Archives fédérales
Ces comptes rendus utilisent de nombreuses abréviations, en voici une liste non exhaustive :Abréviations courantes
Archives de la FFSc
Thème : Communication
Conseil d'administration - 3 octobre 2009 :- Communication : charte graphique, newsletter
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Thèmes :
Communication
Le travail de réalisation de la charte graphique et de conception de premiers projets de newsletter a été principalement assuré par Kelly Ingargiola et Philippe Genet.
Kelly Ingargiola rappelle qu'il est nécessaire pour la Fédération de se doter d'une charte graphique pour se donner une identité, à décliner sur tous les documents.
Le logotype de 2003 a été repris. Philippe Genet souligne que l'idée est de s'inscrire dans la continuité de l’existant tout en ayant le souci d’évoluer et d’innover.
C'est pourquoi au logo placé à gauche, pour respecter le parcours de lecture, a été ajouté un bandeau vert horizontal sur le support papier, vert vertical sur le support power point.
La police SCRABBLE n'est utilisée que pour les gros titres, car elle n'est pas lisible en plus petit.
La police du corps de texte est « Century Gothic ». Facile à lire, elle existe sur tous les ordinateurs.
En pied de page, se trouvent les coordonnées à adapter selon chaque structure.
Il est également possible de décliner la charte pour les tableaux avec des bordures vertes.
Différentes possibilités sont offertes concernant les bandeaux selon si le support est en noir et blanc ou couleurs.
Pour compléter, des caramels spécifiques à la Fédération ont été créés, ils peuvent être utilisés pour les puces, voire décliner selon le code lettre de chaque Comité.
Concernant la messagerie électronique, Kelly a créé des signatures qui sont en test. L'idée est également que les responsables des comités et clubs puissent à terme utiliser ce type de signature. Philippe Genet précise que les premiers tests ont fait l’objet de retours très positifs, ce qui les a incités à poursuivre dans cette voie.
Jean-Pierre Malfois demande s'il est prévu de disposer d'un courrier type avec les éléments graphiques.
Philippe Genet répond par l’affirmative : cela permettra de disposer de documents « pré-formatés » et de faire gagner du temps aux responsables bénévoles.
Une fois la charte adoptée, des guides explicatifs (papier et fichier informatique) seront adressés à tous les Présidents de Clubs et Comités. Cependant la signature électronique peut ne pas être compatible avec tous les logiciels de messagerie. D'autres développements seront possibles, notamment en ce qui concerne la carte d’adhérent des licenciés.
Il est bien rappelé qu'il n'est pas obligatoire d'utiliser la charte graphique. Cependant, son utilisation répandue permettra de renforcer l'unicité d'image de la Fédération.
Serge Delhom demande si la plaquette « partenaires » est encore valable. Daniel Fort répond qu’il est prévu de la retravailler mais que, pour l’instant, elle reste d’actualité.
Kelly indique que les prochains documents fédéraux intégreront la charte graphique présentée, sans que cela n’empêche les différents responsables bénévoles d’utiliser encore les précédentes présentations (papier à en-tête par exemple).
Daniel Fort demande aux membres du Conseil d'Administration leur accord pour la diffusion de la charte graphique.
Alphonse Tarantini demande s'il est toujours possible pour le Comité d'intégrer son logo.
Philippe Genet indique que oui, le but n'est pas de supprimer ce qui existe mais au contraire de lui venir en appui.
Nicole Counotte félicite Kelly Ingargiola pour la qualité et la clarté de son travail (applaudissements)
La charte graphique est adoptée à l’unanimité.
Kelly Ingargiola présente ensuite la newsletter. Son but est d'informer le plus largement possible les adhérents et de mettre en place une circulation de l'information en lien avec le contenu du site. L'objectif est de donner une image de la Fédération qui va vers ses licenciés et non l'inverse : les informations doivent leur être apportées. Elle sera adressée à tous les licenciés disposant d'un mail.
Plusieurs formes ont été étudiées : soit une page, ou plusieurs pages, avec une fréquence d'envoi de tous les 15 jours. Elle sera un outil de communication pour les membres du Conseil d'Administration, du Bureau Directeur.
Philippe Genet précise qu'il sera possible de se désabonner facilement.
Jean Pierre Malfois demande qui rédigera cette Newsletter. Kelly rappelle qu'une partie du contenu proviendra directement du site internet et de ses actualités et que seront rajoutés quelques articles de portée informative sur la vie fédérale.
Nicole Counotte se demande si la newsletter ne fera pas double emploi avec Scrabblerama.
Daniel Fort pense qu'au contraire elle permettra une réactivité que Scrabblerama ne peut pas avoir mais aussi qu’elle n’a pas le même objectif. La newsletter doit apporter de l'information factuelle.
Roger Combes fait remarquer que tous les licenciés n'ont pas de mail, notamment les personnes d'un certain âge.
Daniel Fort pense que ce n’est pas là l’obstacle majeur et que beaucoup plus de licenciés qu’on ne croit disposent d’une adresse électronique. Il estime qu’il n’y a pas non plus de très gros problème technique pour lancer la Newsletter (il en a déjà existé une au niveau de la FFSc) mais que le plus difficile est de la faire vivre et de la maintenir.
Kelly Ingargiola ajoute que les rubriques ne sont pas figées. Elles pourront évoluer en fonction de l'actualité.
Michel Russon demande comment va s'effectuer le premier envoi.
Pascal Astresses vient de mettre en place une Newsletter sur son comité. Il a été très surpris de voir que 50% des licenciés disposaient d'une adresse électronique. Il a contacté chaque président de club pour collecter les adresses. Effectivement, le point le plus important est de la faire vivre. La newsletter est ouverte aux licenciés et à toute personne extérieure intéressée, les procédures d'abonnement et de désabonnement sont très simples, saisie de l'adresse électronique, validation de l'inscription ou de la désinscription.
Il se déclare très satisfait de cette nouvelle politique de communication fédérale.
Kelly Ingargiola précise que les sujets seront débattus à l'avance. Si des Présidents de Comité sont intéressés pour faire passer un article, qu'ils n'hésitent pas à se rapprocher d'elle.
Pascal Astresses suggère que dans le cas de la refonte du site fédéral, il soit possible de donner l'accès à des licenciés pour apporter des idées de sujet voire des articles.
Simone Winckel propose que chaque comité récupère les adresses mail et les transmette à Kelly.
Nathalie Del Olmo rappelle que c'est un vrai souci pour les salariés de mettre à jour les informations concernant les licenciés et demande s'il ne serait pas possible de réfléchir à un moyen technique de récolter l'information.
Philippe Genet indique que c'est effectivement, au quotidien, une difficulté rencontrée par les salariés de disposer d’une base de données à jour ; il faut également prendre conscience que le suivi et la mise à jour d’une base de données prend beaucoup de temps.
Muchel Russon suggère de passer par les Présidents des clubs.
Daniel Fort indique que la collecte automatique des adresses mail doit être possible. Il rappelle que se posera la question de la « modération » mais il propose surtout de lancer la newsletter pour voir comment ça se passe.
Pascal Astresses souligne qu'il est effectivement essentiel de faire valider le contenu.
Hervé Bohbot fait remarquer que Scrabblerama propose des articles de fond alors que le contenu de la newsletter sera factuel et se limitera essentiellement à l'actualité.
Pour conclure sur ce point, Philippe Genet fait remarquer la nécessité d'avoir une informatique centralisée.
(Applaudissements)
Le projet de mise en œuvre d’une newsletter fédérale est, de facto, approuvé à l’unanimité.
- Communication du Bureau Directeur
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Thèmes :
Communication
- Retour du Mot du Président dans Scrabblerama
- Continuité du blog, devenant blog du BD (en cours de réaménagement) : facilité de cet outil pour communiquer avec les licenciés. Installation prochaine d'un agenda du BD, des coordonnées des membres du BD et d’un lien entre le blog et le site de la FFSc
- Création d’une newsletter envoyée aux présidents de clubs ainsi qu’aux licenciés qui s’y inscriraient.
- Envoi d’un relevé de conclusions des réunions du BD vers les licenciés. Daniel Fort en profite pour s’excuser de ne pas avoir envoyé de comptes-rendus des précédentes réunions du Bureau Directeur aux Président(e)s de Comité, comme il est stipulé dans le Règlement Intérieur. Simple oubli, du fait que cette pratique n'a pas existé, pendant le précédent mandat.
- Questionnaire aux licenciés
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Thèmes :
Communication - Promotion
Projet : un questionnaire (une dizaine de questions au maximum) pourrait être joint à l’envoi des feuilles de points de classement aux licenciés cet été ; même avec 5 % de réponses, cela peut permettre de rebondir sur les propositions des licenciés.
Il faut faire en sorte que ce courrier soit un véritable outil de communication et de promotion, et en profiter pour définir quelques questions bien choisies permettant de mieux apprécier ce que les licenciés pensent de la politique de la fédé.
Nadine Maillol pourrait être sollicitée à la fois pour la sélection des questions et pour le dépouillement.
- Communication interne et externe
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Thèmes :
Communication
Nécessité d'une meilleure transmission entre Pst/Bureau/siège.
Vis-à-vis des licenciés, l'emballage est important pour bien faire passer l'information : Jako et Fabien pour la relecture avant diffusion.
Fabien demande plus de réactivité aux mails.
Tous les courriers " officiels " doivent être envoyés au siège : faire des cartes de visite avec adresse du siège pour les membres du BD.
Les inscriptions pour les séjours " tourisme " seront de nouveau envoyées directement aux organismes (VAL, FRAM...)
