des Jeunes ...

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains
    En début de semaine, il y a eu quelques problèmes, comment il s’en produit de manière récurrente à Aix-les-Bains et à Vichy, du fait du nombre très important de joueurs, et de leur répartition sur deux sites et de nombreuses salles. Une journée difficile, le mardi 28 octobre (début de la Coupe de Savoie) où les problèmes se sont accumulés : affichage des résultats retardé et matériellement trop concentré, au Casino, au regard des centaines de personnes venues les consulter ; erreurs de tableau dont une, sur un coup sélectif, qui a généré des réactions très agressives de la part de certaines personnes. La fin du Festival s’est très correctement déroulée, notamment pour les Parties Originales, où aucune difficulté n’a été recensée.

    Pour Framboise Leclerc, comme elle l’a développé dans ses réponses au message de Sylvie Guillemard, les principaux freins ont été :
    - en l’absence de liaison internet (début de Festival), une collecte très longue des résultats sur les clés
    - l’utilisation obligatoire et parfois problématique de Paradox pour l’encodage des plannings
    - la consultation simultanée des résultats sur un seul espace de superficie réduite par 700 joueurs
    - des problèmes d’imprimante, confirmés par Manuella Grimal
    - la difficulté d’ajouter des panneaux d’affichage

    Les solutions suivantes sont avancées par :
    - Framboise Leclerc : les joueurs étant déjà sur place, l’heure des premières parties pourrait être avancée pour donner un peu de souplesse à l’organisation et éviter l’impression permanente de « fil du rasoir ». Un renforcement des moyens humains pourrait limiter les problèmes mais, au-delà de son coût, la plupart des bonnes volontés sont déjà mises à contribution.
    - Pascal Graffion : automatiser l’envoi des résultats par internet via le WIFI, généraliser à l’ensemble des joueurs le module de suivi en direct des résultats des 60 ou 80 premières tables à envisager pour l’avenir.
    - Daniel Fort : ne pas changer de tables sur la première journée uniquement (le règlement prévoit le changement de place pour la dernière partie)
    - Thierry Bayle : imprimer les résultats sur chaque site – à condition de disposer du matériel adéquat, comme indiqué par Framboise Leclerc

    Il est également question des tables fixes. Thierry Bayle propose qu’elles soient toutes positionnées dans la salle Lamartine et que l’information soit clairement indiquée dans l’annonce des inscriptions. Framboise Leclerc indique qu’il serait préférable que ce soit dans la salle Victoria, qui est de plain pied. A l’heure actuelle, le découpage des salles et le planning établi rendent difficile la modification des salles entre les coupes et entraînent un travail supplémentaire de changement de numérotation des tables. Elle suggère de mettre les tables fixes dans les dernières places disponibles.

    Thierry Bayle indique que depuis le 1er septembre 2008, les chèques d’inscription aux manifestations nationales et internationales sont encaissées dès réception : les désaffections, encore nombreuses à Aix, devraient être réduites. Il est rappelé que cette information devra être relayée sur les différents supports de la FFSc.

    L’Assemblée Générale de la FFSc :
    Daniel Fort estime qu’elle a été trop longue, compte tenu de son démarrage tardif. Il faudrait peut-être envisager une modification du programme mais aussi gagner du temps là où c’est possible, par exemple cadrer plus rigoureusement les interventions souvent redondantes avec les documents déjà distribués.
    Michel Monsimer estime que le retard s’explique principalement par la longueur de ces interventions et du vote à bulletins secrets. Cependant il pense que pour la sérénité des débats, il faut consacrer le temps nécessaire, au moins sur une demi-journée, sinon ce n’est pas une Assemblée Générale.
    Daniel Fort n’est pas contre une AG assez longue (au moins 3h à 3h30). C’est même logique, si on se réfère aux AG de Club ou de Comité qui durent déjà souvent ce temps là. Il regrette par ailleurs qu’il n’y ait pas eu possibilité d’un échange, même bref, avec le public, hors AG. Mais alors, il n’est pas raisonnable de commencer à 17h15. Ne faut-il pas, dans ce cas, envisager, si c’est possible, la suppression de la 5ème partie du Championnat de France en Parties Originales. Toutefois, s’agissant d’un CdF, est-ce possible ? Autre hypothèse : organiser une AG en deux temps partagée par un buffet dînatoire. Formule intéressante sur le papier mais, dans la pratique, ne serait-ce pas un handicap pour la 2ème partie de l’AG ?

    Séjour des jeunes à Aix-les-Bains :
    Manuella Grimal fait le point sur les conditions de ce séjour, mis sur pied en catastrophe, cette année, suite au refus d’agrément de l’Hôtel Notre-Dame des Eaux par la Direction Régionale de la Jeunesse et des Sports.
    Les jeunes ont été logés à l’Auberge de Jeunesse. Les conditions d’hébergement étaient inférieures à celles de Notre-Dame des Eaux. Les trajets en bus de ville de l’Auberge de Jeunesse aux sites du Festival se sont révélés très difficiles à gérer. Un enfant a posé problème et ne sera plus admis à participer à ce séjour.
    Une prochaine réunion, au sein de la DNSJS, permettra de se pencher sur les perspectives 2009. Quelques hôtels (Hôtel des Alpes, Hôtel Davat, Hôtels de la Mère Michaud) ont l’agrément Jeunesse et Sports mais aucun ne permet à lui seul l’accueil des 60 jeunes. Le repas du midi pourrait continuer à se faire à Notre-Dame des Eaux. Manuella Grimal pense que la FFSc pourrait peser auprès de la Direction Régionale de la Jeunesse et Sports pour que l’hébergement s’effectue à nouveau à Notre-Dame des Eaux. Daniel Fort est très sceptique sur l’issue d’une telle démarche qu’il estime inutile, sauf indication en ce sens de la Jeunesse et Sports ou de la ville.
    L’ensemble du dossier pourrait (devrait) faire l’objet d’une négociation avec la ville d’Aix-les-Bains.

    Sondage sur les cadeaux communs :
    Framboise Leclerc a transmis les résultats du sondage effectué lors du Festival d’Aix-les-Bains portant sur le maintien ou non des cadeaux offerts (avec diminution du tarif d’inscription de 4 euros si suppression). Le sondage a été pratiqué auprès de tous les participants de 3 des compétitions du Festival (Coupe Fédé, Coupe de Savoie, Coupe d’Aix-les-Bains). Tendance identique sur les 3 compétitions : 60% : non, 40% : oui. Valérie Malabou a relevé qu’une partie des tenants du « oui » appréciaient les cadeaux « produits du terroir » et non « les œuvres des scrabbleurs ».
    Daniel Fort précise que Jacques Lachkar lui a adressé très récemment, ainsi qu’à Thierry Bayle, un mail les informant de l’existence d’une convention, passée entre la FFSc - signée en octobre 2006 par le Président de la FFSc d’alors, Gérard Van Cayzeele, et Catherine Cartier (Cellier de Clarisse), vendeuse de produits du terroir – accord qui court jusqu’en 2011. Il faudra voir s’il est possible de dénoncer cette convention.
    Les membres du Bureau s’interrogent sur la date d’application de la mesure visant à ne plus offrir un cadeau aux participants lors des Festivals contre diminution des droits d’inscription. Le dossier des « cadeaux festivals » est a priori suivi par Jacques Lachkar. Il sera de toute façon impossible de mettre la décision de suppression du cadeau de bienvenue en œuvre à Cannes, car de nombreux joueurs sont déjà inscrits et ont bien sûr payé le tarif annoncé. Au mieux, on pourrait commencer à Vichy, mais il serait sans doute plus judicieux de repousser la mise en application à Aix-les-Bains (si pas de problème avec la convention mentionnée ci-dessus) pour avoir le temps de communiquer sur la décision prise et sur la modification des droits d’inscription qui en découle.

    L’hébergement à Aix-les-Bains :
    Framboise Leclerc a rencontré des responsables de 4 hôtels : Agora, Métropole, Bristol, Hôtel Thermal. Chacun fonctionne différemment en termes de réductions ou d’attribution de nuitées gratuites, mais globalement ces contacts ont été fructueux.
    De par son activité professionnelle, Flavie Touchet est la mieux placée pour superviser ce dossier.
    Daniel Fort évoque un échange avec Patrice Jeanneret dont la délégation FISF logeait habituellement à l’Astoria (131 euros par nuit) et était traditionnellement entièrement prise en charge par la FFSc. Les pratiques vis-à vis des délégations étrangères sont également assez fluctuantes et la FFSc a toujours eu l’habitude de se montrer généreuse, au-delà de ce qui est prévu par convention entre la FFSc et ses partenaires. Les modalités sont pourtant claires (texte écrit par GVC en 2006), il suffit de les appliquer ! Par ailleurs, la publication de cette convention et du tableau des invitations, sur les sites web de la FFSc et de la FISF, devrait être faite.

    En marge de cette discussion, Thierry Bayle revient sur le constat de certains montants dépensés (par repas, par nuit d’hôtel), dans le cadre de missions prises en charge par la FFSc (CA par exemple). Il souhaiterait que soit mis en place un plafond qui viserait à cadrer les montants de dépenses par prestation.

    Festival de Cannes (9 au 15 février 2009) :
    Framboise Leclerc attire l’attention des membres du Bureau sur de potentielles difficultés: nombre d’arbitres encore insuffisant pour la Coupe Méditerranée, gros problèmes pour trouver des ramasseurs hors période de vacances scolaires. Elle fait part également de certaines interrogations : quels salariés seront présents à Cannes ? qui gère l’hébergement des arbitres ? Les membres du BD se mobiliseront au maximum de leur disponibilité, mais le fait que, pour certains des actifs du BD, le Festival de Cannes ne se déroule pas en période de vacances scolaires, limite malheureusement les possibilités.

    Point divers sur les Festivals : les indemnités d’encadrement
    Actuellement, nous ne sommes pas « dans les clous », vis-à-vis des organismes fiscaux. Par exemple, il n’est pas normal que tous les occupants d’un même véhicule touchent chacun une indemnité de déplacement. La demande sera faite à la Commission des Finances de plancher sur ce dossier, de manière à ce que nous puissions rentrer dans un cadre sans risques du point de vue du fisc.
Bureau directeur - juillet/août 2008 :
  • Tournois et Festivals Fédéraux

  • Thèmes :

    Arbitrage - Festival d'Aix-les-Bains
    Pour encadrer le Festival d’Aix-les-Bains dans de bonnes conditions, les capacités d’accueil ont été réduites à 1200 joueurs pour les Coupes et à 950 joueurs pour les Parties Originales.
    Le module d’inscription par Internet à l’arbitrage des Festivals a été mis en place.
    Un Recueil de Conseils d’Organisation (des Tournois), version allégée et actualisée de l’ancien Cahier des Charges, a été diffusé auprès de tous les clubs.
Bureau directeur - 2 décembre 2006 :
  • Jeunes à Aix-les-Bains

  • Thèmes :

    Jeunes et Scolaires - Festival d'Aix-les-Bains
    Accord est donné pour l’augmentation en 2007 du nombre de jeunes concernés, comme demandé par la commission scolaire. La participation demandée sera de 70€ par jeune. Pour les Espoirs, le logement sera de préférence prévu en appartements plutôt qu’en hôtel (mieux adapté aux besoins).
  • Calendrier 2007-2008

  • Thèmes :

    Calendrier - Phase 1 - Interclubs - Festival d'Aix-les-Bains
    - Pour éviter le télescopage avec les semaines de Simultanés de France en village-vacances : déplacement de la Phase 1 du 18 novembre au 25 novembre 2007.
    - Pour éviter les vacances scolaires de printemps, la qualification Interclubs aura lieu le 30 mars et non le 13 avril 2008.
    - Dates d’Aix en 2008 : du samedi 25 octobre au dimanche 2 novembre.
Bureau directeur - 14 juillet 2005 :
  • Festival d'Aix-les-Bains 2005

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains - Jeunes et Scolaires
    Séjour des jeunes :
    A partir de la 6ème nuit, considéré comme " colonie de vacances " ce qui implique un directeur avec BAFD et encadrement plus important. Déterminer combien de nuits ils veulent rester (de préférence en les contactant directement). Est-ce qu'on le fait ou est-ce qu'on s'arrête aux 5 nuits ?
    Appel sur le site pour trouver un scrabbleur pour l'encadrement avec le BAFD + d'autres avec le BAFA (un encadrant pour 12 jeunes dont 50% avec le BAFA)
    Rdv avec jeunesse et sports pour savoir si ces règles nous sont applicables, et si on peut avoir un assouplissement (Pascal)
    Titre de Champion de France18-25 ans accordé sur la coupe d'Aix. Titres également pour cette catégorie d'âge aux originales et en paires.
  • Festival d'Aix-les-Bains 2006

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains
    Dates Aix 2006
    Vacances Toussaint du jeudi 26 d'octobre au lundi 6 novembre - Dates retenues : du samedi 28 octobre au dimanche 5 novembre (s'assurer que c'est OK pour Aix). Qualification vermeils session 1 : 18 novembre 2006
Conseil d'administration - 12 mars 2005 :
  • Divers - Aix-les-Bains 2005

  • Thèmes :

    Festival d'Aix-les-Bains
    On jouera dans salons du Casino ainsi qu'aux Thermes voisins. Le festival commencera dès le lundi 24 octobre (lendemain du tournoi de Grenoble).
    Des animations sont prévues dans la ville pendant le festival. Les jeunes seront sollicités pour y prendre part et aider à l'organisation, en échange de la prise en charge de leur séjour dans un hôtel 1* en demi-pension (accord avec l'OT). Cela permettra de faciliter la venue des jeunes tout en les intégrant mieux dans l'ensemble de la fédé.